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Il est possible de spécifier un filtre pour les champs de type Multi-utilisateurs d'un formulaire Web.

Les filtres possibles sont :

• Aucun (valeur par défaut)
• Par site
• Par département

Pour plus d'information voir le tableau de la section Types de champs disponibles de l'article Création de formulaires personnalisés dans Octopus. 

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Une mise à jour des prérequis dans cette version affecte les environnements qui roulent MailIntegration avec Office 365. Si la configuration n'est pas revue, il pourrait en résulter à une panne de MailIntegration. 

Voir la section Utiliser MailIntegration avec Office 365 de l'article MailIntegration - Création d'incidents ou d'événements à partir de courriels pour les détails de ce qu'il faut faire. 

Les environnements qui utilisent MailIntegration sans Office 365 n'ont pas besoin d'être modifiés. 

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L'importation des CI avec DataImporter permettait déjà de géré le retrait automatique des CI avec une importation récurrente à partir d'une même source. Il est maintenant aussi possible de géré la réactivation d'un CI préalablement retiré. 

Pour plus d'information voir la section Gestion du retrait et de la réactivation automatique des CI de l'article DataImporter - Importation des CI. 

Le graphique Réalisation cumulative des requêtes planifiées permet de comparer, en Effort, le temps réalisé par rapport à l'effort estimé ou en terme de Nombre de requêtes réalisées versus le nombre planifié.

Nous avons maintenant ajouté une option pour Exclure les requêtes annulées des données planifiées. 

Voir la section Réalisation cumulative des requêtes planifiées de l'article Gestion des requêtes planifiées pour plus d'information. 

Lorsque MailIntegration n'est pas en place, il est possible de répondre à une approbation par courriel avec la méthode par liens et d'ajouter un commentaire. Nous avons maintenant permis de choisir si le commentaire est envoyé au demandeur ou seulement au Centre de services. 

Voir la section À l'aide de liens dans le courriel d'approbation de l'article Approbations automatisées - Document de référence pour plus d'information. 

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À partir de la Configuration des champs, l'administrateur Octopus pourra maintenant ajouter des champs personnalisés, semblables aux attributs de CI dans les modules Utilisateurs et les Contrats de service. 

Pour plus d'information, voir l'article Comment utiliser la configuration des champs. 

En lien avec les travaux faits au point précédent, l'onglet Historique sera maintenant disponible dans les contrats de service. 

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À partir du type d'un CI, on peut maintenant ajouter un attribut de type Nom d'utilisateur, qui permet de saisir un nom à partir de la liste des utilisateurs d'Octopus. 

Pour plus d'information, voir l'article Gestion des attributs de CI. 

Parfois l'état du CI ne suffit pas pour dire exactement ce qui en est. Nous avons donc permis d'ajouter un sous-état aux CI qui le requières.

Cette option est configurable à partir du type de CI. 

Voir l'article Gestion des actifs de service & des configurations pour plus d'information. 

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Parmi les suggestions d'améliorations de la section Vos idées pour améliorer Octopus, se trouvait celle d'ajouter des dates pour la délégation d'approbation. 

Elles sont maintenant disponibles de même que d'autres méthodes de délégation. 

Pour plus d'information voir la section Méthodes de délégation de l'article Approbations automatisées - Document de référence. 

Une autre suggestion de la section Vos idées pour améliorer Octopus était de pouvoir attribuer une ou plusieurs listes à des intervenants.

Les personnes avec la permisison Administrer les listes pourront maintenant le faire avec l'action Attribuer à du menu contextuel d'une liste. 

Pour plus d'information, voir l'article sur la Gestion des listes dans Octopus. 

Pour permettre de mieux voir un nom long de CI, on a agrandi le champ du Nom dans la fiche du CI. 

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C'est maintenant possible de voir l'utilisation faite d'un Groupe ou d'un Groupe d'utilisateur dans les données de références. De plus, on peut utiliser la recherche avancée pour rechercher le concept Utilisations des groupes. 

Ceci va aider dans les cas où on ne peut effacer ou désactiver un groupe, car il est en utilisation. 

Pour plus d'information, voir l'article Gestion des groupes et groupes d'utilisateurs. 

Parmi les suggestions d'améliorations de la section Vos idées pour améliorer Octopus, se trouvait celle de rendre les CI avec des garanties expirées plus visibles. 

Maintenant les informations de la garantie, saisies dans l'onglet Coût d'un CI sont toujours visibles dans le haut du CI, même une fois que la garantie est expirée. 

On mentionne Garantie expire le avec la date en bleu si la garantie est toujours en vigueur et en rouge si elle est expirée. 

Pour plus d'information voir l'article Gestion des actifs de service & des configurations - Module Octopus. 

Il est dorénavant possible de faire l'authentification au portail Web avec Azure AD. 

Pour plus d'information voir l'article Fédération d'identité. 

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Dans Octopus, on a toujours eu une icône pour indiquer qu'une activité avait été envoyée par courriel. Mais pour savoir si une activité était visible du demandeur et de l'utilisateur à partir du portail Web, il fallait ouvrir l'activité pour voir le crochet. 

On a ajouté une icône qui indique dans le journal des activités si celle-ci est visible sur le portail Web. 

Une nouvelle option est disponible pour le sondage de satisfaction qui ajoute des pictogrammes en forme d'étoiles pour mieux voir le choix du sondage.

Cette option peut être utilisée dans le sondage pour : 

• Le courriel de résolution
• Le portail Web

Pour plus d'information, voir l'article Présentation du Sondage de satisfaction Octopus

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Par défaut le transfert de requêtes entre équipes est activé dans Octopus, mais dans certains contextes, cette option peut être une cause de désagrément. 

Il est possible pour une équipe de choisir de ne pas recevoir de transfert du tout, en décochant l'option Cette équipe peut recevoir des transferts de requêtes des autres équipes à partir des données de référence. 

Pour plus d'information, voir l'article Comment bloquer les transferts de requêtes vers une équipe ?

Pour rendre la lecture des formulaires plus fluide et éviter que les points ajoutent une ligne de texte inutile, ils ont été retirés du format des champs de formulaire. 

Lorsqu'un approbateur essaie d'accéder à une vieille approbation, le message indique clairement maintenant que cette approbation a déjà été traitée.

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Nous avons ajouté de nouvelles variables pour vous permettre de personnaliser vos salutations dans les gabarits de courriels. 

Lorsqu'un courriel est adressé à un seul destinataire et que l'information du destinataire est connue d'Octopus, la ou les variables ajouteront l'information au courriel reçu par la personne. 

Par exemple, Bonjour [[#Greeting.FirstName]] devient, Bonjour Michel si le courriel du destinataire est une adresse connue d'Octopus d'une personne dont le prénom est Michel. 

Les nouvelles variables sont : 

• [[#Greeting.FirstName]]
• [[#Greeting.LastName]]
• [[#Greeting.FullName]]

Pour plus d'information, consulter la section Configuration en mode normal de la page Configuration et amélioration des courriels. 

Cette option était déjà disponible dans la configuration des Incidents/SR, mais a maintenant été ajoutée à la configuration des types de CI. 

Il est donc dorénavant possible d'ajouter un ou plusieurs fichiers à un type de CI. Lors de la création d'un CI de ce type, le ou les fichiers joints sont automatiquement ajoutés au nouveau CI. 

L'option fonctionne aussi lors de la duplication d'un CI, d'un import de CI ou de la modification d'un type de CI. 

Pour plus d'information, voir l'article Comment fonctionne l'ajout automatique de fichiers joints dans les CI ?

Dans le but d'optimiser la performance des notifications pour les abonnements qui sont très nombreuses, nous avons introduit le concept de notifications groupées sur un interval régulier. 

Les intervenants qui se sont manuellement abonnés à une ou plusieurs listes recevront maintenant une notification qui regroupera toutes les interventions sur une liste donnée, depuis le dernier cycle de notification. 

Ce cycle est d'environ 5 minutes en fonction des autres tâches qui roulent sur le serveur en mode un après l'autre (batch). 

Alors dans un exemple où Jean est abonné à une liste de serveurs avec l'option Me notifier aussi lorsque les valeurs déjà dans la liste changent, et qu'il ajoute un nouveau serveur, au moment où Nadine mets à jour le nom d'un des serveurs et Claude ajoute le numéro de série d'un serveur.

En assumant que Jean a les colonnes du nom et no. de série dans sa liste : 

• Jean va recevoir 1 notification qui va contenir les 3 changements, incluant celui qu'il a lui-même fait. 

Pour plus d'information sur les abonnements, voir l'article sur les Notifications personnalisées

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Parce qu'on sait que l'amélioration des activités aide le quotidien des gens qui travaille dans Octopus, nous avons maintenant introduit une manière plus facile d'ajouter des variables dans les types activités.

Il est maintenant possible d'utiliser le bouton F3 pour faire la sélection de variables dans les types d'activités. 

Cette modification provient des suggestions d'améliorations de nos clients, et vous permettra, entre autres, d'ajouter une signature à vos messages. 

Pour plus d'information, voir la section Enrichir les types d'activité à l'aide de variables du l'article Gestion des types d'activité. 

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Lorsqu'un Incident ou une SR, sont modifiés après la création, à l'aide du formulaire, Octopus ajoute une entrée à l'historique pour le champ qui a été modifié et pour la description. 

Afin d'éviter ce dédoublement d'entrées à l'historique, le comportement sera maintenant comme suit : 

• Si le champ modifié a l'option Conserver l'historique des changements active, une seule entrée à l'historique sera faite pour le champ en question. 
• Si le champ modifié a l'option Conserver l'historique des changements inactive, une entrée à l'historique sera faite pour la description.

On peut voir la choix de l'option Conserver l'historique des changements d'un champ, à partir du menu Outils > Configuration des champs. 

Lorsqu'un Incident ou une SR, sont modifiés après la création, à l'aide du formulaire, Octopus ajoute une entrée à l'historique pour le champ qui a été modifié et pour la description. 

Afin d'éviter ce dédoublement d'entrées à l'historique, le comportement sera maintenant comme suit : 

• Si le champ modifié a l'option Conserver l'historique des changements active, une seule entrée à l'historique sera faite pour le champ en question. 
• Si le champ modifié a l'option Conserver l'historique des changements inactive, une entrée à l'historique sera faite pour la description.

Dans le passé, lorsqu'on regardait la modification d'un champ texte long dans l'historique, une infobulle apparaissait avec les valeurs. Ce qui rendait la comparaison entre les deux valeurs difficile et la copie de l'information impossible. 

Maintenant lorsqu'un champ texte long est modifié, on peut voir les deux valeurs côte à côte, et au besoin copier l'information. 

