Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Il est maintenant possible de configurer vos cibles de prise en charge directement dans les écrans de configuration d'Octopus, sans avoir à communiquer avec notre équipe de support.

Vous pouvez configurer les cibles de SR par types de SR et les cibles des incidents par priorité si l'option de cibles de prise en charge a été activée.

Communiquer avec nous si vous n'avez pas encore activé les cibles de prise en charge et que cette option vous intéresse.

Pour apprendre comment faire la configuration, voir le Wiki Cibles de prise en charge. 

En réponse à une suggestion, nous avons ajusté l'espace entre les différentes sections des formulaires Octopus dans le champ Description détaillée de l'application ainsi que dans le champ Description du portail Web pour faciliter la lecture et la manipulation de l'information. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Une nouvelle action a été ajoutée au module changement pour créer rapidement une SR ou un incident à partir d'un changement. Ceci est particulièrement utile lorsque dans le contexte de votre projet, vous devez créer des demandes de services internes pour réaliser des portions du projet.

Pour en connaître plus sur ce sujet, voir le Wiki sur la Gestion des Changements. 

Ces nouveaux opérateurs vous permettent de créer des listes avec encore plus de flexibilité en ciblant mieux les enregistrements recherchés. 

Pour connaître les autres opérateurs disponible, voir la section Opérateur du Wiki sur la Recherche avancée. 

DataImporter peut maintenant reconnaitre et mettre à jour les enregistrements d'utilisateurs dans Octopus en utilisant le champ Courriel comme clé d'identification. Utilisez la nouvelle méthode "UserByEmail" dans la configuration du fichier XML de DataImporter pour utiliser cette option.

Il est possible depuis déjà longtemps de designer à quel centre de service sont acheminées les requêtes selon le site de l'utilisateur ayant soumis la requête. Il est maintenant possible de faire cette configuration par sous-site.

Normalement le mode de support externe (infogérance) n'offre pas la possibilité aux utilisateurs sur le portail Web de modifier leur site ni de faire la recherche de CI dans un site autre que le leur.

Une nouvelle option permet maintenant à l'utilisateur de modifier son sous-site et de faire la recherche de CI des autres sous-sites du même site racine que le sien.

Pour en apprendre plus sur ce mode de support, voir le Wiki Support en mode externe. 

Pour identifier l'utilisateur plus efficacement, le nom d'utilisateur Windows est maintenant disponible en plus du département et du site au moment de rechercher le nom d'un utilisateur lors de la création d'une nouvelle requête. De plus, il est possible de retirer le département ou le site des informations visibles ou d'en modifier l'ordre.

Communiquer avec nous pour activer cette option.

Le champ local de la fiche des utilisateurs a été agrandi pour en faciliter son utilisation.

Il est maintenant possible de faire désactiver le mode de lecture de code-barres. Communiquer avec nous si vous avez besoin de faire désactiver cette option.

Pour plus d'information sur le lecteur de code-barres, voir la section Utilisation d'un lecteur de code-barres du Wiki Gestion des actifs de service & des configurations. 

Les champs Demandeur et Utilisateur ont été ajoutés au texte contenu lorsqu'on utilise les boutons Envoyer par courriel et Copier dans le presse-papier disponible sur le côté droit des requêtes.

Pour plus d'information sur ces options, voir la section Boutons utiles du wiki  Création d'un incident ou Création d'une demande de service. 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Vous pouvez maintenant contrôler de manière plus granulaire les modifications aux comptes Octopus via deux permissions :

• Réinitialiser le mot de passe Octopus.
• Créer et modifier un compte Octopus.

Il existe maintenant un module d'extension (plug-in) pour permettre aux membres d'un même groupe d'utilisateur de voir les requêtes les uns des autres dans le portail Web. Les droits à la visibilité des requêtes sont octroyés par équipe dans les données de références. 

Communiquer avec nous pour plus d'informations sur cette option. 

Il est maintenant possible de permettre aux utilisateurs de modifier les champs Local, Titre et Numéro de téléavertisseur dans leur profil sur le Portail Web.

Communiquer avec nous pour activer cette option.

En plus du Nom du CI, les règles de détection peuvent maintenant identifier le CI par le Numéro de série, le Numéro d'inventaire ou par n'importe quel des attributs personnalisés dans le type de CI.

Vous pouvez maintenant utiliser un lecteur de code-barres pour charger rapidement la fiche d'un CI.

Utilisation :

Cliquer dans la zone de recherche rapide de n'importe quel module pour lui donner la cible et scanner un code-barres.

Si le code-barres correspond à un numéro de série d'un CI, la fiche du CI sera automatiquement affichée. Si le code-barres n'est pas reconnu, Octopus vous offre des options pour créer un CI ou lier le code-barres à un CI existant.

Pour plus d'information, voir la section Utilisation d'un lecteur de code-barres du Wiki Gestion des actifs de service & des configurations. 

La réouverture d'une tâche n'est permise que si la requête parent (SR, Changement, Problème) est à l'état Ouvert. Les tâches ayant l'option Peut être effectué après la complétion de la requête ne sont pas assujetties à cette nouvelle règle puisque ces tâches n'affectent pas la requête parente.

Dans les listes qui offrent la colonne Site, il est maintenant possible d'afficher les informations détaillées du site telles que l'adresse ou les heures de service. Il est aussi possible de faire des recherches sur ces champs.

