Options Octopus sur demande

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Table des matières

Introduction

Par défaut Octopus est livré avec une panoplie d'options configurées pour répondre aux besoins de la majorité des environnements. Plusieurs de ses options peuvent être modifiées directement dans Octopus. 

Mais comme chaque entreprise/service a ses besoins, contraintes et exigences, nous avons aussi plusieurs options qui sont disponibles, mais qui ne se configure pas directement dans Octopus. 

On propose dans cet article de faire la liste des options cachées d'Octopus qui pourrait être utile. Cette liste sera bien entendu mise à jour à mesure que de nouvelles options s'ajoutent, il est donc recommandé de la visiter souvent. 

Pour faire la demande d'une de ces options, l'administrateur autorisé d'Octopus doit adresser une demande à notre Centre de services en utilisant la requête Changement de configuration / données

Nous aurons besoin des informations suivantes : 

  • Le nom de l'environnement 
    • Disponible dans Outils > Afficher la trousse d'installation.
  • Le nom et/ou le numéro de l'équipe
  • Le nom de l'option

 

Ce qu'on doit savoir

Les options présentées dans le tableau sont toutes configurables par équipe, sauf lorsqu'indiqué. 

Support visuel

Pour mieux expliquer l'option en question, on ajoute parfois un support visuel : 

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Options générales

Description

Ouvrir l'annonce interne en fenêtre séparée

Parce que parfois les annonces sont longues ou l'on veut les garder facilement accessibles, on peut modifier le comportement de l'annonce interne pour qu'elle ouvre dans une fenêtre à part. 

  • Nom de l'option
    • InternalAnnouncement.ShowInNewWindow

Modification des heures du calendrier de déploiement

Par défaut, la vue semaine du calendrier de déploiements affiche les déploiement de 7:00 à 00:00. Mais il est possible de modifier ces heures selon le besoin.

  • Nom des options
    • DeploymentCalendar.StartTime
    • DeploymentCalendar.EndTime

Télécharger la base de données - GetDBApp

Il est possible de télécharger manuellement une copie de la base de données Octopus ou encore d'automatiser le téléchargement. 

Pour savoir comment fonctionne cette option, voir l'article GetDBApp : Automatisation du téléchargement de la base de données Octopus

  • Nom de l'option
    • CanObtainLastDBBackup

Fichiers joints hébergés par Octopus

Option qui permet d'accéder les fichiers joints de l'équipe à partir du Web. 

  • Nom de l'option
    • Attachment.Storage.Enabled

Attention! Cette option ne fonctionne pas avec les environnent locaux. 

Comme cette option a son processus distinct, pour activé cette option, l'administrateur Octopus autorisé doit compléter une la demande J'ai besoin de... > Fichiers hébergés

 

Gestion des requêtes

Description

Modifier la source par défaut des requêtes

Lorsqu'une requête est créée directement dans Octopus, par défaut, la source est Téléphone. Ce choix peut être modifié au besoin pour un autre. 

Il est aussi possible de laisser le champ vide par défaut, pour forcer un choix par l'intervenant lors de la création de la requête. 

  • Nom de l'option 
    • Sources.UseDefaultValue
    • Pour modifier la valeur par défaut, on ajoute le choix.
    • Pour vider le champ par défaut, on laisse vide.

Ajout d'un champ Contact pour les requêtes

Il arrive souvent que des requêtes trainent parce que l'utilisateur est une personne difficile à joindre. Soit qu'elle travaille sur des quarts de soir, nuit, week-end ou qu'elle fasse partie de personnel médical ou en déplacement fréquent. 

Plusieurs fois dans ces cas, il y a une autre personne qui est au courant de la demande et pourrait répondre pour l'utilisateur. 

L'ajout du champ Contact permet de mettre le nom de cette personne dans la requête et d'indiquer que cette personne doit être contactée pour la requête. 