Par défaut, lorsqu'une requête enfant est mise en relation avec une requête parent, le CI de l'enfant est remplacé par celui du parent.

Dans certains contextes, on veut parfois garder la trace du CI enfant et donc qu'il ne soit pas remplacer par le CI du parent. Une nouvelle option est maintenant disponible pour éviter cette synchronisation. 

L'option se nomme Incident.ChildRequestPreserveCI et elle est configurable par équipe. Communiquer avec nous si vous voulez activer cette option. 

Il est maintenant possible de synchroniser des groupes de plus de 1500 utilisateurs avec ADSIReader. 

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Dans le passé, les clients qui voulaient mettre en place une connexion automatisée à l'aide d'ADFS devaient coordonner le projet avec nous. 

Avec la nouvelle option de Fédération d'identité, les clients pourront maintenant faire la mise en en place l'option eux-mêmes au moment qui leur convient. 

Ceci change aussi pour les clients qui avaient déjà l'authentification ADFS en place, ils devront maintenant utiliser la nouvelle option pour cette configuration.

Pour plus d'information voir l'article Fédération d'identité. 

Il est maintenant possible d'ajouter une carte dans un tableau qui n'est pas reliée à une requête. C'est ce qu'on appelle une Carte libre. 

Pour plus d'information, voir l'article sur Les tableaux Octopus. 

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On sait tous que la pertinence des données contenues dans les CI est importante, car elle sert aux intervenants dans la gestion des CI.

Venez découvrir les tout nouveaux types d'attributs qui vous aideront à mieux contrôler l'information ajoutée aux attributs de CI.

Visitez la page Gestion des attributs de CI pour tous les détails. 

Parce que maintenant les attributs de CI peuvent aussi utiliser les listes de valeurs, on a fait une revue de l'organisation de ces listes et ajouté quatre catégories : 

Attribut de CI ​Les listes de cette catégorie peuvent être utilisées seulement pour les attributs de CI.  Formulaire ​​Les listes de cette catégorie peuvent être utilisées seulement dans les formulaires.  Plugin Au besoin ces listes sont créées par Octopus lors de développement personnalisé.  Les listes sous cette catégorie ne peuvent être supprimées.  Les permissions de modification pour ces listes sont accordées par Octopus dans du cas par cas. Tous Les listes sous cette catégorie peuvent être utilisées autant dans les attributs de CI que dans les champs de formulaires.  On doit s'assurer de bien comprendre où ces listes sont utilisées avant de faire toute modification, car elles pourraient affecter un grand nombre de données.

Pour plus d'information, voir l'article Wiki des Listes de valeurs. 

Dans certains contextes où ont n'utilise pas la Gestion des Changements ou dans des équipes non-TI, il peut y avoir un besoin d'utiliser le calendrier de déploiement pour gérer des tâches de déploiement à l'intérieur des SR.  

Il existe maintenant une option sur demande peut activer l'option de tâches de déploiement pour les SR.  

Pour plus d'information voir l'article Calendrier de déploiements. 

Pour activer cette option, communiquer avec notre Centre de service est faire la demande de l'option ServiceRequest.TaskDeployment.Enabled. 

Ceux qui utilisent régulièrement la Gestion des efforts seront contents de savoir qu'à la sélection manuelle d'une date lors de la création d'une activité, la date proposée sera celle de fin du dernier effort non consommé s'il y a lieu. 

Il est maintenant possible de modifier la valeur de la case à cochée Détection de la configuration via WMI activée avec DataImporter ou directement dans Octopus avec l'action Changer le CI. 

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Pour plus de commodité, le nombre de caractères maximum du champ Utilisateur Windows passe de 100 à 250 caractères. 

Ceci est autant pour les modifications manuelles dans Octopus, que pour la synchro avec ADSIReader ou l'importation avec DataImporter. 

Lorsqu'une requête est soumise à partir du portail Web et que le site est obligatoire dans un service, le demandeur doit confirmer le site avant de faire la sélection d'une requête. 

Si le demandeur laisse le site qui lui est présenté par défaut, en occurrence le sien, et continue sa requête, mais ajoute un utilisateur d'un autre site que le sien, le système va automatiquement dériver le site de la requête vers le site de l'utilisateur qui a été sélectionné. 

Une nouvelle option permet de garder le site sélectionné au départ lorsque la sélection d'un site est obligatoire pour un service. 

L'option se nomme Incident.WebUI.SiteDerivationDisabled. Pour plus d'information, voir la courte vidéo dans la page Options Octopus sur demande.

Communiquer avec notre Centre de services si vous désirez activer cette option. 

À la version 4.2.650, nous avons introduit un courriel de notification lorsqu'une approbation est faite par courriel pour des raisons de sécurité. 

Ceci a accru le nombre de courriel reçu par les utilisateurs, donc pour plus de flexibilité dans les choix de communications reçues. Nous avons ajouté une option qui permet la désactivation de ce courriel de confirmation. 

Pour plus d'information, voir la section Notifications de l'article Approbations automatisées - Document de référence. 

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Nous avons fait des améliorations pour éviter qu'Octopus ne soit détecté comme un virus lors de l'installation.

Si vous constatez un problème avec votre antivirus après cette version, nous vous invitons à communiquer avec notre Centre de services. 

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Un nouvel outil est maintenant disponible pour les administrateurs d'Octopus pour suivre les modifications de configuration. Il s'agit du Journal des changements à la configuration, disponible à partir du menu Outils. 

La permission Administrer Octopus est requise pour voir cette option, elle note les modifications aux Options et Données de références d'Octopus, mais aussi celles faites aux options cachées et les mises à jour. 

Voir la page sur le Journal des changements à la configuration pour plus de détails.  

Il était possible de faire l'ajout simultané dans les Incidents/SR depuis la version 4.2.660, cette possibilité a maintenant été étendue à tous les modules d'Octopus.

Deux personnes peuvent donc ajouter des pièces jointes en même temps. Par contre, si les deux personnes ajoutent le même fichier, alors la seconde personne aura un message l'avertissant que la requête est en cours d'édition.

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Il est maintenant possible que plus d'une personne ajoute des fichiers joints à une requête de type Incident/SR au même moment.

Par contre, si les deux personnes ajoutent le même fichier, alors la seconde personne aura un message l'avertissant que la requête est en cours d'édition. 

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Jusqu'à maintenant, 2 options étaient possibles à partir du courriel de demande d'approbation:

• Répondre par Oui ou Non au courriel de demande d'approbation avec l'aide de MailIntegration.
• Cliquer sur le lien pour se rendre au portail et faire l'approbation.

Plusieurs clients souhaitaient pouvoir approuver directement du courriel à l'aide de liens. 

C'est maintenant possible en ajoutant des variables au gabarit du courriel de demande d'approbation.Une fois l'approbation complété, l'approbateur est redirigé vers une page où il peut ajouter un commentaire au besoin.

Pour plus d'information sur ce fonctionnement, voir la section Comment répondre à une approbation du Wiki Approbations automatisées - Document de référence. 

Attention : Certaines restrictions peuvent s'appliquer pour les clients locaux (peut ne pas être accessible de l'extérieur de votre réseau). 

Pour des raisons de sécurité, lors du traitement d'approbations par courriel, nous avons introduit un nouveau gabarit de courriel de confirmation. 

Ce courriel est envoyé à l'approbateur lorsqu'une réponse d'approbation est reçue par courriel ou à l'aide des liens d'approbations dans les courriels.

Ce courriel permet à l'approbateur de savoir que sa réponse a bien été reçue et l'avertit au cas ou une autre personne aurait répondu. 

Exemple de message envoyé. 

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Parce qu'il arrive qu'on ait à modifier un CI en cause, sélectionné à l'aide d'un formulaire, ou de convertir une SR en incident avec plusieurs CI en lien, nous avons ajouté des possibilités et des informations pour vous aidez. 

Dans un incident - modification du CI en cause

• Dans un incident on a maintenant une icône pour identifier que le CI en cause a été sélectionné à partir du formulaire. 
  
• Un intervenant peut choisir de modifier le CI à partir du formulaire, ce qui garde le lien intact. 
• Ou il peut faire la modification avec le lien Changer le CI et briser le lien entre le CI en cause de l'incident et celui de la requête. 
  • Un message d'avertissement lui demande de confirmer ce cas. 

Dans une SR - Conversion vers un incident

Lorsque plus d'un CI est présent dans une SR qu'on veut convertir, un message indique que les CI seront réinitialisés.

Par contre, une nouvelle colonne, nommée Origine peut être ajoutée à l'onglet CI afin de déterminer quel CI avait été ajouté à l'aide du formulaire : 

• Formulaire - le CI provient du formulaire de la requête. 
• Autre - le CI a été ajouté manuellement. 

Dans plusieurs contextes les utilisateurs ont besoin de leur courriel personnel pour communiquer avec certains services, comme les ressources humaines par exemple. 

Nous avons donc introduit le nouveau champ Courriel personnel et renommé le champ Courriel à Courriel professionnel.

Si vous croyez que cette option serait utile pour vous, aller sur la page Courriel personnel | Activation et utilisation pour savoir comment l'activer et vous en servir. 

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Depuis la version 4.2.580, un fichier log est créé à chaque exécution des outils Octopus. Dans certains cas, par exemple avec MailIntegration, il y a un grand nombre de fichiers créés en une seule journée. 

Nous avons donc créé le paramètre /PurgeLogs pour vous aider à automatiser la gestion des fichiers logs et vous assurer qu'ils ne prennent pas trop d'espace. 

Pour plus de détails, voir la page Outils Octopus | Entretien des fichiers logs. 

Le créateur d'un tableau Octopus peut maintenant octroyer des permissions basées sur trois types d'utilisateurs : 

• Administrateur
• Collaborateur
• Visiteur

Pour en savoir plus sur les tableaux et sur les permissions, voir l'article Les tableaux Octopus. 

Action à prendre : 

Ceux qui avaient déjà créé des tableaux et partagé le lien devront rapidement donner les permissions aux gens qui doivent voir et modifier les tableaux. 

Nous vous invitons à rapidement donner les permissions à partir du bouton : 

  Configurer le tableau. 

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Pour améliorer l'information transmise dans la vue d'ensemble, les taches de déploiement annulées sont maintenant plus visibles. Les informations disponibles dans les différentes vues; par mois, semaine ou agenda, sont barrées pour indiquer que ces tâches ont été annulées. 

Pour plus d'information, voir la section Survol du calendrier du Wiki sur le Calendrier de déploiements. 

Par défaut sur le portail Web le demandeur peut faire une demande pour une autre personne; l'utilisateur, il y a d'ailleurs plusieurs options reliées à ces deux champs. 

