Articles reliés

• Variables pour personnaliser les modèles de courriel
• Expressions avancées dans les gabarits de courriel

Introduction

Octopus peut envoyer des courriels automatiques pour informer les utilisateurs, les intervenants internes et externes de différentes situations. Il est donc important que l'information communiquée soit adaptée et pertinente. Mais comme chaque entreprise a ses propres termes et procédures, nous permettons la configuration de la plupart des modèles de courriel.

Comment configurer les modèles de courriel

1. À partir du menu Outils > Options, aller vers la section Format des courriels et valider que le Format riche (HTML) soit sélectionné. Pour l'instant, le Format texte existe, mais il ne sera plus supporté bientôt.
2. Cliquer sur le lien Éditer le message du modèle de courriel que vous désirez configurer.

Configuration en mode normal

Vous pouvez écrire votre texte directement dans la fenêtre, en mode normal, en utilisant les choix de police, couleurs, etc.

L’ajout de variables permet de personnaliser les modèles de courriels d’Octopus. Lors de l’envoi du courriel, le système remplace les variables par les vraies valeurs.
Pour ajouter une variable dans un modèle de courriel, positionner le curseur à l’endroit désiré dans le texte et appuyer sur F3 pour afficher le sélecteur de champs, ensuite sélectionner le champ à inclure dans le modèle.

Variables additionnelles disponibles

Il existe des variables spéciales qui ne sont pas disponibles avec F3, car elles ne correspondent pas à un nom de champ.

Certaines variables ne sont valides que pour certains types de notifications, alors assurez-vous de bien tester le résultat selon le contexte où vous souhaitez l'utiliser.

Pour connaitre les variables spéciales disponibles, consulter le document Variables pour personnaliser les modèles de courriel

Exemple d'une variable additionnelle

Un exemple de variable qu'on peut utilisée pour rendre les courriels plus personnels est le #Greeting.FirstName qui lorsqu'il est ajouté à un gabarit va ajouter le prénom de la personne dans les conditions suivantes : 

• Octopus connait le prénom de la personne, car son courriel est associé à une seule fiche utilisateur. 
• Le courriel est envoyé à une seule personne. 

Dans le cas où il y aurait plus d'une personne à recevoir le courriel, parce qu'on a utilisé l'option Envoyer un seul courriel à tous les destinataires, alors la variable restera vide. 

Alors un courriel envoyé à Michel Lalonde qui commence par Bonjour #Greeting.FirstName ... devient Bonjour Michel ... 

Configuration en mode HTML

Si vous connaissez bien ce mode, vous pouvez faire votre configuration directement dans la fenêtre ou vous servir d'un outil tel que Notepad++ et ensuite coller votre code dans la fenêtre.

Améliorez vos modèles de courriel

Selon nous, la qualité des communications par courriel aux utilisateurs est extrêmement importante et plusieurs bénéfices en découlent : 

• Améliore l'image de l'équipe
• Permet de transmettre des informations sur le mode de fonctionnement, faire des rappels importants, etc.

Afin d'améliorer les modèles déjà en place et de les rendre disponibles pour l'ensemble de nos clients, l'équipe de services-conseils Octopus a développé des modèles sous un format .htm qui peuvent être modifiés et reproduits dans Octopus. Plus conviviaux, ils facilitent la communication avec les utilisateurs. 

Vous trouverez ci-dessous des modèles de courriel pour : 

• Courriels automatisés Octopus
• Approbations
• Gestion des accès

Ils peuvent être facilement modifiés avec le logiciel Notepad++. Une fois générés dans un navigateur internet, un simple copier/coller du résultat dans la fenêtre du modèle de courriel suffit.