  • Nom de l'option
    • Incident.Contact.Visible

 

Ajout d'un champ #Req. fournisseur pour les requêtes

Permet d'ajouter le champ numéro de requête du fournisseur dans un incident ou une demande de service. 

Il s'agit d'un champ de type texte. 

  • Nom de l'option
    • Incident.SupplierIncidentID.Enabled

 

Ajout du contenu de la procédure interne dans le champ Description détaillée

Par défaut, lorsqu'une requête est créée et qu'elle possède une procédure interne on doit utiliser le lien Procédure pour la consulter.

Une option est disponible pour afficher la procédure dans le champ Description détaillé en plus d'être visible aussi par le lien Procédure.

  • Nom de l'option
    • Incident.CopyInternalProcedureToFullDescription.Enabled

 

Ajout d'une section de note lors de l'impression d'une requête

Il arrive que dans des équipes de Gestion du bâtiment les intervenants doivent imprimer les requêtes et travailler sur papier.  Une option (plugin) est disponible pour ajouter une section au bas de la requête imprimée, où l'intervenant peut inscrire ses notes. 

En plus, il y a une seconde option qui ajoute la note du CI, quand celle-ci existe, à l'impression de la requête. 

  • Nom de l'option
    • FacilitiesManagement.IncidentReportExtension
    • IncidentReport.PrintCINote.Plugin
      • Pour que la note du CI soit aussi imprimée

Incident parent-enfant - conserver le CI en cause de l'incident enfant

Par défaut, lorsqu'une requête enfant est mise en relation avec une requête parent, le CI de l'enfant est remplacé par celui du parent.

Dans certains contextes, on veut parfois garder la trace du CI enfant et donc qu'il ne soit pas remplacer par le CI du parent. Une option est disponible pour éviter cette synchronisation. 

  • Nom de l'option
    • Incident.ChildRequestPreserveCI

Créer à partir de ... pour incident/SR

Une option permet de faciliter la création d'une requête à partir d'une autre pour éviter la resaisie d'information en copiant certaines informations de la requête source. 

Par contre, la copie n'inclut pas les pièces jointes ou les tâches, autres que celles déjà comprises dans un type de SR. 

Le choix des champs à copier doit être fait pour mettre cette option en place à partir de ce fichier Excel

  • Nom de l'option
    • ESI.Octopus.PlugIns.CreateIncidentFrom

Informations complémentaires dans le choix d'un utilisateur

Lorsqu'on fait la recherche d'un utilisateur dans Octopus, des informations aident à faire la distinction entre les diverses personnes. Par exemple, le nom de leur site, département, leur nom d'utilisateur Windows, etc. 

Certaines informations sont là par défaut, mais il est possible d'en ajouter, d'en retirer ou de modifier l'ordre dans lequel ils apparaissent. 

Pour savoir comment ces options fonctionnent, voir l'article Informations complémentaires dans le choix d'un utilisateur

  • Nom des options 
    • WebUI.UserDropdown.InfoFormat
    • WinUI.UserDropdown.InfoFormat

Gestion des accès

La GDA dans Octopus est beaucoup plus qu'une simple option. C'est un projet en soi qui requiert de l'accompagnement par un spécialiste Octopus pour le mettre en place. 

Pour plus d'information sur ce qu'on peut faire avec la Gestion des accès dans Octopus, voir l'article Solution automatisée de gestion des accès - Document de référence

  • Nom de l'option
    • GDA

Toute demande pour la Gestion des accès est soumise à une évaluation en vue de préparer une soumission pour le projet. Il faut donc déjà avoir un plan en tête de ce qui est à mettre en place et avoir prévu de faire une demande de budget.  

 

Options liées aux approbations

Description

Réponses valides pour approbation par courriel

Par défaut, lorsqu'une réponse à une approbation est reçue par courriel, Octopus accepte Oui, Non, Yes, No comme réponse. Mais dans certains contextes on veut ajouter d'autres réponses valides, telles que OK, c'est bon

En plus de l'option, il faut noter les réponses à ajouter. 