Lorsqu'on envoie une activité par courriel, il est possible de faire une sélection de plus d'un utilisateur à la fois à partir de l'option Autre utilisateur... Auparavant, il n'était possible de sélectionner qu'un seul utilisateur à la fois. 

Pour plus d'informations sur la communication à travers les activités, voir le Wiki Les activités dans Octopus

. 

La recherche par date est maintenant plus flexible grâce à l'ajout des périodes nommées suivantes :

• Demain
• Les 2 prochains jours
• Les 5 prochains jours
• Les 10 prochains jours
• Les 30 prochains jours
• Les 60 prochains jours
• Les 90 prochains jours
• Les 60 derniers jours
• Les 90 derniers jours

Noter que les périodes de type Prochains incluent la date du jour (aujourd'hui).

Vous pouvez maintenant faire des recherches et produire des rapports en exploitant le champ Complété par pour les enregistrements de type tâche.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

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DataImporter permet maintenant l'importation des changements ainsi que toutes les données reliées (tâches, activités, pièces jointes et coûts).

Un nouvel élément sera bientôt disponible dans la section Spécifications des sources d’importation de la page Wiki DataImporter.

L'ordre des actions offertes pour un incident/SR a été revu pour accorder plus d'importance aux actions les plus souvent utilisées.

Un nouvel outil permet l'automatisation de workflow avec Octopus en utilisant le type de tâche Commande externe.

Pour en savoir plus, voir l'article Wiki ExternalCommandRunner - Exécution de tâches externes.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

La restriction de requêtes était auparavant possible par site seulement. Il était possible de limiter certains sites précis à ne pas pouvoir soumettre des types de SR et gabarits d'incidents selon une sélection appliquée.  

Dorénavant, cette restriction peut également être renforcée au niveau des sous-sites, ce qui permet un meilleur contrôle à plusieurs niveaux des sites. À titre d'exemple, un site principal pourrait avoir droit à certaines requêtes, mais si l'utilisateur provient d'un sous-site, il pourrait se voir attribuer une restriction plus sévère et ne pas voir les mêmes types de demandes ou gabarits d'incidents.
 

Dans le but d'améliorer les contrôles de l'application vers un contenu HTML plus complet, nous avons continué dans cette direction pour apporter également le changement à l'onglet Document de tous types de CI ayant le paramètre Est un document. Plus d'options et un meilleur formatage sont donc disponibles à l'utilisation.  

Prendre note qu'à partir du moment où votre champ sera converti en mode HTML (sélection faite par vous via l'application), vous ne pourrez plus revenir à l'ancien mode; la conversion est permanente.

Pour répondre au besoin manifesté par plusieurs d'entre vous, Octopus supporte dorénavant la notion de multiples comptes Windows pour le même utilisateur Octopus.

Le champ Nom d'utilisateur Windows servant à identifier le compte Windows correspondant de l'utilisateur pourra contenir plusieurs noms d'utilisateurs en les séparant par un point-virgule ( ; ). De cette façon, il ne sera plus nécessaire d'avoir plusieurs fiches d'utilisateurs Octopus pour gérer tous les comptes d'un même employé.

Un nouveau champ est maintenant disponible pour suivre l'avancement des tâches, des incidents et des SR. Le champ % de temps écoulé peut-être ajouté comme colonne dans vos listes ou dans les recherches avancées.

Cette colonne tient compte des éléments suivants :

• Les heures d'ouverture et les jours fériés
• Incident / SR
  • Date d'ouverture
  • Date d'échéance
  • Durée de suspension
• Tâche
  • Date de début réelle (date d'activation)
  • Date d'échéance

Il est important de noter que la valeur du % de temps écoulés de la tâche sera nulle si la tâche est : 

• annulée
• inactive
• ne contient pas de date d'échéance 

L'ajout de cette nouvelle colonne peut être utile dans une liste à laquelle vous pouvez vous abonner pour un meilleur contrôle sur les cibles de service manqué par des groupes qui n'accomplissent pas leurs tâches dans les délais. Pour plus de détails sur les abonnements, consulter le Wiki sur les notifications personnalisées.

Il est maintenant possible d'ajouter le supérieur immédiat du demandeur comme destinataire dans une tâche de notification. Au moment de l'activation de la tâche, Octopus utilise l'information dans la fiche du demandeur pour acheminer le courriel à la bonne personne. 

Si aucun supérieur immédiat n'est trouvé, une erreur sera enregistrée dans la tâche et visible dans la requête. 

Voir le Wiki de la Gestion des tâches pour en apprendre davantage sur les divers types de tâches et leur utilisation. 

Une nouvelle option permet de présenter le sondage à l'utilisateur au moment où il ferme sa requête pour lui éviter d'avoir à faire la fermeture et de remplir le sondage en deux étapes à partir du courriel de résolution.  

Prendre note qu'étant donné que l'action est déclenchée à partir du courriel de résolution adressé à l'utilisateur la connexion au portail se fait sans validation.

Pour plus d'information sur le sondage de satisfaction, consulter l'article Wiki Présentation du Sondage de satisfaction Octopus. 

Pour plus d'informations ou pour faire activer cette option dans votre environnement, communiquer avec notre Centre de services. 

Il est maintenant possible de modifier le nom des champs ou de retirer un ou plusieurs champs par défaut de l'onglet Documentation du module Changements. 

