Table des matières
Introduction
Par défaut Octopus est livré avec une panoplie d'options configurées pour répondre aux besoins de la majorité des environnements. Plusieurs de ses options peuvent être modifiées directement dans Octopus.
Mais comme chaque entreprise/service a ses besoins, contraintes et exigences, nous avons aussi plusieurs options qui sont disponibles, mais qui ne se configure pas directement dans Octopus.
On propose dans cet article de faire la liste des options cachées d'Octopus qui pourrait être utile. Cette liste sera bien entendu mise à jour à mesure que de nouvelles options s'ajoutent, il est donc recommandé de la visiter souvent.
Pour faire la demande d'une de ces options, l'administrateur autorisé d'Octopus doit adresser une demande à notre Centre de services en utilisant la requête Changement de configuration / données.
Nous aurons besoin des informations suivantes :
- Le nom de l'environnement
- Disponible dans Outils > Afficher la trousse d'installation.
- Le nom et/ou le numéro de l'équipe
- Le nom de l'option
- Les options présentées dans le tableau sont toutes configurables par équipe, sauf lorsqu'indiqué.
- NOTE IMPORTANTE : La plupart des options dans ce document requièrent de l'accompagnement par un spécialiste dont le temps d'intervention est facturable.
Support visuel
Pour mieux expliquer l'option en question, on ajoute parfois un support visuel :
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Cliquer l'icône pour voir la vidéo
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| Description | |
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Ouvrir l'annonce interne en fenêtre séparéeParce que parfois les annonces sont longues ou l'on veut les garder facilement accessibles, on peut modifier le comportement de l'annonce interne pour qu'elle ouvre dans une fenêtre à part.
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Modification des heures du calendrier de déploiementPar défaut, la vue semaine du calendrier de déploiements affiche les déploiement de 7:00 à 00:00. Mais il est possible de modifier ces heures selon le besoin.
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Télécharger la base de données - GetDBAppIl est possible de télécharger manuellement une copie de la base de données Octopus ou encore d'automatiser le téléchargement. Pour savoir comment fonctionne cette option, voir l'article GetDBApp : Automatisation du téléchargement de la base de données Octopus.
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Fichiers joints hébergés par OctopusOption qui permet d'accéder les fichiers joints de l'équipe à partir du Web.
Attention! Cette option ne fonctionne pas avec les environnent locaux. Comme cette option a son processus distinct, pour activé cette option, l'administrateur Octopus autorisé doit compléter une la demande J'ai besoin de... > Fichiers hébergés. |
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Support externe - InfogérancePour plusieurs entreprises, les services offerts s'adressent non seulement aux employés à l'interne, mais également à des personnes de l'externe. Pour savoir comment fonctionne cette option, voir l'article Support externe.
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Modifier la source par défaut des requêtesLorsqu'une requête est créée directement dans Octopus, par défaut, la source est Téléphone. Ce choix peut être modifié au besoin pour un autre. Il est aussi possible de laisser le champ vide par défaut, pour forcer un choix par l'intervenant lors de la création de la requête.
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Ajout du champ Contact pour les requêtesIl arrive souvent que des requêtes trainent parce que l'utilisateur est une personne difficile à joindre. Soit qu'elle travaille sur des quarts de soir, nuit, week-end ou qu'elle fasse partie de personnel médical ou en déplacement fréquent. Plusieurs fois dans ces cas, il y a une autre personne qui est au courant de la demande et pourrait répondre pour l'utilisateur. L'ajout du champ Contact permet de mettre le nom de cette personne dans la requête et d'indiquer que cette personne doit être contactée pour la requête.
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Ajout d'un champ #Req. fournisseur pour les requêtesLors de la gestion d’une requête, il peut être nécessaire d’ajouter le numéro de requête d'un fournisseur. Cette option est ajoutée dans l’onglet SR, sous le sujet. Il s'agit d'un champ de type texte.
