Notes de version

Version en production


4.2.210

Corrections d'anomalies et amélioration de la performance

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

4.2.200

SR | Création de SR automatisé à partir de MailIntegration

Vous pouvez maintenant automatiser la création de SR à partir d'un système externe capable d'acheminer des courriels (sera supporté dans Octopus bientôt). Le fonctionnement est simple :

1. Configurer le système externe pour envoyer un courriel dont le contenu répond au format prévu à une nouvelle adresse courriel.

2. Configurer une nouvelle tâche avec MailIntegration pour traiter les messages de cette boite courriel.

Cette fonctionnalité permet de créer des SR en spécifiant les champs personnalisés du gabarit, ce qui permet de déclencher les bonnes tâches selon le type de SR spécifié.

Communiquer avec nous pour avoir plus de détail sur les possibilités et sur la configuration de cette option. Un article avec plus d'information sera disponible bientôt. 

Portail Web | Niveau maximum de sous-sites

Il est maintenant possible de spécifier le nombre maximum de niveaux de sous-sites que le demandeur peut spécifier dans une demande. Ceci est pratique pour éviter d'aller trop loin dans l'arborescence des sites.

Par exemple, si les locaux sont au niveau 4 et que vous ne voulez pas que le demandeur spécifie l'emplacement avec autant de détails, indiquer un maximum de 3.

Lorsque vous configurez un formulaire, il suffit d'ajouter un Nombre de niveaux maximum au champ de type Site

MailIntegration | Approbation avec réponse par courriel d'un délégué Outlook

MailIntegration reconnait maintenant les délégués dans l'envoi de courriel.

Si une personne utilise cette fonctionnalité à partir de son courriel, pour l'approbation d'une requête au nom de quelqu'un d'autre, le système reconnaitra la situation et traitera l'approbation adéquatement.

Le message dira « Nom la personne déléguée » de la part de « Nom de la personne qui a reçu l'approbation »

Incidents majeurs | Classification plus rapide des requêtes enfant

Quand un incident majeur se produit, il est souvent fastidieux de classifier tous les incidents que les utilisateurs créent pour rapporter la même situation.

La fonctionnalité de relation parent-enfant entre l'incident majeur et les multiples incidents créés par les utilisateurs permet maintenait une classification automatique des enfants.

Lors de la mise en relation d'un incident parent avec un ou plusieurs incidents enfant, les informations de classification de la requête parente sont assignées automatiquement aux requêtes enfants.

Les champs copiés sont les suivants :

  • Priorité
  • Impact
  • Urgence
  • Catégorie / Sous-catégorie
  • Service
  • CI en cause

Services | Historique des requêtes liées à un service

Dans un catalogue de service typique, vous créez des CI de type Service et vous associez chaque type de SR au Service auquel il appartient.

L'onglet Requêtes d'un CI de type Service inclut maintenant aussi les requêtes dont le type de SR pointe sur ce service.

Vous pouvez ainsi répondre rapidement à la question « Quelles sont toutes les demandes que j'ai reçues pour mon Service Courriel »?

4.2.190

Corrections d'anomalies et amélioration de la performance

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

4.2.180

MailIntegration | Approbation par courriel possible avec un groupe de type pool d'approbateurs

Depuis longtemps déjà, lorsqu'un approbateur unique reçoit une demande d'approbation et que MailIntegration a été déployé, on peut faire l'approbation en répondant « oui » ou « non » dans le courriel. 

Cette option fonctionne maintenant aussi lorsqu'au départ l'approbation est envoyée à un pool d'approbateurs dans les conditions suivantes : 

  • La tâche doit être assignée en mode Directe à un groupe de type pool d'approbateurs.
  • La tâche ne doit pas être préalablement assignée directement à un approbateur.
  • L'action d'approuver ou de refuser la tâche aura pour effet d'assigner celle-ci au répondant.

4.2.170

Communication | Plus de facilité pour communiquer avec l'intervenant d'une tâche

 

Lors de l'envoi d'une activité par courriel, la liste des choix rapide nous permet de communiquer rapidement avec la personne responsable d'une requête sans avoir à vérifier le nom. 