Champs par défaut :

Pour plus d'informations ou pour faire activer cette option dans votre environnement, communiquer avec notre Centre de services. 

Demandé par plusieurs clients (plus de 100 votes au forum), une nouvelle option va permettre de rendre les numéros de série des CI uniques. Une erreur sera reçue si on essaie de créer ou mettre à jour un CI dont le numéro de série existe déjà. Cette validation affecte les méthodes de création et de mise à jour suivantes : 

• Création et mise à jour manuelle directement dans Octopus
• Importation à partir de DataImporter
• WMIUpdater

Aucune validation n'est faite lors de l'activation de l'option sur les CI déjà existants, mais elle sera effectuée au moment de la modification. 

Pour activer cette option aller dans le menu Outils > Options et modifier l'option nommée Numéro de série d'un CI doit être unique. 

Pour faciliter la planification de projets d'envergures, le nombre de caractères possible dans la valeur des champs Effort estimé et Reste à faire des tâches sont passés de 00:00 à 0000:00. 

Option permettant de modifier le niveau de satisfaction et le commentaire ajouté par l'utilisateur pour le sondage de satisfaction. Pour être en mesure de faire cette modification, il faut détenir la permission Modifier les données sur la satisfaction. Une fois la permission accordée, une nouvelle action nommée Modifier les données sur la satisfaction sera disponible à intervenant.  

Lorsqu'on modifie les données sur la satisfaction, une fenêtre présente les données choisies par l'utilisateur dans la section du haut de la fenêtre et en bas, il peut faire les modifications. 

Deux nouvelles colonnes ont été ajoutées pour permettre de voir les données initiales sur la satisfaction : 

• Niveau de satisfaction initial
• Commentaire de satisfaction initial

Pour plus d'information sur le sondage de satisfaction, consulter la page Wiki Présentation du Sondage de satisfaction Octopus. 

Pour faciliter le suivi des requêtes ouvertes, les utilisateurs ayant un grand nombre de requêtes ont maintenant accès, sur le portail Web, à une fenêtre de recherche. Elle est accessible dans le haut de la page et permet de faire la recherche de requêtes ouvertes par numéro, sujet ou description. 

Dans la recherche avancée, on peut utiliser les touches CTRL + A sur le clavier pour sélectionner ou désélectionner tout à partir d'une boîte de choix multiple. 

Pour connaître d'autres raccourcis dans Octopus, visiter la page Raccourcis Octopus. 

On peut maintenant filtrer les types de CI qui seront présentés à l'utilisateur lorsqu'il remplit un formulaire.

Cette option va aider l'utilisateur dans sa recherche, puisqu'elle va présenter seulement les types de CI pertinents pour son type de problème ou de demande. Par exemple, on permet seulement de rechercher parmi les stations de travail et les portables pour une requête concernant un problème avec le courriel soumis par un utilisateur.

Pour savoir comment utiliser cette nouvelle option, voir le Wiki Création de formulaires personnalisés dans Octopus. 

Il est maintenant possible de recevoir une notification personnalisée basée sur une liste dans Octopus. 

Deux situations peuvent déclencher la notification à partir d'une liste :

• Un nouvel élément ajouté à la liste. 
• Une valeur visible dans la liste a été modifiée.
  • Cette notification se base sur les colonnes présentes dans la liste. 

La portée de cette nouvelle option est grande, puisqu'elle va permettre de suivre de manière automatisée les éléments qui sont importants pour le bon fonctionnement des services. 

Pour ajouter une notification à une liste :

1. Faire un clic droit à partir de la liste et sélectionner Abonnement. 
2. Sélectionner la méthode de notification.
3. Valider si une notification doit être envoyée pour les changements aux données de la liste.
4. Confirmer avec OK.

La notification sera envoyée en avec le format suivant : 

• Le sujet de la notification contient le nom de la première colonne de la liste
• Le contenu de la notification contient toutes les colonnes de la liste

Pour plus d'information, consulter la page Wiki sur les Notifications personnalisées.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

À partir de la version 4.1.200, l’application Octopus et le portail Web nécessitent Windows XP SP3 ou plus récents.

Le formulaire de création d'un CI permet maintenant de spécifier la catégorie du CI. 

 

Il est maintenant possible de voir la feuille de temps en format calendrier pour un autre intervenant.

Utilisez la liste déroulante située en haut à droite du calendrier pour changer d'intervenant.

Une option maintenant disponible permet d'indiquer à Octopus que les CI reliés à un utilisateur ne doivent pas être retirés lors de la désactivation de l'utilisateur. Ceci peut être utile dans le cas d'un départ temporaire ou pour conserver l'historique un certain temps.

Contactez-nous pour faire activer cette option.

Nous avons ajouté la possibilité d'indiquer s'il s'agit d'un compte partagé lors de l'importation d'un utilisateur.

Pour connaître les spécifications d'importation d'un utilisateur, vous pouvez vous référer à l'article suivant : DataImporter - Importation des utilisateurs

Dans certain environnent, le département est associé à un nom et un numéro, ce qui fait qu'au fil du temps, le nom pourrait être modifié, mais le numéro du département restera le même. 