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Ajout du contenu de la procédure interne dans le champ Description détailléePar défaut, lorsqu'une requête est créée et qu'elle possède une procédure interne on doit utiliser le lien Procédure pour la consulter. Une option est disponible pour afficher la procédure dans le champ Description détaillé en plus d'être visible aussi par le lien Procédure.
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Ajout d'une section "Note" lors de l'impression d'une requêteIl arrive que dans des équipes de Gestion du bâtiment les intervenants doivent imprimer les requêtes et travailler sur papier. Une option est disponible pour ajouter une section au bas de la requête imprimée, où l'intervenant peut inscrire ses notes. En plus, il y a une seconde option qui ajoute la note du CI, quand celle-ci existe, à l'impression de la requête.
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Incident parent-enfant - conserver le CI en cause de l'incident enfantPar défaut, lorsqu'une requête enfant est mise en relation avec une requête parent, le CI de l'enfant est remplacé par celui du parent. Dans certains contextes, on veut parfois garder la trace du CI enfant et donc qu'il ne soit pas remplacer par le CI du parent. Une option est disponible pour éviter cette synchronisation.
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Créer à partir de ... pour incident/SRUne option permet de faciliter la création d'une requête à partir d'une autre pour éviter la resaisie d'information en copiant certaines informations de la requête source. Par contre, la copie n'inclut pas les pièces jointes ou les tâches, autres que celles déjà comprises dans un type de SR. Le choix des champs à copier doit être fait pour mettre cette option en place à partir de ce fichier Excel.
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Résolution des variables dans une tâche en provenance d'un formulairePermet de spécifier si les variables de type Expression dans une tâche sont résolues à la création d'une requête.
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Gestion des accèsLa Gestion des accès (GDA) dans Octopus est beaucoup plus qu'une simple option. C'est un projet en soi qui requiert de l'accompagnement par un spécialiste Octopus pour le mettre en place. Pour plus d'information sur ce qu'on peut faire avec la Gestion des accès dans Octopus, voir l'article Solution automatisée de gestion des accès - Document de référence.
Puisque la Gestion des accès requiert l'accompagnement d'un spécialiste pour assurer la mise en place. Il est recommandé d'acheter une banque d'heures et de vérifier, au préalable, si votre organisation a le budget requis. |
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Module de facturationIl est possible d'ajouter un module pour la facturation des activités aux clients et de produire un rapport. Après l'activation de cette option, une case à cocher sera ajoutée dans la requête.
L'ajout de ce module requiert l'accompagnement d'un spécialiste pour assurer la mise en place. Il est recommandé d'acheter une banque d'heures et de vérifier, au préalable, si votre organisation a le budget requis. |
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Champ "Réservation" présentant tous les éléments disponibles et les quantitésPar défaut, le champ réservation permet de réserver un seul élément. Un champ supplémentaire de type réservation peut être ajouter présentant tous les éléments pouvant être réservés et les quantités disponibles pour chacun. Donc, pour une seule demande, plusieurs articles de type variés peuvent être réservés. Consulter le document explicatif
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| Description | |
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Réponses valides pour approbation par courrielPar défaut, lorsqu'une réponse à une approbation est reçue par courriel, par défaut, Octopus accepte comme réponse: Oui, Non, Yes, No . En plus de l'option, il faut noter les réponses à ajouter.
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Délais des rappels pour les approbationsIl existe deux types de rappel pour les approbations :
Dans les deux cas, le rappel est envoyé 48 heures après la première notification d'approbation et continue à chaque 48 heures après, jusqu'à ce que l'approbation soit complétée. Pour faire une modification à ces deux options, indiquer le nom de l'option à modifier et le délai voulu.
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Délégués ses approbationsPermet de spécifier si l'utilisateur peut voir en tout temps la propriété 'Délègue ses approbations à' dans son profil sur le portail Web sans avoir besoin d'avoir une tâche d'approbation d'assignée.