Nous avons maintenant ajouté une nouvelle option qui peut être configurée globalement, mais aussi à la pièce dans les types de SR et gabarits d'incident pour masquer le champ Utilisateur sur le portail Web. 

Ceci pour répondre aux contextes où on ne veut pas permettre à une personne sur le portail Web la possibilité de choisir un autre utilisateur que soit. 

Pour plus d'information, voir l'article Gabarits d'incidents et types de SR - Options disponibles pour les demandeurs/utilisateurs. 

Il est maintenant possible d'ajouter une photo à un CI avec l'action Assigner une photo. Cette photo est synchronisée avec celle du Mobile Octopus à condition que les pièces jointes soient hébergées. 

Pour plus de détail, voir la section Assigner une photo de l'article Gestion des actifs de service & des configurations - Module Octopus. 

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Pour éviter la confusion, maintenant seul l'utilisateur qui est connecté à Octopus et a la permission Accéder à Octopus Mobile peut voir la section Mobile Octopus. 

Parce que scanner le code QR équivaut à se connecter au Mobile Octopus avec son nom d'utilisateur et son mot de passe, il faut d'abord se connecter à Octopus avec son nom d'utilisateur et son mot de passe. 

Notez que le code qui apparait à l'écran expire après 5 minutes pour des raisons de sécurité. 

Par défaut, les requêtes confidentielles apparaissent dans la liste des demandeurs sous l'équipe auxquelles elles appartiennent. 

Mais certains contextes requièrent plus de discrétion, alors nous avons une nouvelle option qui ajoute une section Requêtes confidentielles dans le bas de l'écran qui est fermée par défaut. 

Pour plus d'information voir la section Option de filtre disponible de l'article Qu'est-ce qu'une requête confidentielle ?

Pour rendre l'utilisation du portail Web plus facile pour les utilisateurs qui s'en servent pour la première fois, le lien Nouvelle requête a été mis d'une couleur contrastante pour être plus facile à voir. 

Pour alléger la liste des champs visibles, les champs inactifs ne sont plus visibles par défaut dans la librairie. 

Nous avons aussi amélioré l'information fournie lorsqu'on essaie de supprimer un champ qui a été utilisé. 

Pour plus d'information voir la page Wiki Librairie des champs personnalisés. 

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Par défaut, lorsqu'on retire un CI, ces liens avec les autres CI sont effacés, puisqu'ils ne sont plus actifs.

Mais dans certains contextes, ceci n'est pas le cas. On a donc créé une nouvelle option qui conserve les liens entre CI lors du retrait. 

Pour plus d'information ou pour demander à activer cette option, communiquer avec nous en mentionnant l'option :  

• ConfigurationItem.Deactivation.DeleteCIRelationships.Enabled. 

Il est maintenant possible de vous assurez que vos numéros d'inventaire sont associés à un seul équipement avec l'option Numéro d'inventaire d'un CI doit être unique. 

Un administrateur Octopus peut activer cette option à partir du menu Outils > Options > 4 - Options générales facultatives. 

Pour plus d'information, voir l'article Gestion des actifs de service & des configurations à la section Options intéressantes. 

Nous avons modifié le menu d'aide pour que les pages qui pointent normalement vers le Wiki Octopus ouvrent directement dans votre fureteur par défaut. 

Ceci va vous permettre entre autres de choisir des pages favorites et de naviguer plus facilement en plus d'avoir la fenêtre d'Octopus à côté de ces pages. 

Les pages touchées sont : 

Par contre, les pages qui s'ouvrent automatiquement dans Octopus à des moments ciblés, comme la Note de version ou le Bulletin, vont continuer d'apparaître dans un onglet lors de l'ouverture. 

Pour améliorer la gestion de l'information disponible dans une liste nous avons créé deux nouvelles colonnes : 

• Raison
• Raison (Note)

La colonne Raison réunit à un seul endroit la raison pour la suspension, la mise en attente et l'annulation d'une requête. 

La colonne Raison (Note), elle permet d'afficher la note saisie lors de la modification des états précédemment énumérés. 

Alors, faites le tour de vos listes pour diminuer le nombre de colonnes à l'écran !

Pour plus de détails, voir la page sur la Gestion des listes dans Octopus. 

Il existe des types de champs où l'on peut envoyer la réponse saisie dans un formulaire directement à un champ dans Octopus. C'est le cas pour la date d'ouverture, la date d'échéance et pour la catégorisation des incidents. 

Dans le passé, la relation entre le formulaire et le champ d'Octopus était perdue une fois la requête créée et les modifications faites par après dans le formulaire ou dans Octopus n'étaient pas synchronisées. 

Pour éviter d'avoir des données différentes entre Octopus et le formulaire. On garde maintenant la relation active après la création de la requête et les modifications continuent de se faire directement dans le formulaire. 

Pour plus d'information, voir la section Comment modifier la valeur d'un champ destination ? de l'article Création de formulaires personnalisés dans Octopus. 

Une entrée à l'historique est dorénavant faite lors de la modification de la description d'une tâche. 

La section des Fichiers joints affiche maintenant les fichiers ajoutés au formulaire en plus de ceux de la requête.

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Dans le module des Configurations, par le passé, un intervenant avec seulement la permission d'Accéder au module de gestion des configurations ne pouvait utiliser la barre de défilement ou faire la sélection du texte de l'onglet Document.

Pour donner plus de flexibilité à ces utilisateurs, particulièrement pour les procédures, il leur est maintenant permis de faire la sélection du texte à l'écran et d'utiliser la barre de défilement à droite. Par contre, aucune modification du CI ne leur est permise. 

Que la modification soit faite manuellement ou par un outil tel que DataImporter, l'ajout et le retrait d'un CI sera dorénavant visible dans l'historique de l'utilisateur et du CI en question.

La modification du Contact principal d'un CI sera aussi ajoutée dans l'historique des deux éléments.

Parce que le rapport Sommaire de l'effort total des activités par site peut parfois être très long, nous avons ajouté la case à cocher Inclure la description des requêtes pour vous permettre d'ajouter la description ou non, selon votre choix. 

Une nouvelle option a été ajoutée pour vous permettre de mieux contrôler les niveaux de site requis lorsque le site est obligatoire pour une équipe. 

Avec cette option, on peut se contenter de choisir un niveau de site assez profond pour la restriction par site au départ. Et demander plus de détails s'ils sont requis directement dans les formulaires qui en ont besoin. 

L'option se retrouve dans Outils > Options > 4 - Options générales facultatives > Site du portail Web. Bien entendu, cette option fonctionne de concert avec l'option de site obligatoire. 

Lorqu'on a un champ de type Site dans un formulaire, on pourra maintenant spécifiier si par défaut on veut qu'il affiche le site de l'utilisateur ou celui de la requête. Il pourra ensuite être modifier au besoin. 

Pour plus d'information, voir l'article Création de formulaires personnalisés dans Octopus. 

On peut maintenant voir facilement les sections d'un formulaire qui sont disponibles à la modification avec l'infobulle Cliquer pour modifier.  En plus il est maintenant possible de faire des modifications à plusieurs sections d'un formulaire avant de procéder à la sauvegarde. 

 Voir petite vidéo

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Il est maintenant possible d'ajouter des éléments à une liste de favoris et d'y accéder à partir du menu Favoris. 

Pour les détails, voir l'article Les favoris. 

Les utilisateurs ayant la permission Accéder à Octopus Mobile pourront maintenant faire Afficher le code QR dans leur fiche utilisateur pour accéder au mobile d'Octopus. 

L'option se trouve dans la section Octopus Mobile de l'onglet Octopus

Pour les détails d'installation de l'appli Octopus, voir l'article Mobile Octopus. 

Dans les versions précédentes si une activité était reçue par MailIntegration qui comportait d'autres destinataires, Octopus réunissait les adresses sous une seule section nommée Envoyé à. 

Pour plus de précision, nous avons maintenant recoupé cette section en deux pour faire la distinction des destinataires principaux et des personnes en copie conforme : 

• Envoyé à
• CC

​

À partir d'un formulaire sur le portail Web, on peut maintenant ajouter plus d'un utilisateur à un incident ou une demande de service avec le type de champ Multi-utilisateurs. 

Et dans le cas d'une demande de service avec une ou plusieurs tâches, il est possible de créer une tâche pour chaque utilisateur de la requête. 

Pour plus d'information, voir l'article Création de formulaires personnalisés dans Octopus. 

Nous avons créé deux nouvelles permissions pour permettre à certains intervenants de configurer certaines options dans Octopus sans avoir à leur donner la permission d'Administrer Octopus, qui comporte trop de risque : 

• Administrer les gabarits des incidents / SR
• Administrer les types d'activité

Un intervenant ayant déjà la permission d'Administrer Octopus hérite automatiquement de ces nouvelles permissions. 

Pour plus d'informations sur les permissions, voir le document de référence Référence Permissions Octopus de la section Permissions dans la page Gestion des rôles. 

Il vous est maintenant possible de mettre en place votre logo vous-même pour le portail Web. 

On peut ajouter le logo à partir du menu Outils > Options > 5 - Personnalisation du portail Web avec les conditions suivantes : 

• Le portail Web est activé avec le mode moderne
• L'intervenant a la permission Administrer Octopus et Modifier les données communes à toutes les équipes

Voir la page Portail Web - Personnalisation de la page d'accueil pour connaître les détails d'utilisation de cette option. 

Pour aider à identifier/rechercher certaines informations, trois nouvelles colonnes sont maintenant disponibles dans les listes pour les requêtes planifiées : 

• Sites spécifiques (CI)
• Manufacturier (CI)
• Modèle (CI)

Dans le but d'aider à la gestion des divers outils Octopus et pour faciliter l'investigation lors de problématiques, un nouveau fichier log sera maintenant créé à chaque exécution du programme.

Le nom du fichier est formaté comme suit; NomDeL'Outil_AAAAMMJJ_HHMMSS.log.

Par exemple DataImporter_20190618_105242.log. 

Ceci affecte les outils suivants :

Dans les champs de recherche d'utilisateur, du formulaire de création, on retrouve maintenant les résultats de recherche exacts dans le haut de la liste pour plus de facilité.

Juste à temps pour les vacances nous avons revu le concept d'utilisateur non disponible. La section est toujours dans l'onglet Utilisateur, mais a été déplacée à droite.

Il suffit maintenant de mettre la date de début de la non-disponibilité et le système gardera l'utilisateur non disponible jusqu'à son retour. La date de retour est optionnelle, comme avant.

Cette modification a aussi été faite à la fiche utilisateur sur le portail Web et dans Octopus 5.

Noter que le champ de non-disponibilité n'a pas de lien avec la délégation d'approbation, qui doit être mis à jour à part. 

Pour plus d'information, voir la section Utilisateur non disponible du Wiki Gestion des utilisateurs. 