Le champ Numéro a été ajouté au nœud Départements des données de référence et peut être utilisé de la manière suivante : 

• Synchronisation avec une source externe, comme un logiciel RH, à partir de DataImporter.
• Utiliser dans les recherches avancées.
• Ajouter dans les listes comme colonne

Ceci pourra simplifier vos recherches et rapports en gardant le numéro de département comme constante dans vos données. 

Nous avons ajouté la possibilité de faire l'importation des départements avec DataImporter pour faciliter la configuration de départ, la mise à jour des départements et la synchronisation avec une source autre que AD. 

Si vous utilisez DataImporter pour faire la synchronisation de vos utilisateurs ou de vos CI avec une source qui associe le nom d'un département avec un numéro de département, vous pourrez plus facilement mettre à jour les départements lorsque les noms changent à la source. De plus, vous éviterez d'avoir à fusionner le nouveau département créé lors de la synchronisation avec le nouveau nom. 

Vous n'aurez qu'à ajouter le numéro du département dans les données de références d'Octopus avant de modifier le nom du département à la source et lors de la synchronisation, Octopus fera le lien entre avec le numéro de département et mettra le nom à jour avec la nouvelle appellation. 

Pour connaître les spécifications d'importation des départements, vous pouvez vous référer à l'article suivant : Importation des départements.

Si vous êtes de ceux qui ont toujours une multitude d'onglets ouverts et devez naviguer d'un bout à l'autre de la liste avec les flèches, cette option est pour vous!

À partir de la fiche utilisateur dans l'onglet Octopus, cocher la case Onglets multi-lignes et les onglets seront présentés comme suit : 

Améliorer vos procédures avec le nouvel éditeur HTML disponible dans cette option.

Les éléments suivants peuvent être ajoutés à vos procédures pour faciliter la consultation par les intervenants : 

• Numérotation
• Puces
• Gras, soulignement, italique
• Images
• Lien hypertexte

La procédure apparaîtra en format HTML dans la fenêtre et sera copiée en format texte brut si elle est ajoutée dans une activité. 

Suite à la mise en place de la gestion des efforts, certaines modifications ont été apportées pour optimiser son utilisation.

• Pour simplifier la sélection des efforts non comptabilisés, maintenez la touche CTRL enfoncée lorsque vous ajoutez des efforts; la fenêtre Détail des efforts non comptabilisés sera affichée vous permettant de sélectionner les efforts à inclure dans l'activité. Ainsi, lorsque vous appuyez sur OK, la fenêtre d'activité contiendra les efforts sélectionnés.
• Pour accélérer l'accès aux détails d'une requête, double-cliquez sur le compteur pour ouvrir la fenêtre Détail des efforts non comptabilisés directement.
• Lorsque l'on sélectionne le type d'activité à partir de la fenêtre Détail des efforts non comptabilisés, le texte du type d'activité ne sera proposé que si la note n'a pas été modifiée manuellement.
• Lors de la création d'une activité à partir d'efforts, le texte de l'activité contiendra l'union des notes des efforts sélectionnés.

Référez-vous à l'article sur la Gestion des Efforts pour en savoir plus.

Octopus offre la possibilité de pousser la valeur sélectionnée dans un champ de type liste directement vers la catégorie d'un incident.

• Les valeurs présentées à l'utilisateur doivent être présentes dans la liste de catégorie déjà configurée dans les données de référence.
• Si la catégorie sélectionnée par l'utilisateur est inexistante ou ambiguë, la catégorie de l'incident restera vide.

Référez-vous aux articles sur la Création d'un incident et sur la Création de formulaires personnalisés.

Lorsque les utilisateurs créent de nouvelles requêtes, le champ Service permettant de choisir l'équipe n'apparait que si le portail Web est activé pour plus d'une équipe et que l'utilisateur a accès à au moins un formulaire.

Référez-vous au Fonctionnement du Portail Web pour en savoir plus.

La sécurité entourant la permission Modifier mon profil a été renforcé de la manière suivante :

• Un utilisateur avec cette permission peut modifier uniquement les rôles associés à la licence Utilisateur final.
• Un utilisateur avec cette permission peut modifier uniquement ses groupes d'utilisateur.

De cette manière, un utilisateur n'est pas en mesure de modifier ses rôles ou groupes de techniciens pour se donner davantage de permissions.

Pour faire la modification de l'appartenance aux rôles associés à la licence standard ou aux groupes d'assignation, il faut détenir la permission Créer et modifier un compte Octopus.

Référez-vous à la Gestion des rôles pour plus de détails sur l'assignation des permissions dans Octopus.

Octopus offre la possibilité de pousser le contenu saisi à partir de champs de type Texte et Texte long directement vers des champs de la requête.

• Les champs textes peuvent être envoyé vers le champ sujet ou le champ description détaillée de la requête.
• Si vous aviez des champs nommé sujet ou description dans vos formulaires, ceux-ci s'en allaient automatiquement dans les champs correspondants de votre requête.
  • Vos formulaires ont été automatiquement mis à jour pour utiliser la nouvelle façon de faire.
  • L'ancienne façon de faire n'est plus utilisable. Vous pouvez donc renommer ces champs pour faciliter vos formulaires.
• Le sujet alternatif et l'option de destination sujet sont mutuellement exclusifs.
  • Si vous utilisez la fonction de sujet alternatif, l'option de destination n’est pas disponible.
  • Si vous avez configuré un champ dont la destination est le sujet, l'option du sujet alternatif ne sera pas éditable.
  • Le sujet alternatif a préséance sur l'option de destination.