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| Description | |
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Modification du profil utilisateur sur le portail WebATTENTION : cette option affecte toutes les équipes. Lorsqu'un utilisateur va dans son profil sur le portail Web, un certain nombre de champs sont visibles et éditables par défaut. On peut bloquer la modification de certains de ces champs. Il est aussi possible de faire apparaître les champs de délégation d'approbation en tout temps. Et de rendre visibles et éditables certains autres champs.
Pour plus d'information, voir l'article Informations complémentaires dans le choix d'un utilisateur.
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Authentification externe offerte en mode hybride ((Fédération d'identité Microsoft Entrant ID et Nom utilisateur/mot de passe)ATTENTION : cette option affecte toutes les équipes. Il est possible d’inviter des collaborateurs externes ou des fournisseurs à faire des demandes de services ou à communiquer des informations essentielles à une équipe Octopus. Le portail Web doit être configuré avec le mode d’authentification SSO pour offrir le mode hybride de connexion. Ce mode permet à certains utilisateurs « externes » qui ne sont pas présents dans le fédérateur d’identité du client (ADFS ou Azure AD) de s’authentifier sur le portail Web avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Pour plus d'information sur la mode hybride et la Fédération d' identité Microsoft Entrant ID, consulter les articles. |
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Ajouter ou retirer le préfix [Web] du sujet des requêtesDans certains environnements lorsqu'une requête est créée à partir du portail Web la mention [Web] est ajoutée au début du sujet. Par exemple : [Web] J'ai perdu mon cellulaire. Mais ce préfix peut être retiré.
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Masquer le bouton "Copier la requête"Le bouton "Copier la requête" est visible par défaut lors de la livraison d'une base de données Octopus, et ce, pour toutes les équipes. Noter que l'action "Copier cette requête" ne copie pas les valeurs du formulaire dans certaines situations. Il est possible de masquer ce bouton afin de ne pas permettre de copier une requête. Ce bouton est visible dans le portail Web, soit dans le bas de chaque requête de la section "Liste de requêtes".
ATTENTION : cette option est disponible par équipe, c'est-à-dire que l'activation peut se faire pour une équipe en particulier sans affecter les autres équipes. |
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Ajouter ou masquer des champs de la "Liste des requêtes"
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Désactiver la dérivation automatique du siteLorsqu'une requête est soumise à partir du portail Web et que le site est obligatoire dans un service, le demandeur doit confirmer le site avant de faire la sélection d'une requête. Si le demandeur laisse le site qui lui est présenté par défaut, en occurrence le sien, et continue sa requête, mais ajoute un utilisateur d'un autre site que le sien, le système va automatiquement dériver le site de la requête vers le site de l'utilisateur qui a été sélectionné. Avec cette option, est possible de garder le site sélectionné au départ lorsque la sélection d'un site est obligatoire pour un service.
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Afficher le nom de l'intervenant assignéContrôle si l'intervenant de la requête est visible ou non dans le portail Web
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Envoyer une confirmation par courriel à la création des demandes transmises par le portail WebCette option permet d'envoyer la confirmation de création au demandeur même si l'incident/SR a été soumis via le portail Web (notification). Toutefois, si le demandeur est un technicien pour l'équipe dans laquelle l'incident a été créée, cette option n'aura pas d'effet.
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Section discrète pour requêtes confidentiellesEn tout temps une requête confidentielle ne sera visible que du demandeur à partir du portail Web. Mais dans certains contexte, on veut ajouter plus de discrétion encore à ces requêtes. L'option suivante permet d'ajouter une section en bas de l'écran pour les requêtes confidentielles de toutes les équipes qui est fermé par défaut.
ATTENTION : cette option affecte toutes les équipes.
