Comment fonctionne l'ajout automatique de fichiers joints dans les CI ?

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Table des matières

Configurations
Fichiers

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Introduction

Que ce soit pour ajouter une procédure ou pour tout autre type de document, il est possible à partir de la configuration d'un type de CI de faire en sorte qu'à chaque fois qu'un nouveau CI de ce type est créé un ou plusieurs documents sont automatiquement ajoutés au nouveau CI. 

Ce qu'il faut savoir : 

Pour effacer un fichier joint que ce soit dans le type de CI ou dans le CI lui-même, il faut faire la sélection du fichier et utiliser le bouton Supprimer du clavier. 

Configuration

Pour accéder à la configuration, on doit avoir la permission d'administrer Octopus. 

  • À partir du menu Outils > Gestion des données de références > CI > Types. 
  • Aller dans l'onglet Fichiers joints du Type de CI. 
  • Ajouter, modifier ou supprimer les fichiers à joindre. 
  • Sauvegarder les modifications et Fermer. 

Noter que les intervenants doivent redémarrer Octopus pour avoir les modifications.

Voir en image

Utilisation

Chaque nouveau CI d'un type qui contient des fichiers joints aura automatiquement ces fichiers dans son propre onglet Fichiers joints. 

Que le CI soit créé : 

  • Manuellement
  • Avec l'action Dupliquer
  • Si le CI est modifier pour un autre type qui contient des fichiers joints
  • À l'aide d'un import
    • Avec ADSIReader
    • Avec DataImporter

Cette méthode n'ajoutera pas les fichiers joints aux CI déjà existants, seulement au prochains CI créés. 

Voir avec la création d'un CI

Voir avec l'action Dupliquer

Voir la modification du type de CI

 

Gestion des fichiers joints du CI

Il est important de comprendre comment les fichiers d'un CI sont gérés lors de certaines manipulations sur des CI qui ont des fichiers joints. 

Duplication d'un CI avec des fichiers joints de plus

Si on duplique un CI qui a d'autres fichiers joints en plus de ceux du type, les fichiers joints de plus seront ignorés lors de la duplication.

Le nouveau CI aura seulement le ou les fichiers joints qui proviennent du type. 

Voir en image

Changer le type d'un CI avec des fichiers joints de plus

Pour ne pas risquer d'effacer des données qui devraient être conservées, lors de la modification d'un type de CI, tous les fichiers joints d'un CI sont conservés, incluant ceux qui proviennent automatiquement du type. 

Si le nouveau type a des fichiers joints aussi, ils seront ajoutés. L'intervenant qui fait la manipulation aura à effacer manuellement les fichiers joints de trop au besoin. 

Voir en image

 

 

 

 

 

 

 

 

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