Certains de nos clients gèrent l'assignation d'incident/SR de manière différentes et avaient besoin d'un contrôle plus granulaire des permissions. 

Nous avons donc renommé la permission Assigner un incident à Assigner un incident/SR à un autre groupe/intervenant, et nous avons créé la nouvelle permission Peut s'assigner un incident/SR.

Les intervenants qui avaient déjà la permission de Modifier un incident ont automatiquement reçus la nouvelle permission pour ne pas déranger vos opérations. 

Pour plus d'informations sur les permissions, voir le document de référence Référence Permissions Octopus de la section Permissions dans la page Gestion des rôles. 

Lorsqu'on utilise la flèche de retour arrière dans le fureteur on a le comportement suivant : 

• Si on provient d'une liste,  elle nous repositionne sur le numéro de page original sur l'enregistrement consulté ou sélectionné.
• Si on provient d'une liste et que la page demandée n'existe plus, elle nous positionne sur la première page.
• Si on provient d'une liste et que l'enregistrement n'existe plus dans cette page, elle nous positionne sur l'item avant ou après celui qui n'est plus là.

Lorsqu'on ajoute une annonce au portail Web, il est maintenant possible de spécifier une date de désactivation de l'annonce. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Un nouveau raccourci ALT + L permet de cacher la section de gauche pour avoir plus d'espace à l'écran.

La touche F3 permet d'accéder à la fenêtre de recherche d'Octopus 5, lorsque le champ de recherche est visible

Si le champ de recherche n'est pas visible, alors la touche F3 fait ce que le fureteur fait par défaut pour cette touche. Par exemple, avec Chrome, elle fait afficher la fenêtre de recherche. 

Les notifications sont maintenant disponibles dans Octopus 5. Vous les retrouverez sous le bouton  dans le haut de l'écran.

Notez que le type de notifications popup n'existe plus sous Octopus 5, par contre, des améliorations ont été apportées : 

• Même une fois qu'on a lu une notification, elle reste disponible dans l'onglet Lues.
• Il est possible de créer un rappel sur une notification.
• On peut voir les rappels de notifications à venir.

D'autres éléments sont prévus dans le développement futur, dont la configuration des notifications.  

Le lien vers Octopus 5 dans les notifications par courriel n'est pas disponible par défaut pour les clients qui utilisent la version Windows d'Octopus.

Pour faire activer ce lien, communiquer avec nous et mentionner l'option Notification.EmailNotificationSender.OctopusWebLink.Enabled. 

 Voir petite vidéo

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Une nouvelle permission nommée Rouvrir un incident vous permet maintenant de contrôler qui peut utiliser cette option. 

Nous vous invitons à revoir quels rôles devraient recevoir cette permission. Consulter l'article Gestion des rôles pour plus d'information.  

La section des activités est maintenant visible en mode liste, telle qu'elle est déjà en mode carte.

Un raccourci ALT+P permet de faire basculer entre le mode avec panneau d'activité et sans le panneau.

L'action imprimer est maintenant disponible à partir d'un incident ou d'une demande de service. On peut aussi utiliser le raccourci CRTL+P pour démarrer l'action. 

Elle ouvre la requête en mode plein écran dans un autre onglet pour procéder à l'impression à partir du fureteur. 

L'historique est maintenant disponible pour les divers types de requêtes de même que pour les CI et les utilisateurs. 

L'information est groupée par utilisateurs et un filtre permet de cibler un type de modification en particulier. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Une revue de la disposition des boutons d'actions et des autres éléments du haut de l'écran a été faite pour offrir plus de visibilité aux éléments importants. 

Par défaut la criticité du CI est relié au champ Impact des incidents, ce qui fait qu'à l'ajout d'un CI en cause avec une criticité élevée ou critique, l'impact de l'incident sera modifié. Ce comportement est très utile dans la gestion des TI, mais n'est pas toujours souhaitable dans d'autres types d'équipes. 

Une nouvelle option peut maintenant modifier le comportement pour qu'Octopus ignore la criticité du CI en cause dans la sélection de l'impact. 

Si vous voulez activer cette option, communiquer avec notre Centre de services et demander à faire la modification de l'option Incident.Impact.DeriveFromCIImpact.Enabled. 

Dans le but d'assister au traitement initial d'une requête, l'action Classifier, qui combine les champs importants à valider lors de la réception d'une nouvelle requête a été créée.

Pour les détails du fonctionnement, voir l'article sur l'Action Classifier ou regarder la vidéo plus bas.  

 Voir petite vidéo

Nous utilisons la méthode Kanban dans le développement d'Octopus et nous nous étions créé un tableau pour suivre nos travaux. Quand on a commencé à s'en servir, on a tout de suite pensé que ce concept pourrait être très utile à nos clients aussi. 

Alors nous avons introduit un tout nouveau concept avec la première version du Tableau Octopus qui permet de faire la création d'un tableau en quelques étapes seulement et d'y ajouter les Incidents/SR voulus. 

D'autres fonctionnalités suivront donc la possibilité d'ajouter une carte qui n'est pas reliée à une requête.  Pour les détails du fonctionnement voir la vidéo explicative. 

Les listes avec des colonnes qui proviennent de champs personnalisés peuvent maintenant être utilisées. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Le champ Site fait maintenant parti des pièces pour plus de précision. 

Les choix disponibles du champ proviennent des données de références et fonctionnent comme dans les autres modules Octopus.  Cliquer le lien pour en apprendre plus sur la Gestion des pièces. 

On peut maintenant exclure des éléments de la synchronisation AD basée sur un critère qui est vide. 

Pour plus d'information, voir la section Exclusion d'enregistrements spécifique de l'AD de l'article ADSIReader - Importation à partir d'Active Directory. 

Afin d'améliorer la clarté visuelle de ce type de champ, on a modifié le type de champ Case à cocher dans les formulaires Octopus pour présenter l'information à droite au lieu de gauche. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Il est maintenant possible de traiter une approbation dans d'Octopus 5 à partir d'une action.

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On peut maintenant voir l'effort total des activités qui ont été faites dans une requête en haut à droite.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Une nouvelle balise a été créée pour ajouter une priorité par défaut aux incidents et demandes de services créés à partir de MailIntegration. 

Voir la section Fichier de configuration (XML) de l'article MailIntegration - Création d'incidents ou d'événements à partir de courriels pour plus de détails. 

Il est maintenant possible de supprimer les pièces jointes à partir du mode édition, en utilisant l'icône de la poubelle. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Dans un contexte ou l'approbation hiérarchique n'est pas possible, on utilise souvent un groupe avec l'option L'utilisateur doit sélectionner l'approbateur à partir d'un groupe spécifique. Dans le passé, une seule approbation de ce type pouvait être choisie à partir du portail. Mais maintenant on peut présenter plusieurs approbations de ce type à l'utilisateur lors de la création de la requête, assurant ainsi une plus grande flexibilité au flow d'approbations. 

Voir la section L'utilisateur doit sélectionner l'approbateur - avec approbations multiples de l'article Approbations automatisées - Document de référence pour plus de détails. 

Dans le but d'amélioré l'information disponible aux équipes de collaboration, la liste des incidents/SR liés à un utilisateur ou un demandeur, montre dorénavant la liste des SR dont une tâche ou plus à été partagée à l'équipe courante. Sauf dans le cas où l'option L'équipe collaboratrice peut accéder à la SR est désactivée. 

Voir la section Fiche utilisateur de l'équipe collaboratrice de l'article Collaboration Interéquipe - Document de référence pour plus de détails. 

Une nouvelle balise a été mise en place pour aider à faire la gestion des utilisateurs de CI à partir d'un fichier source. Cette option permet de faire l'ajout et le retrait des utilisateurs de CI à partir d'un import. 

Voir la section Gestion du retrait de la relation entre utilisateurs et CI de l'article DataImporter - Importation des relations entre les utilisateurs et les CI pour plus de détails. 

Un formulaire avec un champ de type CI montre maintenant l'équipement en mode carte lors de sa sélection ou de la consultation de la requête. 

Un nouvel outil a été développé pour les clients dont les pièces jointes sont hébergées et qui désirent télécharger une copie des pièces jointes localement.

Pour plus d'information, voir l'article AttachmentDownloaderApp | télécharger une copie des pièces jointes. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Il est maintenant possible de copier un rôle défini dans une équipe, vers une autre équipe. 

Pour ce faire, utilisez l'action Envoyer dans la librairie du menu contextuel d'un rôle. Ceci le rendra disponible à toutes les équipes.

Ensuite, à partir de l'équipe cible, vous pouvez importer ce rôle de la librairie des rôles. Voir le Wiki sur la Gestion des rôles pour plus d'information.

DataImporter permet maintenant d'importer les pièces utilisées dans une requête.

Voir la page DataImporter - Importation des pièces utilisées dans une requête pour plus de détails. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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Il est maintenant possible de voir les contrats de service et leurs liens avec les CI.

En mode carte, à partir d'un incident/SR ou d'un CI, les informations succinctes des contrats de service actifs sont disponibles. 

On peut aussi voir si un CI est relié à un contrat de service à partir des incidents/SR. Et l’ensemble des contrats de service peut être visualisé à partir de la fiche d'un CI.

On peut aussi faire la modification des éléments de base d’un contrat de service. 

La navigation clavier est maintenant disponible dans les modes liste et carte. 

Utiliser les flèches vers le haut et le bas pour naviguer. La touche Entrée permet de naviguer vers une fiche.

En mode liste, une ligne sélectionnée se distingue par un fond gris.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

L'utilisation d'Octopus 5 passe obligatoirement par les pièces jointes hébergées dans le "Cloud". Mais dans certains environnements toutes les équipes ne sont pas encore prêtes à ça.  Il est donc maintenant possible de faire passer les équipes de manière individuelles en mode Cloud. 

Une autorisation est requise avant de procéder. Pour toute information, nous vous invitons à compléter la requête Octopus5 (Web) et Mobile pour les intervenants pour les intervenants sur notre portail Web. 

Il est maintenant possible d'utiliser l'action Rouvrir pour un incident ou une demande de service qui est à l'état Résolu. 

La version preview d'Octopus 5 est maintenant disponible en anglais et en portugais.

Les clients intéressés à se familiarisé avec cette version en développement peuvent faire la demande Octopus5 (Web) et Mobile pour les intervenants sur notre portail Web. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Lors de la réception d'une notification pour un abonnement en mode liste, le nom de la liste ainsi que la mention Ajout ou Changement seront maintenant indiqués pour décrire la raison de la notification.

Pour plus d'information, voir la page Wiki des Notifications personnalisées.