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Activation des tuiles sur le portailATTENTION : cette option affecte toutes les équipes. Pour faciliter l'organisation des requêtes sur le portail il est possible d'utiliser des tuiles avec une image pour représenter les catégories de requêtes et les équipes, lorsqu'il y en a plus d'une sur le portail. Voir l'article Portail Web - Mise en place du mode moderne pour les détails du fonctionnement.
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Mise en relation des CIs de la requête avec l’utilisateurPermet de ne pas offrir la mise en relation des CI avec l’utilisateur lors de la création d'un incident.
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Rouvrir une requête sur le portail Web.Permettre la réouverture d'une requête sur le portail Web.
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M'inscrire au serviceGrâce à l’activation des options, et tout dépendant du mode de connexion, une personne externe pourrait créer elle-même sa fiche utilisateur à partir du portail Web. Pour plus de détails, voir l'article ici |
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Création d’une requête anonymeLe portail Web peut être la porte d’entrée pour signaler un incident de façon anonyme ou pour des utilisateurs n’ayant pas de compte Octopus et dont l’identité n’est pas requise.. Pour plus de détails, voir l'article ici |
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Filtres disponibles pour l'affichage des CI sur le portailLorsqu'un utilisateur doit faire la sélection d'un CI à partir d'un formulaire sur le portail Web, par défaut on lui présente le ou les CI qui lui sont associés. Mais il est possible de présenter les choix de manière différentes.
Pour faire modifier le choix par défaut, faire une demande pour l'option suivante en indiquant le choix voulu.
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| Description | |
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Résoudre au nom de l'intervenant assignéPar défaut lorsqu'une personne résout une requête, l'activité de résolution sera associée à l'utilisateur qui a fait l'action. Mais dans certains contextes, principalement pour le service de gestion du bâtiment, la personne qui fait l'entrée de données dans Octopus n'est pas la personne qui a fait le travail. Il est donc possible d'associer la résolution de la requête à la personne assignée à la requête plutôt qu'à celle qui fait l'entrée de donnée.
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Assignation automatique par SiteCette option est très souvent utilisée avec le service de Gestion du bâtiment, mais elle peut être utile dans d'autres contexte aussi. On configure où un type de requête doit aller en fonction du site et ensuite Octopus va assigner la requête en fonction de ce choix. Noter que l'assignation automatique en fonction du site associe un groupe, mais non un intervenant spécifique.
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Contrôler l'assignation à la résolution et à la réouvertureMême si selon les bonnes pratiques ITIL il est recommandé de réassigner une requête résolue au Centre de services, dans certains cas et surtout dans les équipes autres que TI, il peut être intéressant de retourner l'incident ou la demande de service résolu au groupe de résolution. Deux options sont disponibles pour contrôler l’assignation lors de la résolution et de la réouverture :
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| Description | |
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Activation des cibles de service pour la prise en chargePar défaut, les cibles de service (SLA) dans Octopus visent la résolution des incidents et des demandes de services. Mais il est possible pour ceux qui suivent ces éléments de prêt d'activer aussi les SLA de prises en charge.
Une fois l'option activée, la configuration se fait directement dans les données de références. |
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Exclure l'heure du lunch des SLAPar défaut, si les heures d'un service sont de 8h00 à 16h00, on compte 8 heures ouvrables, car en général il y a un minimum d'effectif pour assurer le service durant la pause du dîner. Mais pour les contextes ou tous les gens vont manger en même temps et que le service n'est pas disponible, on peut exclure l'heure du lunch des heures ouvrables.
Ajouter l'heure de début et de fin à la demande pour cette option. |
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Inclure les weekends au calcul du SLAPar défaut, les journées ouvrables sont du lundi au vendredi. Mais il est possible d'ajouter le samedi et le dimanche à la semaine ouvrable.