L'intervenant de la tâche est maintenant disponible dans la liste des choix pour faciliter la communication.

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Permissions | Ajustement des permissions pour modifier le champ Afficher les requêtes de tous les groupes dans les listes normalement filtrées selon les groupes

Nous avons ajusté les permissions requises pour permettre à un intervenant de modifier le champ Afficher les requêtes de tous les groupes dans les listes normalement filtrées selon les groupes

Un intervenant doit maintenant avoir une des deux permissions suivantes pour pouvoir modifier le champ : 

  • Administrer Octopus
  • Créer et modifier un compte Octopus

Pour connaître la liste complète des permissions Octopus, voir la section des Permissions du Wiki sur la Gestion des rôles

 

4.2.160

SR | Configuration par type de l'option Résolution automatique

 

Il existe depuis longtemps une option globale nommée Résolution automatique des demandes de service (SR) qui permet de résoudre automatiquement les SR dès que la dernière tâche est complétée ou annulée.

Il est maintenant possible de configurer cette option pour un type de SR spécifique à partir de l'onglet Avancé.

Voir en image

 

Portail Web | Listes d'utilisateurs avec information complémentaire

Il est maintenant possible de configurer l'information affichée dans les listes d'utilisateur affichées dans le portail Web.

Les champs disponibles sont :

  • [user.logon] - Nom d'utilisateur Windows
  • [user.department] - Dernier niveau de département
  • [user.site] - Dernier niveau de site
  • [user.jobtitle] - Titre
  • [user.departmentfullname] - Nom de département complet, incluant les sous-départements
  • [user.fullphone] - Numéro de téléphone avec poste

Communiquez avec nous pour en savoir plus sur cette option.

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MailIntegration | Attribution du gabarit pour les incidents créés via MailIntegration

Quand un incident est créé à partir d'un courriel traité par MailIntégration, il est créé sans gabarit.

Une nouvelle action nommée Sélectionner le gabarit permet maintenant de sélectionner un gabarit d'incident et de remplir le formulaire lié au gabarit.

Voir en image

4.2.150

Rapports et statistiques | Amélioration du paramétrage de certains graphiques

Les paramètres de filtrage offerts pour ces graphiques ont été standardisés :

  • Types de requêtes par mois
  • Répartition des types de requêtes
  • Répartition des requêtes planifiées
  • Réalisation cumulative des requêtes planifiées
  • Délai moyen de prise en charge et de résolution par mois

Pour en savoir plus sur ces rapports, voir le Wiki Module Rapports et statistiques

 

CMDB | Ordre des attributs d'un CI est maintenant configurable

Vous pouvez maintenant gérer l'ordre d'affichage des attributs de CI. Ceci vous permet donc de les regrouper sans avoir à attribuer un préfix à chaque attribut.
 

 

DataImporter | Importation du rang pour les attributs d'un type de CI

Vous pouvez maintenant gérer l'ordre d'affichage des attributs des CI directement à partir de l'importation.


L'article Wiki DataImporter - Importation des attributs de types de CI, décrit comment faire à partir de la version 4.2.150. 

 

Rapports et statistiques | Nouveau rapport - Délai moyen de prise en charge et de résolution

Le nouveau rapport Délais moyen de prise en charge et de résolution sera un outil utile pour atteindre et maintenir de bonnes cibles de services. 


L'article Wiki Module Rapports et statistiques, sera mis à jour avec cette nouvelle information sous peu. 

 

4.2.140

Incident/SR | Modification d'état des requêtes lors de la désactivation d'un intervenant

Lors de la désactivation d'un intervenant, les requêtes qui lui étaient assignées et qui étaient à l'état En traitement, seront remises à l'état Assigné en plus de retirer le nom de l'intervenant dans la section de l'assignation. 