Il sera maintenant possible de filtrer les CI d'une requête planifiée par site pour accommoder la réalité multisites de plusieurs entreprises. On pourra donc ajouter les CI pour un ou plusieurs sites/sous-sites lorsqu'on utilise la requête planifiée par Type de CI ou par Modèle de CI. 

Voir l'article sur la Gestion des requêtes planifiées pour en savoir plus. 

Dans le but d'homogénéiser la vue dans Octopus 5, on peut maintenant choisir de voir les éléments dans Mon espace en Mode liste ou en Mode carte. 

La sélection du CI dans une requête a été modifiée pour reproduire le comportement général d'Octopus qui suggère les CI de l'utilisateur et permet la sélection d'un logiciel seulement à travers l'ordinateur pour un incident. 

La fiche d'un événement affiche maintenant les requêtes reliées à cet événement.

L'ajout d'infobulles a été fait à travers Octopus 5 pour plus de précision sur les divers boutons, options et pour afficher la description des requêtes.

Si vos listes de valeurs contiennent des valeurs que vous n'utilisez plus, vous pouvez maintenant les désactiver en utilisant la case à cocher Actif.

Pour en savoir plus, voir l'article sur les Listes de valeurs.

Le nouvel opérateur appelé Contient cette phrase permet des recherches très performantes quand vous recherchez une phrase, par exemple "problème avec Word".

Cet opérateur est différent de Contient ces mots qui lui peut rechercher les mots dans n'importe quel ordre, par exemple "Word problème".

Avant l'introduction de ce nouvel opérateur, il était possible d'utiliser Cette expression exacte, mais cet opérateur est beaucoup plus lent; il a été conçu pour rechercher des "caractères".

Par exemple on peut trouver "001" dans "SRV001QC". Ce n'est ni une phrase, ni un mot, mais bien le milieu d'un mot. Bien que Cette expression exacte ait ses cas d'utilisation, il demeure un cas moins fréquent.

Notez que l'opérateur Cette expression exacte a été renommé Contient exactement. Voir la page Wiki sur la Recherche avancée pour en apprendre plus. 

Plusieurs clients nous ont demandé d'être avisés lorsqu'une nouvelle version d'Octopus était installée dans leur environnement pour leur permettre de savoir quelles sont les nouveautés et valider si tout fonctionne dans leur environnement. 

Nous avons donc créé deux nouvelles notifications :

• Nouvelle version d'Octopus bientôt disponible
  • Averti lorsqu'une la documentation pour une nouvelle version est publiée sur le Wiki d'Octopus.
  • Ceci permet aux intervenants de voir les changements qui s'en viennent très bientôt.
  • Fait référence à la page Notes de version, que vous êtes en train de lire.
  • On recommande d'activer cette notification dans une seule BD si vous avez plusieurs environnements  pour éviter les courrriels en double.
• Mise à jour d'Octopus
  • Averti qu'un environnement a été mis à jour.
  • On recommande d'activer cette notification pour chacune de vos BD (test et production).

Pour en savoir plus, voir l'article sur les Notifications.

La fiche détaillée d'un CI affiche maintenant les autres CI liés à celui-ci ainsi que les utilisateurs.

L'action, Changer le CI, permettant des modifications à un ou plusieurs CI a une nouvelle option. Si vous changez de manufacturier, vous pouvez maintenant choisir de conserver le modèle. Durant le changement le système ajoutera automatiquement la correspondance entre le nouveau manufacturier et le modèle.

Vous pouvez maintenant désactiver les types de CI que vous n'utilisez plus. Les types inactifs ne sont pas disponibles lors de la création de nouveaux CI, ce qui évite les erreurs.

Vous pouvez maintenant créer des tâches de déploiement directement dans un gabarit de changement. Ainsi quand des changements seront créés à partir de gabarits, des tâches de déploiement pourront être créées automatiquement. 

Pour en savoir plus, voir l'article sur Calendrier de déploiements. 

La fiche détaillée d'un utilisateur affiche maintenant les CI liés à l'utilisateur. Dans une prochaine version, il sera possible de modifier les CI reliés à l'utilisateur.

La fiche détaillée d'un utilisateur affiche maintenant l'historique complet des requêtes de l'utilisateur.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Dans les environnements avec plusieurs domaines ou dans les cas où certains utilisateurs ont plus d'un compte Windows associé à leur fiche utilisateur, la synchronisation avec ADSI écrase le nom d'utilisateur pour ne conserver que celui trouvé dans l'AD.  Ce nouveau paramètre va permettre de faire la synchronisation tout en conservant les autres noms d'utilisateurs.

Voici comment le paramètre fonctionne lorsqu'un utilisateur est trouvé par ADSI : 

• Sans le paramètre
  • ​Le champ Nom d'utilisateur Windows sera écrasé par la valeur de l'AD
• Avec le paramètre /AllowMultipleLogon
  • ​Si le Nom d'utilisateur Windows contient déjà celui de l'AD, on n'écrase pas la valeur
  • ​Si le Nom d'utilisateur Windows ne contient pas celui de l'AD, on écrase la valeur

Pour plus d'information sur la synchronisation des utilisateurs avec l'AD, voir la page ADSIReader - Importation à partir d'Active Directory.

Les données disponibles dans l'onglet Coûts d'un CI sont maintenant exploitables dans les listes et dans la recherche avancée. Vous pouvez donc ajouter ces colonnes et les exporter vers Excel pour en faire des graphiques ou appliquer des formules.

En plus des champs qui étaient déjà disponibles, nous avons ajouté :

• Coût total de maintenance
• Coût total d’achat
• TCO pour le Coût total de possession (TCO)

Les requêtes existantes sont maintenant isolées des changements aux formulaires. Donc lorsque vous modifiez le formulaire d'un incident ou d'une SR, seules les prochaines requêtes vont mettre en oeuvre ces changements.

Les requêtes du passé garderont le formulaire tel qu'il était lors de la création de la requête.  

Attention : Lors de la mise à jour de la version 4.2.400, Octopus va isoler les formulaires pour les requêtes déjà créées. Par contre, si un formulaire avait déjà été modifié entre sa création et la mise à jour à la version 4.2.400 Octopus n'est pas en mesure d'en faire la détection et la version retenue pour le formulaire, sera celle lors de la mise à jour. 

À partir du portail Web seulement, il est maintenant possible de mettre le choix d'une équipe sous une autre. Ceci est pour accommoder les fois où il y aura plus d'une équipe dans Octopus pour un seul service. Par exemple si dans une base de données nous avons les équipes TI, Ressources matérielles, Ressources humaines et Dotation, on pourrait mettre l'équipe de Dotation sous celle des Ressources humaines sur le portail Web. 

Pour plus d'information ou pour mettre cette option en place, communiquer avec nous. Pour en savoir plus sur le look du portail Web, voir la page Portail Web - Mise en place du mode moderne.

La limite du champ Sujet alternatif a été augmentée pour permettre l'ajout de variables plus longues dans la programmation à partir des données de références. 

Le champ Ne pas envoyer de notification par courriel à cet utilisateur est maintenant exploitable dans les listes et dans la recherche avancée.

Vous pouvez maintenant effectuer la prise en charge d'une tâche.

Afin de minimiser le risque de perdre accidentellement une activité, le système vous demandera de confirmer si vous annulez la saisie avec la touche Escape.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Certains d'entre vous sont venus à nos bureaux pour faire des tests dans Octopus 5.

Nous avons observé vos réactions et vu là où il y avait place à l'amélioration.

Nous avons donc apporté des changements à l'interface:

• Des icônes plus intuititives
• Un fonctionnement plus naturel des sections dans les écrans (là où il y avait l'icône d'oeil)
• Une édition d'activité par un simple clic
• Une saisie simplifiée de l'effort : taper simplement 5 pour indiquer 5 minutes, sans devoir entrer le format complet 00:00.

Les fonctionnalités de base de la gestion des événements sont maintenant possibles : 

• Consultation et modification d'un événement
• Changement de l'état
• Ajout aux favoris

Ceci permet de faire la gestion "de base" des événements sans devoir aller dans l'application Windows. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Suite à la modification pour la saisie de la date des activités, nous avons reçu de la rétroaction de la part de plusieurs clients.

Nous avons décidé d'améliorer immédiatement la saisie des activités pour rendre le processus encore plus simple. 

Le champ Date montre maintenant deux boutons radio pour la saisie de la date en mode Automatique ou Manuelle.  Par défaut, la saisie automatique va mettre l'activité en date/heure à laquelle elle aura été sauvegardée.

Tandis que le choix du mode de saisie Manuelle affichera la date du moment, vous permettant de la modifier directement dans le champ ou à l'aide du calendrier. 

Pour les intervenants qui se servent du chronomètre, vous remarquerez que si vous avez des efforts non comptabilisés, le saisie sera à Manuelle par défaut pour vous donner le choix de la date/heure de saisie.

L'action Changer le CI permet maintenant de modifier le manufacturier et le modèle d'un ou plusieurs CI à la fois.

Pour plus d'information, voir la section Changer le CI, du Wiki Gestion des actifs de service & des configurations.

La date d'une l'activité n'est plus initialisée dès l'ouverture du dialogue d'ajout d'activité. Maintenant la date est, par défaut, vide. 

Lors de la sauvegarde, le système va automatiquement mettre la date/heure à laquelle l'activité aura été sauvegardée. Mais l'intervenant peut encore saisir la date/heure manuellement, au besoin.

Dans le cas où le chronomètre est utilisé par un intervenant sur une requête, le comportement actuel sera conservé : la date de la première entrée (dans l'ordre chronologique) sera attribuée à l'activité.

La section attribut vous permet maintenant de consulter et de modifier les attributs de configuration de vos CI.

Quand Octopus envoie un courriel, il doit déterminer quelle adresse mettre comme expéditeur (From/De).

Par défaut, Octopus utilise l'adresse de l'intervenant, mais l'utilisation de l'adresse de l'intervenant n'est pas idéale si vous utilisez MailIntegration. Car si l'utilisateur répond au courriel, la réponse est envoyée à l'intervenant plutôt qu'à la boîte courriel de MailIntegration qui l'ajouterait automatiquement comme une activité dans la requête. Il est préférable de centraliser les communications à l'adresse du système configurée dans les options.

Il existe depuis longtemps un paramètre caché pour forcer l'utilisation de l'adresse du système et non celle de l'intervenant. Mais un spécialiste ou le Centre de services d'Octopus devait le mettre en place.

Cette option est maintenant visible sous Outils > Options dans la section Option de courriel. C'est une case à cocher juste en dessous de l'adresse système.

Pour plus d'information, voir l'article sur MailIntegration - Création d'incidents ou d'événements à partir de courriels. 