Le champ sujet alternatif donne maintenant accès aux champs personnalisés configurés dans votre formulaire lorsque vous utilisez la touche F3.

Octopus supporte maintenant la copie de texte selon le format texte (créant un fichier de type .txt) en plus du format de texte riche (créant un fichier de type .rtf).

Pour utiliser cette fonctionnalité, allez dans un onglet de pièces jointes et utilisez le petit triangle situé sous le bouton Coller.

Suite à la mise en place de la gestion des efforts, certaines modifications ont été apportées pour en simplifier l'utilisation.

• Lorsque le chronomètre est en mode démarrage automatique, l'effort d'une activité ayant moins d'une minute sera arrondi à 00:01. 
• L'application va indiquer un avertissement lorsque la somme des efforts dépasse 99h59, de manière à permettre à l'intervenant de prendre action pour éviter la perte d'effort :
  • S'il s'agit de plusieurs enregistrements d'efforts inutilisés, vous pourrez faire une sélection d'effort multiple totalisant moins que la taille maximale.
  • S'il s'agit d'un seul enregistrement d'effort inutilisé portant sur plus que 99h59, l'intervenant devra créer autant d'enregistrement d'effort requis pour y répartir le trop grand nombre d'heures.

Pour plus de détails, référez-vous à l'article sur la Gestion des Efforts.

Le journal créé suite à l'exécution d'un des outils d'administration a été bonifié de manière à détailler ce qui a été utilisé comme paramètres. L'analyse des paramètres n'est présentée que dans le fichier de journal et ne sera pas présente à l'invite de commande.

• Une section présente les arguments supportés dans la commande (supported arguments).
• Une section présente les arguments non supportés dans la commande (unsupported arguments).

Pour en savoir plus sur la journalisation, référez-vous aux différents articles portant sur les outils d'administration :

• ADSIReader - Importation à partir d'ActiveDirectory.
• DataImporter - Importation à partir de source de données externes.
• GetDB - Obtention d'une copie de votre base de données Octopus.
• MailIntegration - Création d'incidents ou d'événements à partir de courriels.
• WMIUpdater - Actualisation de la configuration des ordinateurs.

Lorsqu'un intervenant crée des requêtes en utilisant les formulaires, les questions et réponses du formulaire sont dans la langue de l'intervenant qui n'est pas toujours le même que celle de l'utilisateur.

Pour pallier ceci, nous avons créé un paramètre qu'on ajoute dans les propriétés du raccourci, qui indique dans quelle langue on veut démarrer Octopus.

Un intervenant peut donc avoir deux raccourcis, par exemple un en français et l'autre en anglais et travailler dans deux Octopus en même temps pour utiliser la langue correspondant à l'utilisateur. 

• Faire un clic droit au raccourci et ajouter le paramètre /language à la fin du champ cible, suivi du code de langue. 
  • /language:fr
  • /language:en
  • /language:pt

​

La sécurité entourant la permission Modifier les données communes à toutes les équipes a été renforcée de la manière suivante :

• Un utilisateur qui n'a pas cette permission ne peut pas l'ajouter à un rôle.
• Un utilisateur qui n'a pas cette permission ne peut pas s'ajouter un rôle contenant la permission.

De cette manière, un administrateur limité à la configuration d'une équipe ne peut pas se donner plus de droits, outrepassant ses accès.

Les messages d'erreur ont été précisés au sein des données de référence lorsqu'une suppression n'est pas permise. Ces messages d'erreur vont guider un administrateur à désactiver correctement les données qu'il aurait voulu supprimer.

Vous allez avoir plus de facilité à contrôler l'effort à mettre dans vos activités avec l'arrivée du nouveau chronomètre pour gérer vos efforts !

La gestion des efforts qui s'affiche dans toutes les fenêtres d'importance peut être configurée pour démarrer et s'arrêter automatiquement. Parce que le chronomètre ne cumule du temps que dans une seule requête à la fois, il va traquer adéquatement le temps passé sur chaque requête.

Lorsque vous ajoutez une activité, les efforts comptabilisés de cette requête sont proposés. Vous pouvez manuellement sélectionner les efforts à consommer, ajuster le temps passé sur la requête, typer et annoter les efforts ou les retirer.

Pour plus de détails, référez-vous à l'article sur la Gestion des Efforts.

En lien avec la gestion des efforts, Octopus offre deux manières de présenter l’effort des intervenants :

• Le calendrier des efforts ; nouvel affichage graphique.
  • Offre une vue graphique à la fois des activités ayant de l’effort, des efforts non comptabilisés et les périodes où l’effort est manquant.
  • Présente le calendrier de l’intervenant en cours et est navigable dans le temps.
  • Disponibles sous le menu Fichier > Feuille de temps (calendrier).

• La feuille de temps en format rapport.
  • Offre le même rapport de feuille de temps qu’avant.
  • Permet de sélectionner l’intervalle à présenter.
  • Désormais disponible sous le menu Fichier > Feuille de temps (rapport).

Le format du fichier de base de données obtenu via le menu Option > Obtenir la base de données où l'outil d'administration GetDB a été modifié.