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Dérivation de la priorité basée sur un questionnairePar défaut, les champs Impact et Urgence sont des listes déroulantes permettant la dérivation de la priorité. À l'aide d’un questionnaire permettant d'évaluer l'impact et l'urgence, il est possible de déterminer la priorité à appliquer à une requête. Pour chaque réponse, un pointage est associé de façon à dériver la priorité. Les questions du formulaire doivent être choisies par l’administrateur. Le fichier des questions associées à l'impact et à l'urgence doit être fourni lors de la demande d’activation de cette option. Attention: La mise en place peut nécessiter de l'accompagnement par un spécialiste Octopus.
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Options liées aux CI
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Garder les liens entre CI après le retraitPar défaut, lorsqu'on retire un CI, ses liens avec les autres CI sont effacés. Mais dans certains contextes on a besoin de garder le lien actif. Cette option conserve les liens entre CI lors du retrait.
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Modifier le nombre de CIs affiché dans la rechercheLorsqu'on utilise un champ CI dans un formulaire, le nombre de résultats par défaut est fixé à 5. Il est possible de faire augmenter le nombre de résultats de CI. Le nombre de résultats est laissée à votre discrétion et il n'y a pas de restriction. ATTENTION : cette option affecte toutes les équipes.
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Associer le site de la requête au CI ou à l'utilisateurPar défaut, lors de la création d'une requête, le site de la requête est associé au site du CI lorsqu'il y en a et s'il n'y a pas de CI, au site de l'utilisateur. Mais il est possible d'associer le site de la requête au site de l'utilisateur en tout temps.
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Ignorer la criticité du CIPar défaut, lors de la création d'un incident, la criticité du CI sera dérivée vers le champ Impact. Mais il est possible de retirer ce lien.
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Logiciels gérés ou non par défautLorsqu'utilisé avec une synchronisation WMI, Octopus considéré que les logiciels trouvés par WMI sont soit gérés ou non-gérés. Par défaut, ils sont gérés et s'ajoutent à la liste des logiciels du module des Configurations. Et chaque nouveau CI trouvé à la prochaine synchronisation WMI sera ajouté à cette liste. Une option permet de renverser ce comportement et faire en sorte que les logiciels trouvés par WMI soit considéré non-gérés.
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Recherche avec Manufacturier et ModèleParticulièrement utile dans des équipes de Gestion en bâtiment ou de GBM, cette option permet d'ajouter la possibilité de faire la recherche sur le nom du Manufacturier et du Modèle d'un CI.
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Choix d'un état autre que Retiré lorsqu'un CI n'est plus détecté par ADSILorsqu'on utiliser la synchronisation avec ADSI pour trouver les ordinateurs, le système met automatiquement les PC qui ne sont plus là à l'état Retiré. Dans certains contextes, le processus peut demander que l'état du CI soit autre lorsqu'il ne se trouve plus dans l'AD. Une option permet de désigner un autre état que Retiré pour ces cas, par exemple Recyclé.
Spécifier le nom de l'état à utiliser, lors de l'activation de cette option. |
Options liées aux utilisateurs
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Choix d'un thème par utilisateurLors de la création d’un utilisateur, il est possible de choisir le thème par défaut à attribuer.
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Modifier le nombre d'utilisateurs affiché dans la rechercheQuand on recherche un utilisateur dans un formulaire, il est possible d’augmenter le nombre de résultats de recherche. La valeur par défaut est de 5. Le nombre est laissée à votre discrétion et il n'y a pas de restriction. ATTENTION : cette option affecte toutes les équipes.
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Informations complémentaires dans la recherche d'un utilisateurLorsqu'on fait la recherche d'un utilisateur dans Octopus, des informations aident à faire la distinction entre les diverses personnes. Certaines informations sont là par défaut, mais il est possible d'en ajouter, d'en retirer ou de modifier l'ordre dans lequel ils apparaissent. Voici les champs pouvant être affichés : département, site, titre d'emploi, numéro d'employé, téléphone, nom d’utilisateur Windows. Pour savoir comment fonctionnent ces options, voir l'article Informations complémentaires dans le choix d'un utilisateur. ATTENTION : cette option affecte toutes les équipes.
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