ADSIReader importe pour vous les données de l'AD aux enregistrements Utilisateur / PC / Imprimante d'Octopus. Par défaut, si un champ est rempli dans Octopus, comme le titre d'emploi, mais que ce champ est vide dans l'AD, ADSIReader ne modifiera pas la valeur dans Octopus. 

Il existe une nouvelle option pour forcer ADSIReader à écraser les valeurs existantes par des valeurs vides. Utilisez cette option si vous considérez AD comme étant une meilleure source d'information. Ainsi si un champ est mis à vide dans l'AD, il sera aussi mis à vide dans Octopus.

Pour plus d'information, voir la section Effacer les données dans Octopus lorsqu'un champ est vidé dans AD de l'article ADSIReader - Importation à partir d'Active Directory. 

Vous pouvez maintenant utiliser le raccourci CTRL+V pour coller le contenu de votre presse-papier en pièce jointe à un enregistrement. Un fichier texte ou PNG sera automatiquement créé. 

Prendre note que cette option n'est pas disponible avec Internet Explorer ou Edge. 

En mode de support externe, chaque demandeur est lié à un compte client représenté par le site. L'option permettant aux nouveaux demandeurs de s'inscrire au service offre maintenant à la personne de saisir son Numéro de client.

Ainsi, dès qu'il s'inscrit, le système présente à ce nouvel utilisateur les types et gabarits appropriés selon le client auquel il est associé.

Pour en savoir plus sur ce mode, voir l'article Support en mode externe (infogérance). 

Les changements aux attributs d'un CI ont toujours été gardés dans l'onglet Historique. Toutefois, certains attributs sont très "volatiles" et mènent à un haut volume de données dans l'onglet Historique.

Par exemple si on importe à partir d'un système externe l'espace disque disponible pour un PC, alors on peut imaginer que chaque jour la taille varie de quelques kilooctets, ce qui crée de nouvelles entrées dans l'historique à chaque synchronisation.

Il est maintenant possible de contrôler pour chaque attribut si on souhaite ou non Conserver l'historique des changements.

Cette même option est aussi disponible dans la Libraire des champs disponible sous Outil > Configuration des champs.

Pour plus d'information voir la page Gestion des actifs de service & des configurations - Module Octopus ou celle sur la Librairie des champs personnalisés. 

L'écran permettant de relier des CI ensemble permet maintenant de sélectionner plusieurs CI. 

Pour en savoir plus, voir la section Onglet Relations du Wiki Gestion des actifs de service & des configurations - Module Octopus. 

Il est maintenant possible de changer l'ordre de tri dans les listes sur Octopus 5.

Octopus 5 permet de nouveaux raccourcis, voici la liste des raccourcis disponibles pour l'instant :

• Ctrl+S : Sauvegarder
• Esc : Annuler les changements en cours
• Alt+R : Rafraichir les données (sans recharger l'application tout entière comme le fait F5)
• Alt+1 à Alt+9 : Accès rapide à vos favoris
• F4 : Créer un incident

Aller sur la page des Raccourcis Octopus pour voir la liste complète. 

On peut maintenant activer une section éditable par un simple clic. On peut aussi quitter une section qui est en mode édition pour aller vers une autre section sans avoir à annuler (sauf si des changements ont eu lieu).

Vous pouvez maintenant choisir quelle information est affichée dans le calendrier de déploiement. L'administrateur Octopus a accès à un bouton de configuration en haut à droite.

Pour plus d'information, voir la section Configuration du calendrier de déploiement du Wiki sur le Calendrier de déploiements. 

L'action Changer le CI  permet maintenant de modifier le Contact principal, le  Site et le Local d'un ou plusieurs CI à la fois.

Pour plus d'information, voir la section Changer le CI, du Wiki Gestion des actifs de service & des configurations. 

Si un intervenant modifie une requête à l'aide du formulaire, vous pouvez maintenant consulter la version originale avec le lien Description initiale.

Ce lien n'est disponible que s'il y a eu une modification.

Vous pouvez aussi utiliser deux nouvelles colonnes dans les listes et la recherche avancée:

• Description initiale
• Date de modification de formulaire

Pour plus d'information, voir la section Où trouver la description originale d'une requête du Wiki sur la Librairie des champs personnalisés. 

La création des incidents/SR est faite en utilisant les formulaires personnalisés liés aux types de SR et d’incident.

La configuration et le groupage de vos listes sont reflétés dans Octopus 5.

Note : La modification au tri et au groupage des listes doit encore se faire au travers l’application Windows pour modifier.

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La recherche rapide fonctionne maintenant pour rechercher les données de type Incident, SR, CI et Utilisateurs.

Cette fonctionnalité sera améliorée au cours des prochaines versions pour rechercher parmi les autres données. Mais déjà un des avantages est que la recherche se fait sur plusieurs modules à la fois.

 Voir petite vidéo

Octopus 5 offre maintenant la possibilité de voir votre historique de navigation. Les 50 derniers éléments, qui ont été accédés sont visibles lorsqu'on sélectionne le bouton. 

On peut aussi voir dans la recherche avancée de la version Windows d'Octopus, les 300 derniers éléments qui ont été ouverts par divers intervenants avec Octopus 5. 

 Voir petite vidéo

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Une nouvelle permission nommée Modifier l'annonce interne vous permet maintenant de contrôler qui peut changer l'annonce.

Nous vous invitons à revoir quels rôles devraient recevoir cette permission. Consulter l'article Gestion des rôles pour plus d'information.  

Si vos annonces internes sont souvent très longues, vous pouvez opter pour les afficher dans une fenêtre séparée.

Communiquer avec nous pour activer cette option : InternalAnnouncement.ShowInNewWindow. 

Lorsqu'une requête est créée à partir d'Octopus, la source par défaut est Téléphone. Cette source peut maintenant être modifiée.

Pour faire changer votre source par défaut, communiquer avec nous et mentionner l'option Sources.UseDefaultValue ainsi que le choix de source à mettre par défaut. 

Il est maintenant possible d'utiliser les champs de vos formulaires dans les recherches et les listes. Ceci vous permettra d'exploiter les données entrées par les utilisateurs lors de la création des requêtes avec les formulaires. 

Cette nouvelle option modifie le comportement du champ Descrition détaillée dans les requêtes. La librairie de champs personnalisés et les changements au niveau du champ Description détaillée seront déployés à partir de la version 4.2.320.

Pour les clients existants, un article pour vous aider à vous préparer à la Conversion vers les champs personnalisés.

Voir l'article Librairie des champs personnalisés, pour l'information complète sur l'utilisation de la librairie.

Voici le logo d'été qui a été voté lors de la Journée des utilisateurs du 28 mai dernier. 

Vous pouvez maintenant créer un type de SR qui envoie une notification dès la création de la requête et se résout automatiquement. 

Pour ce faire, assurez-vous que le type de SR ne contient qu'une tâche de Notification avec le ou les destinataires et que l'option de résolution automatique est activée sur ce type. 

Voir la section Utilisation des tâches de notifications de l'article Gestion des tâches pour plus d'information sur ce type de tâche. 

Un nouveau champ a été ajouté dans le haut de chacune des pages du Wiki.

Lorsque vous cliquez le champ , il ouvre automatiquement tous les accordéons contenus dans la page et rend la lecture et l'impression plus facile.  

Plusieurs informations sont disponibles sous le menu Aide dans Octopus. La plupart de ces pages sont aussi disponibles à partir d'un fureteur Internet.

Vous pouvez maintenant faire un clic-droit et copier l'adresse de la page que vous regardez, par exemple pour l'envoyer à une autre personne ou la regarder en dehors d'Octopus. 

Pour plus d'information, voir la page Comment copier l'adresse d'une page de référence Octopus dans un fureteur ?

À la version 4.2.160, nous avons introduit la possibilité d'ajouter des informations à côté du nom d'un utilisateur sur le portail Web et dans Octopus. 

Nous avons maintenant ajouté un champ de plus : 

• [User.EmployeeNumber] - Numéro d'employé

Pour connaître le reste des choix et en savoir plus sur cette option, voir la page Informations complémentaires dans le choix d'un utilisateur. 

On peut maintenant consulter le calendrier de déploiements au-delà des trois derniers mois.

Par défaut, la vue semaine du calendrier de déploiements affiche les déploiement de 7:00 à 00:00. Comme beaucoup de déploiements se font en dehors de cette plage horaire, une nouvelle option permet de modifier l'heure de début de la plage à 00:00 pour voir 24 heures à la fois. 

Communiquer avec nous si vous voulez modifier vos heures et mentionner l'option DeploymentCalendar.StartTime.

Voir les Wikis Gestion des changements et Calendrier de déploiements pour en apprendre plus sur ces éléments dans Octopus. 

Les membres d'un groupe assignés à une tâche à partir d'un module dont ils n'ont pas accès, sont maintenant considérés comme des collaborateurs et ont plus de contrôle sur la tâche.

Par exemple, si le groupe Technicien n’a pas accès au module Changement, mais se fait assigner une tâche à partir d’un changement, le comportement de la tâche sera différent d’avant.

Un tout nouveau look pour le portail Web et pour WebTech est maintenant disponible.

Notes importantes

• Pour minimiser l'impact sur vos utilisateurs, ce nouveau look doit être activé manuellement.
• Le nouveau look affecte aussi l'utilisation sur les appareils mobiles.
• Le nouveau look est compatible avec les fureteurs plus récents seulement. Sur les vieux fureteurs (IE9) l'ancien look est présenté.
• Les fonctionnalités de l'application restent les mêmes.
• L'activation du nouveau look affectera toutes les équipes qui utilisent Octopus dans votre organisation. 

Nos recommandations

• Lire le Wiki Portail Web - Mise en place du mode moderne avant de le mettre en place. 
• Communiquer les changements à tous ceux qui seront impactés.

Comment l'activer?

À partir du menu Outils > Options > Portail Web moderne, activer l'option. Vous devez avoir la permission Modifier les données communes à toutes les équipes dans une des équipes d'Octopus pour être en mesure d'effectuer cette action. 

Attention, cette action affecte toutes les équipes visibles sur le portail Web. 

Vos utilisateurs peuvent maintenant bénéficier d'une toute nouvelle expérience de création de requêtes qui accompagne l'utilisateur dans la découverte des services offerts et dans la sélection du type de requête qu'il souhaite soumettre.

Notes importantes

• L'activation de cette expérience affectera toutes les équipes qui utilisent Octopus dans votre organisation.
• Cette expérience affecte aussi l'utilisation sur les appareils mobiles.
• Vous devez vous préparer pour activer cette expérience. Vous aurez entre autres besoin de préparer les descriptions et images de chaque équipe (service) et de chaque catégorie de demande de service et d'incidents. Vous opterez probablement aussi pour une réorganisation des gabarits d'incidents et types de SR.