Plutôt que de fournir un fichier .bak archivé dans un fichier zippé (.zip), le format sera dorénavant un fichier .bak compressé directement par SQL lui-même. Ceci n'affecte en rien la taille du transfert à effectuer pour obtenir le fichier, mais entraine une réduction des étapes lors de la restauration dans un serveur.

Nous vous invitons à consulter l'article portant sur GetDB pour plus d'informations à ce sujet.

Les requêtes créées manuellement à partir d'un gabarit d'incident ou d'un type de SR se verront attribuer automatiquement le sujet alternatif si celui-ci est configuré. Cette modification implique quelques particularités :

• Si le gabarit a un sujet alternatif configuré, le champ sujet lors de la création de la requête indiquera Le sujet sera généré à la sauvegarde.
• Si le sujet alternatif fait référence à des champs contenus dans le formulaire personnalisé, celui-ci sera automatiquement identifié comme étant obligatoire.
• Il est possible de laisser l'utilisateur saisir le sujet en ajoutant un champ personnalisé nommé Sujet. Si un tel champ existe, le sujet alternatif sera ignoré. 

Consultez l'article Sujet Alternatif pour de plus amples renseignements.

Des modifications ont été apportées à la gestion des conditions de tâches et d'affichage de champs :

• La complétion du formulaire est uniquement obligatoire s'il existe des conditions à partir des réponses du formulaire directement dans le formulaire ou pour la création de tâches, par opposition à des champs relatifs à la requête.
• Les conditions de création des tâches ou de l'affichage de champs de formulaire permettent d'utiliser une virgule pour séparer différents éléments valides (OU logique) plutôt que d'avoir à utiliser l'opérateur @OR. Par exemple :
  • Réagir à deux différents items d'une liste de valeur.

    [AccessDistant.TypedAccess] = VPN, Citrix

  • Réagir à deux différents items, lorsqu'un d'eux contient des espaces.

    [AccessDistant.TypedAccess] = "VPN", "Citrix", "VPN & Citrix"

La recherche rapide (où la portion répétée du numéro de requête pour l'équipe courante peut être omise) fonctionne maintenant dans les relations interrequêtes.

Les requêtes contenant des tâches d'approbation initiales vont afficher l'ensemble des approbations requises, plutôt que de présenter uniquement l'approbation de la première tâche. De cette façon :

• Si plusieurs tâches d'approbation nécessitent le choix d'un approbateur, ceux-ci vont apparaitre dans la section d'approbation.
• Si des tâches d'approbations sont conditionnelles à certains champs du formulaire, la section d'approbation va se mettre à jour automatiquement.
• L'absence d'une tâche d'approbation selon ses conditions de création pourra annuler ses tâches dépendantes en utilisant l'option Annule les tâches dépendantes lors d'une annulation, à ne pas confondre avec l'annulation des tâches dépendantes lors d'un refus.

Pour de plus amples renseignements, consultez le document de référence portant sur les Approbations automatisées.

Octopus supporte officiellement l'hébergement de sa base de données, pour les clients locaux, sur Microsoft SQL Serveur 2014.

N'hésitez pas à communiquer avec nous si vous désirez migrer votre base de données vers une version plus récente de SQL.

Un nouveau type de champ commentaire permet d'insérer des blocs de texte à contenu libre dans vos formulaires. Les champs commentaires peuvent être affichés conditionnellement, en fonction des valeurs saisies dans les autres champs du formulaire.

Pour plus de détails, référez-vous à la Création de formulaires personnalisés dans Octopus.

On peut utiliser le glisser-déplacer (drag-and-drop) pour réorganiser plus simplement la structure des sites.

Le mode d'authentification alternatif pour les utilisateurs non reconnus traite maintenant les comptes partagés (générique). Ainsi, si un utilisateur se présente au portail Web avec un compte identifié comme générique dans la fiche utilisateur, le système va le rediriger vers la page d’authentification (mode 2 : nom d’usager, mot de passe) plutôt que de lui refuser l'accès en indiquant qu'il ne peut pas utiliser un compte partagé.

Pour plus d’information, référez-vous à l’article portant sur les Modes d’authentification du portail Web.

Contactez-nous pour faire activer cette option.

La configuration du fichier de correspondance d'un champ AD vers le champ Site d'Octopus permet maintenant que la valeur dans AD soit indiquée avec les sous-sites en séparant chaque niveau par une barre verticale de la manière suivante :

Site | Sous-site | Sous-site

Pour plus d’information, référez-vous à l’article ADSIReader - Importation à partir d’Active Directory.

Dans le journal des activités de WebTech, les activités ayant été envoyées par courriel affichent maintenant les destinataires du courriel.

Pour plus d’information, consulter l’article Portail Web pour les ouvriers des ressources matérielles.

Vous allez sans doute encore plus apprécier configurer vos formulaires Web!

L'écran de configuration maintenant jumelé avec celui de visualisation permet de voir vos modifications en direct. De plus, l'écran pour la définition des champs peut être redimensionné, les sections propres à chaque champ s'ouvrent pour travailler dans un écran avec plus d'espace et de facilité. Améliorer vos formulaires Web deviendra un jeu d'enfant.

Pour plus de détails, référez-vous à l’article portant sur la Création des formulaires Web personnalisés.

Plus de raison de ne pas bonifier vos gabarits de courriels et autres messages Octopus pour améliorer la communication avec vos utilisateurs, grâce au nouvel éditeur HTML.