ATTENTION : 

Ce comportement pourrait faire en sorte que plusieurs requêtes qui étaient préalablement En traitement sans nom d'intervenant se retrouveront dans les listes des Nouvelles et des À prendre en charge et devront être assigné à une autre personne. 

 

Formulaires Web | Action pour dupliquer un champ de formulaire

Il est commun qu'un formulaire contienne une série de champs très similaires les uns aux autres.

Vous pouvez maintenant utiliser l'action Dupliquer pour rapidement créer une copie d'un champ à l'intérieur du même formulaire.

Pour ce faire, il suffit de sélectionner le champ à dupliquer et d'utiliser le bouton situé à droite du bouton effacer.  

Par défaut, le nouveau champ se placera en dessous d'un champ sélectionné avec un crochet ou complètement à la fin si aucun champ n'est sélectionné.

ADSIReader | Amélioration à la précision du champ Dernière date de login AD

ADSIReader gère maintenant mieux la date de Dernière date de login AD lorsqu'il est utilisé dans un contexte où il y a plusieurs contrôleurs de domaine. 

Requêtes planifiées | Répartition des efforts planifiés

Pour qu'il soit harmonisé avec les nouveaux graphiques, la série Nombre a été ajoutée au graphique Répartition des requêtes planifiées

4.2.130

Rapports et statistiques | Nouveau rapport - Répartition des types de requêtes

Un nouveau graphique nommé Répartition des types de requêtes introduit notre premier diagramme en pointe de tarte qui permet d'avoir une meilleure visibilité du temps saisi à travers les activités ou du nombre de requêtes complétées de manière globale pour une période donnée. 

Pour en savoir plus sur les rapports dans Octopus, voir le Wiki Module Rapports et statistiques, ou la section dédiée à ce rapport Répartition des types de requêtes.

4.2.120

Rapports et statistiques | Regroupés sous une même page

Les rapports et statistiques sont maintenant accessibles à partir du bouton Rapports et statistiques de la barre d'outils principale ce qui offre une meilleure vue d'ensemble sur les outils d'analyse de vos données.

La documentation sur le module a aussi été revue pour refléter ce changement, voir le Wiki Module Rapports et statistiques.

Rapports et statistiques | Nouveau rapport - Types de requêtes par mois

Un nouveau graphique nommé Types de requêtes par mois permet d'avoir une meilleure visibilité du temps saisi à travers les activités ou du nombre de requêtes complétées pour une gestion plus efficace des ressources. Ce rapport sera très utile à la gestion des requêtes planifiées. 

Pour plus d'information sur ce nouveau rapport, voir la section Types de requêtes par mois du Wiki Module Rapports et statistiques.

4.2.110

Formulaire Octopus | Boutons radio à l'horizontale

Vous pouvez maintenant alléger l'apparence de vos formulaires en utilisant des boutons radio à l'horizontale.

Vous pouvez ainsi mettre beaucoup plus de champs ou de questions par page.

Pour en savoir plus, regarder le tableau de la section Types de champ disponible du Wiki Création de formulaires personnalisés dans Octopus, ainsi que la section Boutons radio pour savoir comment procéder à la configuration. 

Formulaire Octopus | Niveau minimal de site requis

En ajoutant un champ de type Site à un formulaire, vous pouvez maintenant indiquer le niveau minimal requis par le demandeur quand il complétera sa demande.

Par exemple, si votre structure de site à la forme suivante :

  • Édifice 1550 Metcalfe
    • Étage 1
      • Local 100
      • Local 110
      • Local 120
    • Étage 2
      • Local 200
      • Local 210
      • Local 220

Vous pouvez mettre dans votre formulaire un champ de type Site nommé "Étage/Local affecté" et indiquer que le niveau minimal requis est 2. Ainsi le demandeur devra sélectionner au moins un étage ou plus quand il soumettra se demande.

Pour plus d'information sur cette nouvelle option, voir la section Site du Wiki Création de formulaires personnalisés dans Octopus

Gabarits d'incidents et types de SR offerts sont maintenant basés sur le site de la requête

NOTE :
Ce changement affecte seulement les clients dont les gabarits d'incidents et types de SR sont restreints par sites.