Nos recommandations

• Lire le Wiki Portail Web - Mise en place du mode moderne avant de le mettre en place. 
• Assurez-vous de bien planifier ce changement. 
• Si vous avez plus d'une équipe dans Octopus, assurez-vous que tout est prêt avant la mise en production.
• Communiquer les changements à tous ceux qui seront impactés.
• Faire des tests!

Comment l'activer?

Communiquer avec nous pour activer les tuiles et mentionner l'activation de l'option WebUI.CreateRequestWizard.Enabled.

Vous pouvez maintenant configurer les caractéristiques de base d'une équipe comme le nom, l'image qui sera utilisée dans les tuiles, les instructions, etc.

Pour configurer ces options, allez dans le menu Outils > Gestion des données de référence > Équipes.

Vous devez avoir la permission Modifier les données communes à toutes les équipes pour modifier ces informations.

Il est maintenant possible lorsqu'un utilisateur soumet une note d'insatisfaction au sondage, d'obliger l'inscription d'un commentaire. Il est même possible de mettre le commentaire obligatoire en tout temps. 

Pour activer cette option, aller dans Outils > Options > Sondage de satisfaction.

Pour plus de détail, voir l'article Présentation du Sondage de satisfaction Octopus. 

La relation parent-enfant entre l'incident majeur et les incidents enfants créés par les utilisateurs permet maintenait de synchroniser les changements d'état du parent avec l'état des requêtes enfants.

Si par exemple on suspend la requête parent, les requêtes enfants seront aussi automatiquement suspendues.

Pour plus de détails sur la relation parent-enfant ou pour en apprendre plus sur divers types de relations entre requêtes, voir l'article Les relations interrequêtes. 

Il existe maintenant une option pour que les requêtes annulées restent dans la liste des requêtes récentes et dans l'historique sur le portail Web.

Pour activer cette option, aller dans Outils > Options > Visibilité des requêtes annulées sur le portail Web.

Voir le Wiki Fonctionnement du portail Web pour en apprendre plus sur le portail Web. 

Vous pouvez maintenant mieux contrôler le sujet des requêtes qui sont générées en utilisant les variables disponibles pour le sujet :

• Nom du gabarit de requête
• Type de CI
• Modèle de CI
• Nom du CI
  • Sera CI multiple dans le cas où plus d'un CI est couvert par la requête.
• Date planifiée

Par défaut, le sujet est composé des variables Nom du gabarit de requête - Nom du CI - Date planifiée. 

Communiquez avec nous si vous souhaitez modifier cette configuration.

Voir le Wiki sur la Gestion des requêtes planifiées pour savoir plus sur cette solution. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Vous pouvez maintenant automatiser la création de SR à partir d'un système externe capable d'acheminer des courriels (sera supporté dans Octopus bientôt). Le fonctionnement est simple :

1. Configurer le système externe pour envoyer un courriel dont le contenu répond au format prévu à une nouvelle adresse courriel.

2. Configurer une nouvelle tâche avec MailIntegration pour traiter les messages de cette boite courriel.

Cette fonctionnalité permet de créer des SR en spécifiant les champs personnalisés du gabarit, ce qui permet de déclencher les bonnes tâches selon le type de SR spécifié.

Communiquer avec nous pour avoir plus de détail sur les possibilités et sur la configuration de cette option. Un article avec plus d'information sera disponible bientôt. 

Il est maintenant possible de spécifier le nombre maximum de niveaux de sous-sites que le demandeur peut spécifier dans une demande. Ceci est pratique pour éviter d'aller trop loin dans l'arborescence des sites.

Par exemple, si les locaux sont au niveau 4 et que vous ne voulez pas que le demandeur spécifie l'emplacement avec autant de détails, indiquer un maximum de 3.

Lorsque vous configurez un formulaire, il suffit d'ajouter un Nombre de niveaux maximum au champ de type Site. 

MailIntegration reconnait maintenant les délégués dans l'envoi de courriel.

Si une personne utilise cette fonctionnalité à partir de son courriel, pour l'approbation d'une requête au nom de quelqu'un d'autre, le système reconnaitra la situation et traitera l'approbation adéquatement.

Le message dira « Nom la personne déléguée » de la part de « Nom de la personne qui a reçu l'approbation ». 

Quand un incident majeur se produit, il est souvent fastidieux de classifier tous les incidents que les utilisateurs créent pour rapporter la même situation.

La fonctionnalité de relation parent-enfant entre l'incident majeur et les multiples incidents créés par les utilisateurs permet maintenait une classification automatique des enfants.

Lors de la mise en relation d'un incident parent avec un ou plusieurs incidents enfant, les informations de classification de la requête parente sont assignées automatiquement aux requêtes enfants.

Les champs copiés sont les suivants :

• Priorité
• Impact
• Urgence
• Catégorie / Sous-catégorie
• Service
• CI en cause

Dans un catalogue de service typique, vous créez des CI de type Service et vous associez chaque type de SR au Service auquel il appartient.

L'onglet Requêtes d'un CI de type Service inclut maintenant aussi les requêtes dont le type de SR pointe sur ce service.

Vous pouvez ainsi répondre rapidement à la question « Quelles sont toutes les demandes que j'ai reçues pour mon Service Courriel »?

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Depuis longtemps déjà, lorsqu'un approbateur unique reçoit une demande d'approbation et que MailIntegration a été déployé, on peut faire l'approbation en répondant « oui » ou « non » dans le courriel. 

Cette option fonctionne maintenant aussi lorsqu'au départ l'approbation est envoyée à un pool d'approbateurs dans les conditions suivantes : 

• La tâche doit être assignée en mode Directe à un groupe de type pool d'approbateurs.
• La tâche ne doit pas être préalablement assignée directement à un approbateur.
• L'action d'approuver ou de refuser la tâche aura pour effet d'assigner celle-ci au répondant.

Lors de l'envoi d'une activité par courriel, la liste des choix rapide nous permet de communiquer rapidement avec la personne responsable d'une requête sans avoir à vérifier le nom. 

L'intervenant de la tâche est maintenant disponible dans la liste des choix pour faciliter la communication.

Nous avons ajusté les permissions requises pour permettre à un intervenant de modifier le champ Afficher les requêtes de tous les groupes dans les listes normalement filtrées selon les groupes. 

Un intervenant doit maintenant avoir une des deux permissions suivantes pour pouvoir modifier le champ : 

• Administrer Octopus
• Créer et modifier un compte Octopus

Pour connaître la liste complète des permissions Octopus, voir la section des Permissions du Wiki sur la Gestion des rôles. 

Il existe depuis longtemps une option globale nommée Résolution automatique des demandes de service (SR) qui permet de résoudre automatiquement les SR dès que la dernière tâche est complétée ou annulée.

Il est maintenant possible de configurer cette option pour un type de SR spécifique à partir de l'onglet Avancé.

Il est maintenant possible de configurer l'information affichée dans les listes d'utilisateur affichées dans le portail Web.

Les champs disponibles sont :

• [user.logon] - Nom d'utilisateur Windows
• [user.department] - Dernier niveau de département
• [user.site] - Dernier niveau de site
• [user.jobtitle] - Titre
• [user.departmentfullname] - Nom de département complet, incluant les sous-départements
• [user.fullphone] - Numéro de téléphone avec poste

Communiquez avec nous pour en savoir plus sur cette option.

Quand un incident est créé à partir d'un courriel traité par MailIntégration, il est créé sans gabarit.

Une nouvelle action nommée Sélectionner le gabarit permet maintenant de sélectionner un gabarit d'incident et de remplir le formulaire lié au gabarit.

Les paramètres de filtrage offerts pour ces graphiques ont été standardisés :

• Types de requêtes par mois
• Répartition des types de requêtes
• Répartition des requêtes planifiées
• Réalisation cumulative des requêtes planifiées
• Délai moyen de prise en charge et de résolution par mois

Pour en savoir plus sur ces rapports, voir le Wiki Module Rapports et statistiques. 

Vous pouvez maintenant gérer l'ordre d'affichage des attributs de CI. Ceci vous permet donc de les regrouper sans avoir à attribuer un préfix à chaque attribut.
 

Vous pouvez maintenant gérer l'ordre d'affichage des attributs des CI directement à partir de l'importation.

L'article Wiki DataImporter - Importation des attributs de types de CI, décrit comment faire à partir de la version 4.2.150. 

Le nouveau rapport Délais moyen de prise en charge et de résolution sera un outil utile pour atteindre et maintenir de bonnes cibles de services. 

L'article Wiki Module Rapports et statistiques, sera mis à jour avec cette nouvelle information sous peu. 

Lors de la désactivation d'un intervenant, les requêtes qui lui étaient assignées et qui étaient à l'état En traitement, seront remises à l'état Assigné en plus de retirer le nom de l'intervenant dans la section de l'assignation. 

Il est commun qu'un formulaire contienne une série de champs très similaires les uns aux autres.

Vous pouvez maintenant utiliser l'action Dupliquer pour rapidement créer une copie d'un champ à l'intérieur du même formulaire.

Pour ce faire, il suffit de sélectionner le champ à dupliquer et d'utiliser le bouton situé à droite du bouton effacer.  

Par défaut, le nouveau champ se placera en dessous d'un champ sélectionné avec un crochet ou complètement à la fin si aucun champ n'est sélectionné.

ADSIReader gère maintenant mieux la date de Dernière date de login AD lorsqu'il est utilisé dans un contexte où il y a plusieurs contrôleurs de domaine. 

Pour qu'il soit harmonisé avec les nouveaux graphiques, la série Nombre a été ajoutée au graphique Répartition des requêtes planifiées. 

Un nouveau graphique nommé Répartition des types de requêtes introduit notre premier diagramme en pointe de tarte qui permet d'avoir une meilleure visibilité du temps saisi à travers les activités ou du nombre de requêtes complétées de manière globale pour une période donnée. 

Pour en savoir plus sur les rapports dans Octopus, voir le Wiki Module Rapports et statistiques, ou la section dédiée à ce rapport Répartition des types de requêtes.

Les rapports et statistiques sont maintenant accessibles à partir du bouton Rapports et statistiques de la barre d'outils principale ce qui offre une meilleure vue d'ensemble sur les outils d'analyse de vos données.

La documentation sur le module a aussi été revue pour refléter ce changement, voir le Wiki Module Rapports et statistiques.

Un nouveau graphique nommé Types de requêtes par mois permet d'avoir une meilleure visibilité du temps saisi à travers les activités ou du nombre de requêtes complétées pour une gestion plus efficace des ressources. Ce rapport sera très utile à la gestion des requêtes planifiées. 

Pour plus d'information sur ce nouveau rapport, voir la section Types de requêtes par mois du Wiki Module Rapports et statistiques.