À la fois convivial et simple d'utilisation, le nouvel éditeur présente des fonctionnalités qui ne nécessitent aucune compétence en HTML. L'édition est aussi simple que Word.

Le nouvel éditeur est disponible dans les fonctionnalités suivantes :

• Annonce du portail Web.
• Annonce interne.
• Instructions d'un gabarit d'incident et d'un type de SR.
• Instructions d'un champ dans les gabarits d'incident et types de SR.
• Édition des gabarits de courriel.

Dans l'onglet tâche ou l'onglet CI d'une requête, la fonction Ouvrir la liste dans un onglet du menu contextuel va ouvrir cette même liste directement dans un nouvel onglet. Par exemple, cette option pourrait faciliter le suivi d’un changement contenant beaucoup de tâches.

Le module problème a été modifié pour imposer les règles de fermeture. Une requête de type problème ne peut être fermée que lorsque toutes les tâches qui la composent ont été complétées, annulées ou que la tâche est marquée Peut être effectuée après la complétion de la requête.

Les permissions Modifier un utilisateur et Créer et modifier un compte Octopus ont été découplé de manière à ce que la permission de modification des utilisateurs ne soit pas préalable à la création et modification des comptes Octopus.

De cette manière, les options des comptes Octopus peuvent être ajustées par certains intervenants sans leur donner le droit de modifier les informations propres aux utilisateurs. Ceci reflète la réalité des équipes synchronisant les données d’utilisateurs à partir d’un autre système (notamment Active Directory) ou dans une compagnie utilisant multiples équipes.

Comme dans l'application Windows, WebTech permet d'ajouter un contact provenant d’un fournisseur actif aux destinataires d'une activité.

Pour plus d’information sur l’utilisation de WebTech, référez-vous à l’article Portail Web pour les ouvriers des ressources matérielles.

La visualisation des rappels associés à des requêtes créés par d’autres intervenants est maintenant possible :

• La permission Visualiser les rappels des autres intervenants permet de voir les notes.
  • Le nom du propriétaire a été ajouté au rappel.
  • On peut créer des listes qui affichent les rappels des autres utilisateurs.
• On peut aussi permettre la gestion complète en octroyant les permissions Modifier les rappels des autres intervenants et Supprimer les rappels des autres intervenants.

Pour plus d'information, consultez l'article sur la Gestion des rappels dans Octopus.

Des améliorations ont été apportées à la gestion des conditions dans les formulaires Web personnalisés :

• Conditions qui ciblent des champs de l'incident (site, demandeur, utilisateur, gabarit).
  • Par exemple, un champ peut avoir comme condition d'affichage :
    @Incident.Querent.Site = Montréal
• Conditions qui comparent des valeurs texte (en plus des valeurs de liste déroulante).
  • Par exemple, un champ peut avoir comme condition d'affichage :
    @Incident.Querent.Site.ShortName = "Mtl"
• Conditions qui comparent des valeurs contenant des virgules en utilisant des guillemets pour isoler les valeurs.
  • ​Par exemple, un champ peut avoir comme condition d'affichage :
    @Incident.Site = "Québec, Canada", "Ontario, Canada"

L’affichage du journal d’activité est passé automatiquement au format moderne (à bulles) en vue du retrait du mode d’affichage classique. 

Si le journal moderne ne répond pas à vos attentes, vous pouvez retourner au mode classique en changeant vos préférences dans votre fiche utilisateur. Toutefois, si vous faites ce choix, il est essentiel de nous contacter pour nous faire part de vos commentaires. Le retrait du mode classique est éminent et avant de le retirer de manière définitive nous voulons comprendre votre point de vue et tenter d'améliorer le format moderne pour vous offrir la meilleure expérience qui soit.

Journal Classique


Journal Moderne

Le format de courriel est passé automatiquement au mode HTML en vue du retrait du format texte brut.

Si le format de courriel HTML ne répond pas à vos attentes, vous pouvez retourner au mode texte brut. Toutefois, si vous faites ce choix, il est essentiel de nous contacter pour nous faire part de vos commentaires. Le retrait du format texte brut est éminent et avant de le retirer de manière définitive nous voulons comprendre votre point de vue et tenter d'améliorer le format HTML pour vous offrir la meilleure expérience qui soit.

Octopus demande maintenant de confirmer l'annulation si vous fermez un écran dans lequel vous avez saisi de l'information, soit à partir du bouton Annuler ou de la touche Escape.

Dans les organisations où plusieurs services utilisent Octopus, il y a une plage de numéro pour chaque service (plage 1000 à 999 999, plage 1 000 000 à 1 999 999, plage 2 000 000 à 2 999 999, etc.). La recherche rapide permet maintenant de trouver une requête à partir de son numéro court (7854) plutôt que son numéro long (3007854).

Il est possible de désactiver les fournisseurs ou contacts avec lesquels vous ne faites plus affaire. Ceux-ci n’apparaîtront plus dans les listes y faisant référence.

Des options sont disponibles pour contrôler l’assignation lors de la résolution et de la réouverture :

• Désactiver la réassignation automatique au centre de service lors de la résolution. Par défaut, les incidents/SRs résolus sont automatiquement assigné au Centre de Service. En désactivant l'option, l'assignation demeure au même groupe, c'est à dire, au groupe ayant résolu la requête. Dans les deux cas, l'intervenant sera retiré.
• À la réouverture, activer la réassignation automatique à l’intervenant ayant effectué la résolution. Par défaut, les incidents/SRs rouverts ne se font pas réassigner à un intervenant. En activant cette option, la requête sera réassignée à l'intervenant ayant effectué la résolution, si celui-ci fait partie du groupe d'assignation.