Courriels généraux Octopus

Il existe six modèles de courriels généraux Octopus; pour les visualiser, cliquer sur les liens suivants : 

• Envoyer une confirmation lors de la création d'un incident/SR
• Envoyer une confirmation lors de la prise en charge d'un incident/SR
• Envoyer une confirmation lors de la résolution d'un incident/SR
• Permettre l'envoi d'activité par courriel
• Retour automatique pour les requêtes déjà fermées ou annulées
• Permettre l'envoi d'activité par courriel à un fournisseur

Pour effectuer des modifications, vous pouvez télécharger les fichiers en format .htm en cliquant sur le lien suivant :

 Modèles - Courriels généraux Octopus.

Courriels d'approbation

Pour ceux qui utilisent la solution d'approbation automatisée, voici les modèles de courriels génériques que nous vous proposons : 

• Demande d'approbation (de base configurée avec Octopus)
  • ​La réponse par courriel exige la mise en place de MailIntegration
• ​Demande d'approbation à l'aide de liens
  • ​L'utilisation des balises  est requise pour cette méthode.
  • Voir l'exemple dans les modèle de courriels plus bas. 
• Demande approuvée
• Demande refusée
• Confirmation d'approbation par courriel
  • ​Fonctionne avec les réponses d'approbations par courriel et la méthode avec les liens. 
• Approbateur requis
• Approbation prise en charge

Le système génère un rappel en continu tous les deux jours, à un groupe d'approbateurs ou à un approbateur qui tarde à prendre en charge ou exécuter la demande d'approbation qui lui est envoyée. 

• Approbateur requis - Rappel
• Demande d'approbation - Rappel

Pour effectuer des modifications, vous pouvez télécharger les fichiers en format .htm en cliquant sur le lien suivant :

 Modèles - Courriels d'approbations. 
 

Nous vous invitons à consulter l'article Wiki Approbations automatisées - Document de référence pour obtenir de l'information sur la solution d'approbation automatisée d'Octopus.

Gestion des accès

La Gestion des accès utilise 2 modèles de courriel. Ils sont générés lorsqu'un lien avec un système RH est établi avec Octopus. 

• Nouvel employé
• Départ d'un employé

Il existe deux modèles personnalisables à partir des Options, situés dans la section "Courriel aux intervenants". Ces derniers peuvent être personnalisés sans notre aide. Ils sont: 

• Nouvelle tâche reçue dans un des groupes dont l'intervenant est membre
• Tâche assignée à un intervenant

Pour effectuer des modifications, vous pouvez télécharger les fichiers en format .htm en cliquant sur le lien suivant :

 Modèles - Courriels de gestion des accès. 
 

Nous vous invitons à consulter l'article Wiki Solution automatisée de gestion des accès - Document de référence pour obtenir l'ensemble des informations sur la Gestion des accès dans Octopus.

Insertion d'un logo dans les modèles de courriel

L'éditeur de texte HTML permet d'ajouter facilement des images dans les modèles de courriel. 

Pour intégrer le logo, il faut simplement ajouter votre image à l'aide des fonctionnalités de l'éditeur.

Pour plus de détails sur la façon d'intégrer une image consulter la section Le traitement des images du wiki Outils de formatage html dans Octopus.

Ajout de décorateurs aux variables contenues dans les gabarits de courriels

Octopus permet l'ajout de "décorateurs", c'est-à-dire, le formatage du texte ou d'un lien Web.

Les valeurs permises sont;

• upper: transforme la valeur de la variable en MAJUSCULE
• lower: transforme la valeur de la variable en minuscule
• hyperlink: transforme la valeur de la variable en lien Web

Le caractère à ajouter pour l'utilisation de décorateur est la barre verticale "|" (pipe), sans les guillemets et sans espace séparant la variable.

À titre d'exemple, l'utilisation de cette variable dans ce format variable @Incident.BriefDescription|upper transformerait la valeur de @Incident.BriefDescription en majuscule. Le titre de la requête (@incident.BriefDescription) serait donc affiché dans le courriel envoyé en majuscule.

Dans le cas de l'hyperlien ( |hyperlink ), si la valeur est non vide, le résultat sera entouré d'une balise HTML "a". ex: www.google.com deviendra <a href="www.google.com">www.google.com</a>