  • Nom des options
    • Pour réponse positive MailIntegration.PositiveApprovalResponses
    • Pour réponse négative MailIntegration.NegativeApprovalResponses

Délais des rappels pour les approbations

Il existe deux types de rappel pour les approbations : 

  • Rappel à l'approbateur, lorsque celui-ci est déjà désigné.
  • Rappel d'approbateur requis, envoyé au groupe d'approbateur pour inciter une personne à prendre l'approbation en charge.

Dans les deux cas, le rappel est envoyé 48 heures après la première notification d'approbation et continue à chaque 48 heures après, jusqu'à ce que l'approbation soit complétée. 

Pour faire une modification à ces deux options, indiquer le nom de l'option à modifier et le délai voulu. 

  • Nom des options
    • Rappel à l'approbateur ApprovalAssignedReminder.Interval
    • Rappel d'approbateur requis, au groupe d'approbateur ApproverRequiredReminder.Interval

 

 

Options liées au portail Web

Description

Modification du profil utilisateur sur le portail Web

ATTENTION : cette option affecte toutes les équipes.

Lorsqu'un utilisateur va dans son profil sur le portail Web, un certain nombre de champs sont visibles et éditables par défaut.  

On peut bloquer la modification de certains de ces champs. 

Il est aussi possible de faire apparaître les champs de délégation d'approbation en tout temps. 

Et de rendre visibles et éditables certains autres champs. 

 

Pour plus d'information, voir l'article Informations complémentaires dans le choix d'un utilisateur

  • Nom des options
    • Mettre les champs en lecture seule WebUI.EditProfile.ContactInformation.ReadOnly 
    • La délégation d'approbation toujours visible WebUI.EditProfile.DelegateApprovalTo.AlwaysVisible 
    • Ajouter le site WebUI.EditProfile.Site.Visible 
    • Ajouter le département WebUI.EditProfile.Departement.Visible
    • Ajouter le local WebUI.EditProfile.Local.Visible 
    • Ajouter le titre WebUI.EditProfile.JobTitle.Visible 
    • Ajouter le numéro de téléavertisseur WebUI.EditProfile.Pager.Visible

Ajouter ou retirer le préfix [Web] du sujet des requêtes

Dans certains environnements lorsqu'une requête est créée à partir du portail Web la mention [Web] est ajoutée au début du sujet.

Par exemple :  [Web] J'ai perdu mon cellulaire. 

 Mais ce préfix peut être retiré. 

  • Nom de l'option
    • WebUI.Incident.BriefDescription.UsePrefix.Enabled

Désactiver la dérivation automatique du site

Lorsqu'une requête est soumise à partir du portail Web et que le site est obligatoire dans un service, le demandeur doit confirmer le site avant de faire la sélection d'une requête. 

Si le demandeur laisse le site qui lui est présenté par défaut, en occurrence le sien, et continue sa requête, mais ajoute un utilisateur d'un autre site que le sien, le système va automatiquement dériver le site de la requête vers le site de l'utilisateur qui a été sélectionné. 

Avec cette option, est possible de garder le site sélectionné au départ lorsque la sélection d'un site est obligatoire pour un service. 

  • Nom de l'option
    • Incident.WebUI.SiteDerivationDisabled

Section discrète pour requêtes confidentielles

En tout temps une requête confidentielle ne sera visible que du demandeur à partir du portail Web. Mais dans certains contexte, on veut ajouter plus de discrétion encore à ces requêtes. 

L'option suivante permet d'ajotuer une section en bas de l'écran pour les requêtes confidentielles de toutes les équipes qui est fermé par défaut. 

  • Nom de l'option
    • WebUI.Filter.Confidential.Visible

Activation des tuiles sur le portail

Pour faciliter l'organisation des requêtes sur le portail il est possible d'utiliser des tuiles avec une image pour représenter les catégories de requêtes et les équipes, lorsqu'il y en a plus d'une sur le portail. 