Le portail Web offre trois langues par défaut : Français, Anglais et Portugais. Une option est disponible pour masquer les langues que vous ne souhaitez pas offrir aux utilisateurs.

Contactez-nous pour modifier cette option.

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Le calcul de l'effort moyen a été modifié dans les rapports KPI. Le délai moyen de résolution utilisait anciennement la colonne Délai de résolution. La nouvelle méthode de calcul utilise maintenant la colonne Délai de résolution (sans suspension).

Si vous utilisez les rapports KPI de manière périodique pour tracer l'évolution de la performance de vos équipes, vous devrez générer des rapports historiques pour pouvoir maintenir les comparaisons. Cependant, de nouvelles modifications auront lieu dans la prochaine version de l'application.

Tout comme les demandes de service, les incidents peuvent être marqués confidentiel. Pour plus d'information, référez-vous à l'article traitant des requêtes confidentielles.

La création d'incidents à partir de courriel peut être désactivée, renvoyant un message de refus à l'utilisateur. Ainsi, MailIntegration peut être utilisé uniquement pour la correspondance avec les utilisateurs.

Pour savoir comment désactiver la création d'incidents, référez-vous à l'article MailIntegration pour l'explication des balises dans la section Fichier de configuration (XML). La désactivation de création d'incidents doit se faire à partir du fichier XML.

Les colonnes faisant référence à des attachements ont été renommées pour maintenant faire référence à des fichiers joints.

Lorsqu'un intervenant enregistre une activité, il peut utiliser l'action Travail d'équipe pour sélectionner les autres intervenants ayant participé à l'activité.

Ceci enregistrera l'effort associé pour chaque intervenant, affectant l'effort total de la requête et la feuille de temps de chaque intervenant.

Il faut détenir la permission Créer une activité au nom d'un autre intervenant pour avoir accès à cette fonctionnalité.

Pour plus d'information, référez-vous à l'article wiki sur Les activités dans Octopus. 

On peut désactiver les catégories et sous-catégories dont on ne se sert plus en utilisant la case à cocher Actif.

Les incidents et rapports qui utilisaient des catégories et sous-catégories désactivées continuent d'afficher l'ancienne information.

Si on modifie la catégorisation après qu'une catégorie ou sous-catégorie ait été désactivée, les valeurs inactives ne feront plus partie de la liste de choix.

Les listes de valeurs peuvent être créées et modifiées à même la création d'un formulaire, plutôt que d'avoir à les créer d'avance.

Analyser l'impact de la modification d'une liste de valeur en consultant l'onglet Utilisation qui présente tous les Formulaires Web y faisant référence.

Importer vos listes de valeurs avec DataImporter, ceci peut être utile pour alimenter des listes à partir d'une source de données externes. Référez-vous à l'article de DataImporter -Importation des Listes de valeurs pour en savoir davantage.

La création des formulaires Web personnalisés a été simplifiée par l'introduction du concept de listes de valeurs pour les listes déroulantes et les boutons radio. La présentation visuelle du formulaire, quant à elle, n'a pas été altérée.

Lors de l'édition d'un formulaire Web personnalisé, les colonnes Valeurs français et Valeurs anglais ont été remplacées par la colonne Source, faisant référence à la liste de valeurs. La modification des listes de valeurs se fait par l'entremise des données de référence dans Général > Listes de valeurs.

Pour en savoir plus, consultez l'article sur les Listes de valeurs.

Le Portail Web traite et présente correctement les valeurs de type date et heure que l'utilisateur saisit dans le portail Web (par exemple pour une réservation ou pour l’heure d’ouverture de la requête). Référez-vous à l’article sur les fuseaux horaires pour en savoir plus.

Pour utiliser la fonctionnalité du fuseau horaire, vous devez assigner votre fuseau horaire principal dans les options, le fuseau horaire de chacun de vos sites dans les données de référence au besoin, ou même un fuseau horaire propre à certains utilisateurs (via l’onglet Octopus de la fiche Utilisateur).
 

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

Plusieurs améliorations intéressantes ont été apportées au module de Gestion des changements : 

• Catégorie de changement
• États & transitions
• Gabarit de changement
• Modification aux tâches de changements

Voir l'article Gestion des changements - Module Octopus pour plus d'informations.

Il est aussi possible de consulter l'article Gestion des changements - Processus ITIL sur lequel Octopus s'est basé pour améliorer son module des changements.

Dans le but de livrer plus facilement les changements tout en minimisant l'impact sur l'infrastructure et les utilisateurs, le calendrier de déploiement est un outil très utile. Il permet de visualiser les déploiements prévus et à venir ainsi que de voir si un ou plusieurs services seront interrompus.

Voir l'article Calendrier de déploiements pour plus d'informations.

Possibilité de voir le diagramme complet des relations d'un CI.

Pour plus d'information, consultez l'article Comment utiliser la CMDB graphique.

La gestion des tâches en mode graphique remplace le mode édition.

Pour tous les détails concernant les tâches, voir l'article Gestion des tâches.