Vous pouvez maintenant alléger l'apparence de vos formulaires en utilisant des boutons radio à l'horizontale.

Vous pouvez ainsi mettre beaucoup plus de champs ou de questions par page.

Pour en savoir plus, regarder le tableau de la section Types de champ disponible du Wiki Création de formulaires personnalisés dans Octopus, ainsi que la section Boutons radio pour savoir comment procéder à la configuration. 

En ajoutant un champ de type Site à un formulaire, vous pouvez maintenant indiquer le niveau minimal requis par le demandeur quand il complétera sa demande.

Par exemple, si votre structure de site à la forme suivante :

• Édifice 1550 Metcalfe
  • Étage 1
    • Local 100
    • Local 110
    • Local 120
  • Étage 2
    • Local 200
    • Local 210
    • Local 220

Vous pouvez mettre dans votre formulaire un champ de type Site nommé "Étage/Local affecté" et indiquer que le niveau minimal requis est 2. Ainsi le demandeur devra sélectionner au moins un étage ou plus quand il soumettra se demande.

Pour plus d'information sur cette nouvelle option, voir la section Site du Wiki Création de formulaires personnalisés dans Octopus. 

Quand le demandeur sélectionne un site ou choisit un utilisateur dont le site n'est pas le même que le sien, le système charge la liste des requêtes offertes selon ce nouveau site et non selon le site du demandeur.

Ce changement est subtil, mais permet de supporter de nouveaux scénarios même lorsqu'il existe des restrictions par site :

• Un demandeur "en visite" dans un autre site peut placer une requête propre à ce site.
• Un demandeur peut placer une requête concernant un utilisateur d'un autre site.

Pour plus d'information, voir la section Comment Octopus traite la restriction par site ? du Wiki Gestion des sites. 

Pour plus de détail sur l'importation des CI, consulter le Wiki DataImporter - Importation des CI.

Vous pouvez maintenant sélectionner plusieurs tâches dans une liste et utiliser l'action Assigner pour les assigner en une seule étape.

Voir la FAQ Comment assigner en lot? pour plus d'information. 

Il est maintenant permis de contrôler les réponses valides pour approuver ou refuser une demande d'approbation quand la personne répond par courriel. Par exemple, il est possible de configurer "OK" comme une réponse d'approbation valide.

Communiquez avec nous si vous souhaitez modifier la configuration des réponses standards (oui, non, yes, no). 

Pour plus de détail sur l'importation d'utilisateurs, consultez le Wiki DataImporter - Importation des utilisateurs.

Octopus offre maintenant un meilleur contrôle sur les permissions liées aux fournisseurs, contacts et contrats.

Les permissions offertes sont :

• Créer, modifier un fournisseur.
• Supprimer et fusionner un fournisseur.
• Créer, modifier un contact.
• Supprimer un contact.
• Créer, modifier un contrat de services.
• Supprimer un contrat de services.
• Créer, modifier un contrat de location.
• Supprimer un contrat de location.

Pour connaître la liste complète des permissions Octopus, voir la section des Permissions du Wiki sur la Gestion des rôles. 

Le nouveau graphique Réalisation cumulative des requêtes planifiées offre la possibilité de comparer ce qui a été Planifié versus ce qui été Réalisé.

De plus, l'affichage peut se faire par terme d'Effort ou par le Nombre de requêtes. 

Pour en savoir plus sur les requêtes planifiées dans Octopus, référez-vous à l'article sur la Gestion des requêtes planifiées ou plus précisément la section sur le graphique Réalisation cumulative des requêtes planifiées.

En plus des incidents et SR, vous pouvez maintenant créer des rappels sur des tâches. Pour plus d'information, voir le Wiki de la Gestion des rappels.

Vous pouvez maintenant créer des gabarits d'incidents et types de SR de type procédures, où il n'y a pas de bouton pour soumettre la demande. 

Voici un exemple d'utilisation :

• Problème : Vous avez une équipe informatique et une équipe de téléphonie et vos utilisateurs soumettent souvent des requêtes de téléphonie à la mauvaise équipe, car ils utilisent le gabarit Tout autre problème.
• Solution : Dans l'équipe informatique, créer un gabarit nommé Problème de téléphonie et ne mettre que ce texte dans le gabarit :

"Ce type de demande est gérée par le service de Téléphonie, veuillez sélectionner le service Téléphonie dans la liste déroulante précédente".

De cette façon, l'utilisateur saura comment procéder.

Ceci fonctionne automatiquement. Si un gabarit ne contient que des champs de type Entête ou Commentaire, donc sans aucun champ saisissable par l'utilisateur. Ainsi, le formulaire n'offre pas le bouton Soumettre et passe automatiquement en type Procédure. 

Vous pouvez maintenant importer le champ Groupe responsable pour les CI. Consultez le Wiki DataImporter - Importation des CIs pour la documentation complète sur l'importation de CI. 

Vous pouvez maintenant mettre à jour des incidents/SR par DataImporter. Consultez DataImporter - Importation des requêtes pour la documentation complète sur l'importation d'incidents/SR. 

Nous avons ajouté une nouvelle option pour vous permettre de revoir les notifications par liste que vous n'avez pas eu le temps de consulter. Pour y accéder, aller dans Fichier > Mes notifications en attente. De plus, un bouton pour confirmer qu'une ou plusieurs notifications ont été lues est maintenant disponible pour vous donner un meilleur contrôle sur vos notifications par liste. 

Pour en apprendre plus, consulter le Wiki sur les Notifications. 

Un champ Note a été ajouté aux données de références des départements et des sites pour permettre d'ajouter de l'information additionnelle, par exemple le nom du responsable d'un département ou avec qui communiquer pour une urgence sur un site. 

On peut ajouter le champ Note en colonne dans une liste pour consulter l'information ajoutée ou l'utiliser dans les critères de recherche. Consultez les Wikis suivants pour en apprendre plus sur la Gestion des sites et la Gestion des départements. 

Nous avons ajouté une nouvelle colonne au graphique de la répartition des efforts qui se nomme Réalisé (planifié) qui permet de voir les efforts qui avaient été prévus une fois que la requête planifiée a été complétée. 

Pour en savoir plus sur les requêtes planifiées dans Octopus, référez-vous à l'article sur la Gestion des requêtes planifiées ou plus précisément la section sur la Répartition des efforts planifiés.

DataImporter permet maintenant d'importer les pièces jointes pour les données de type Utilisateur, Contrat de service, Contrat de location, Requête planifiée et Fournisseur/Manufacturier. De plus les pièces jointes importées peuvent maintenant être envoyées dans les bons dossiers sur votre répertoire réseau ainsi que sur nos serveurs au besoin.

La documentation de DataImporter sera revue bientôt pour inclure ces nouvelles instructions. Communiquer avec nous pour plus d'information sur ce type d'importation.

La permission Approuver une tâche a été créée pour permettre à un intervenant d'approuver manuellement une tâche d'approbation au nom d'une autre personne. Un intervenant sans cette permission ne pourra pas approuver une tâche assignée à un autre, mais pourrait approuver une tâche assignée à son nom. 

Voir le Wiki Gestion des rôles, pour plus d'information ou consulter la liste des permissions. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

La collaboration entre les équipes est enfin disponible !

La collaboration interéquipe permet de partager des tâches dans plusieurs types de requêtes avec une ou plusieurs équipes (TI, GBM, Service technique, etc.). Grâce à cette fonctionnalité, la duplication de requêtes sera réduite pour offrir à l'utilisateur final une expérience simplifiée lorsque sa demande affecte plusieurs équipes.

Avec la collaboration entre les équipes, les termes Équipe propriétaire et Équipe collaboratrice feront désormais partie du vocabulaire Octopus. L'équipe propriétaire est celle qui détiendra la demande de service en entier et qui délèguera des tâches avec les équipes collaboratrices. Une équipe collaboratrice se verra donc assigné une ou plusieurs tâches qu'elle devra traiter. 

Pour en apprendre plus sur les possibilités de la collaboration interéquipe :

• Webinaire sur la collaboration interéquipe
• Collaboration Interéquipe - Document de référence

Un nouveau graphique offre maintenant la possibilité de visualiser votre charge de travail planifiée. Ceci permet de trouver rapidement les périodes achalandées pour réassigner les entretiens efficacement vers des périodes plus libres.

Pour en savoir plus sur les requêtes planifiées dans Octopus, référez-vous à l'article sur la Gestion des requêtes planifiées ou plus précisément la section sur la Répartition des efforts planifiés.

Tout comme les sites, les départements ne sont plus limités à deux niveaux. Vous pouvez maintenant ajouter le nombre de sous-départements nécessaire pour mieux représenter votre structure organisationnelle.

DataImporter permet maintenant d'importer les relations, les attributs, la catégorie et les icônes d'un type de CI. L'information reliée à ces ajouts sera bientôt disponible dans l'article de DataImporter.

Pour plus d'information sur ces types d'import, communiquer avec notre Centre de services. 

Le site assigné à la requête (Incident/SR) est maintenant lié à l'utilisateur et non au demandeur. Ceci est nécessaire pour refléter correctement le lieu d'intervention, soit le site du l'utilisateur. 

Les requêtes offertes par site restent liées au site du demandeur ainsi que la restriction des requêtes par groupe d'utilisateur puisque ces restrictions sont une forme de permission de requérant autorisé.

Certaines SR ont un worklfow qui implique une collaboration étroite avec le demandeur. Dans ces cas, le demandeur connaît bien le workflow et doit fournir de l'information complémentaire nécessaire à l'exécution de certaines tâches.

Dans un type de SR, vous pouvez maintenant cocher l'option Permettre l'ajout d'activités spécifiques à une tâche. Une fois cette option activée, ainsi que l'option Visible sur le portail Web, lorsqu'un utilisateur ajoute une activité via le portail Web, il peut sélectionner la tâche à laquelle ajouter son activité.

L'option Permettre l'ajout d'activités spécifiques à une tâche est disponible à partir de l'onglet portail Web du type de SR à partir duquel vous voulez collaborer avec le demandeur.

On y accède par le menu Outils > Gestion des données de références > Demande de service > Types.

Sur le portail Web, le demandeur peut, à l'ajout d'un message, sélectionner la demande de service ou une tâche spécifique dans le Workflow.

Tout changement relié à l'ajout ou au retrait d'un groupe pour un utilisateur Octopus sera maintenant enregistré dans l'historique sa fiche utilisateur.

Un nouveau type de destinataire est disponible dans les tâches de Notification, soit Supérieur immédiat du demandeur et Supérieur immédiat de l'utilisateur.

Veuillez noter que pour les demandes de service en cours, les deux options seront disponibles seulement lorsque le demandeur et l'utilisateur seront différents.