Voir l'article Portail Web - Mise en place du mode moderne pour les détails du fonctionnement. 

  • Nom de l'option
    • WebUI.CreateRequestWizard.Enabled

Filtres disponibles pour l'affichage des CI sur le portail

Lorsqu'un utilisateur doit faire la sélection d'un CI à partir d'un formulaire sur le portail Web, par défaut on lui présente le ou les CI qui lui sont associés.  Mais il est possible de présenter les choix de manière différentes. 

  • CI de l'utilisateur
    • Option par défaut
  • CI du site
    • Si la sélection du site est obligatoire, on montre les CI du site choisi
    • Si la sélection du site n'est pas obligatoire, on montre les CI du site de l'utilisateur
  • CI du département
    • Corresponds au niveau de département exact de l'utilisateur
    • Ne tiens pas compte des départements parents ou enfants

Pour faire modifier le choix par défaut, faire une demande pour l'option suivante en indiquant le choix voulu. 

  • Nom de l'option
    • WebUI.CreateRequest.CIList.Source

Options liées à l'assignation

Description

Résoudre au nom de l'intervenant assigné

Par défaut lorsqu'une personne résout une requête, l'activité de résolution sera associée à l'utilisateur qui a fait l'action. 

Mais dans certains contextes, principalement pour le service de gestion du bâtiment, la personne qui fait l'entrée de données dans Octopus n'est pas la personne qui a fait le travail. 

Il est donc possible d'associer la résolution de la requête à la personne assignée à la requête plutôt qu'à celle qui fait l'entrée de donnée. 

  • Nom de l'option 
    • Incident.DeriveResolvedByAssignee 

Assignation automatique par Site

Cette option est très souvent utilisée avec le service de Gestion du bâtiment, mais elle peut être utile dans d'autres contexte aussi. 

On configure où un type de requête doit aller en fonction du site et ensuite Octopus va assigner la requête en fonction de ce choix. 

Noter que l'assignation automatique en fonction du site associe un groupe, mais non un intervenant spécifique.

  • Nom de l'option
    • SiteAssignment.Enabled

Contrôler l'assignation à la résolution et à la réouverture

Même si selon les bonnes pratiques ITIL il est recommandé de réassigner une requête résolue au Centre de services, dans certains cas et surtout dans les équipes autres que TI, il peut être intéressant de retourner l'incident ou la demande de service résolu au groupe de résolution.

Deux options sont disponibles pour contrôler l’assignation lors de la résolution et de la réouverture :

  • Désactiver la réassignation automatique au centre de service lors de la résolution. Par défaut, les incidents/SR résolus sont automatiquement assignés au Centre de Service. En désactivant l'option, l'assignation demeure au même groupe, c'est à dire, au groupe ayant résolu la requête. Dans les deux cas, l'intervenant sera retiré.
  • À la réouverture, activer la réassignation automatique à l’intervenant ayant effectué la résolution. Par défaut, les incidents/SR rouverts ne se font pas réassigner à un intervenant. En activant cette option, la requête sera réassignée à l'intervenant ayant effectué la résolution, si celui-ci fait partie du groupe d'assignation. (Généralement on utilisera cette option en combinaison avec la précédente.)
  • Nom des options
    • Incident.ServiceDeskResolutionAssignement.Enabled
    • Incident.Reopen.AssignToResolutionAssignee.Enabled

 

Options liées aux cibles de service

Description

Activation des cibles de service pour la prise en charge

Par défaut, les cibles de service (SLA) dans Octopus visent la résolution des incidents et des demandes de services. 

Mais il est possible pour ceux qui suivent ces éléments de prêt d'activer aussi les SLA de prises en charge. 

  • Nom de l'option 
    • ResponseSLA.Activated 

Une fois l'option activée, la configuration se fait directement dans les données de références. 

Exclure l'heure du lunch des SLA

Par défaut, si les heures d'un service sont de 8h00 à 16h00, on compte 8 heures ouvrables, car en général il y a un minimum d'effectif pour assurer le service durant la pause du dîner. 

Mais pour les contextes ou tous les gens vont manger en même temps et que le service n'est pas disponible, on peut exclure l'heure du lunch des heures ouvrables. 

  • Nom des options
    • BusinessHours.Lunch.IsExcluded
    • BusinessHours.Lunch.StartTime
    • BusinessHours.Lunch.EndTime

Ajouter l'heure de début et de fin à la demande pour cette option. 

Inclure les weekends au calcul du SLA

Par défaut, les journées ouvrables sont du lundi au vendredi. 

Mais il est possible d'ajouter le samedi et le dimanche à la semaine ouvrable. 

  • Nom de l'option
    • BusinessHours.IncludeWeekEnd

Utilisation de plusieurs critères pour établir l'impact et l'urgence

Par défaut, les champs Impact et Urgence sont des listes déroulantes. 

Mais il est possible d'établir l'impact et/ou l'urgence à partir de plusieurs critères préétablis. 

Attention: pour la mise en place, cela peut nécessiter de l'accompagnement par un spécialiste Octopus.

  • Nom de l'option
    • ESI.Octopus.PlugIns.PriorityDerivation

 

Options liées aux CI

Description

Garder les liens entre CI après le retrait

Par défaut, lorsqu'on retire un CI, ses liens avec les autres CI sont effacés.

Mais dans certains contextes on a besoin de garder le lien actif. Cette option conserve les liens entre CI lors du retrait.

  • Nom de l'option
    • ConfigurationItem.Deactivation.DeleteCIRelationships.Enabled

Associer le site de la requête au CI ou à l'utilisateur

Par défaut, lors de la création d'une requête, le site de la requête est associé au site du CI lorsqu'il y en a et s'il n'y a pas de CI, au site de l'utilisateur. 

Mais il est possible d'associer le site de la requête au site de l'utilisateur en tout temps. 

  • Nom de l'option
    • Incident.Site.DerivationMode

Ignorer la criticité du CI

Par défaut, lors de la création d'un incident, la criticité du CI sera dérivée vers le champ Impact. 

Mais il est possible de retirer ce lien. 

  • Nom de l'option
    • Incident.Impact.DeriveFromCIImpact.Enabled

Logiciels gérés ou non par défaut

Lorsqu'utilisé avec une synchronisation WMI, Octopus considéré que les logiciels trouvés par WMI sont soit gérés ou non-gérés. 

Par défaut, ils sont gérés et s'ajoutent à la liste des logiciels du module des Configurations. Et chaque nouveau CI trouvé à la prochaine synchronisation WMI sera ajouté à cette liste. 

Une option permet de renverser ce comportement et faire en sorte que les logiciels trouvés par WMI soit considéré non-gérés. 

  • Nom de l'option
    • WMI.Software.IsManagedByDefault

Recherche avec Manufacturier et Modèle

Particulièrement utile dans des équipes de Gestion en bâtiment ou de GBM, cette option permet d'ajouter la possibilité de faire la recherche sur le nom du Manufacturier et du Modèle d'un CI. 

  • Nom de l'option
    • CIQuickSearch - ManufacturierModele

Choix d'un état autre que Retiré lorsqu'un CI n'est plus détecté par ADSI

Lorsqu'on utiliser la synchronisation avec ADSI pour trouver les ordinateurs, le système met automatiquement les PC qui ne sont plus là à l'état Retiré. Dans certains contextes, le processus peut demander que l'état du CI soit autre lorsqu'il ne se trouve plus dans l'AD.  

Une option permet de désigner un autre état que Retiré pour ces cas, par exemple Recyclé

  • Nom de l'option
    • ADSIUpdater.RetiringCIStatusID

Spécifier le nom de l'état à utiliser, lors de l'activation de cette option.  

 

 

 

 

 

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