Quand le demandeur sélectionne un site ou choisit un utilisateur dont le site n'est pas le même que le sien, le système charge la liste des requêtes offertes selon ce nouveau site et non selon le site du demandeur.

Ce changement est subtil, mais permet de supporter de nouveaux scénarios même lorsqu'il existe des restrictions par site :

  • Un demandeur "en visite" dans un autre site peut placer une requête propre à ce site.
  • Un demandeur peut placer une requête concernant un utilisateur d'un autre site.

Pour plus d'information, voir la section Comment Octopus traite la restriction par site ? du Wiki Gestion des sites

DataImporter | L'import de CI supporte le champ DateDeRetrait

Pour plus de détail sur l'importation des CI, consulter le Wiki DataImporter - Importation des CI.

Tâches | Assignation en lot

Vous pouvez maintenant sélectionner plusieurs tâches dans une liste et utiliser l'action Assigner pour les assigner en une seule étape.

Voir la FAQ Comment assigner en lot? pour plus d'information. 

4.2.100

Tâches d'approbation | Configuration des réponses acceptables par courriel

Il est maintenant permis de contrôler les réponses valides pour approuver ou refuser une demande d'approbation quand la personne répond par courriel. Par exemple, il est possible de configurer "OK" comme une réponse d'approbation valide.

Communiquez avec nous si vous souhaitez modifier la configuration des réponses standards (oui, non, yes, no). 

DataImporter | L'import d'utilisateurs supporte le champ DélègueSesApprobationsÀ

Pour plus de détail sur l'importation d'utilisateurs, consultez le Wiki DataImporter - Importation des utilisateurs.

Permissions | Meilleur contrôle sur les opérations permises pour les fournisseurs et les contrats

Octopus offre maintenant un meilleur contrôle sur les permissions liées aux fournisseurs, contacts et contrats.

Les permissions offertes sont :

  • Créer, modifier un fournisseur.
  • Supprimer et fusionner un fournisseur.
  • Créer, modifier un contact.
  • Supprimer un contact.
  • Créer, modifier un contrat de services.
  • Supprimer un contrat de services.
  • Créer, modifier un contrat de location.
  • Supprimer un contrat de location.

Pour connaître la liste complète des permissions Octopus, voir la section des Permissions du Wiki sur la Gestion des rôles

Requêtes planifiées | Réalisation cumulative des requêtes planifiées

Le nouveau graphique Réalisation cumulative des requêtes planifiées offre la possibilité de comparer ce qui a été Planifié versus ce qui été Réalisé.

De plus, l'affichage peut se faire par terme d'Effort ou par le Nombre de requêtes. 

Pour en savoir plus sur les requêtes planifiées dans Octopus, référez-vous à l'article sur la Gestion des requêtes planifiées ou plus précisément la section sur le graphique Réalisation cumulative des requêtes planifiées.

4.2.90

Tâches | Rappels sur les tâches

En plus des incidents et SR, vous pouvez maintenant créer des rappels sur des tâches. Pour plus d'information, voir le Wiki de la Gestion des rappels.

4.2.80

Formulaire Web | Formulaires de type procédure

Vous pouvez maintenant créer des gabarits d'incidents et types de SR de type procédures, où il n'y a pas de bouton pour soumettre la demande. 

Voici un exemple d'utilisation :

  • Problème : Vous avez une équipe informatique et une équipe de téléphonie et vos utilisateurs soumettent souvent des requêtes de téléphonie à la mauvaise équipe, car ils utilisent le gabarit Tout autre problème.
  • Solution : Dans l'équipe informatique, créer un gabarit nommé Problème de téléphonie et ne mettre que ce texte dans le gabarit :

"Ce type de demande est gérée par le service de Téléphonie, veuillez sélectionner le service Téléphonie dans la liste déroulante précédente".

De cette façon, l'utilisateur saura comment procéder.

Ceci fonctionne automatiquement. Si un gabarit ne contient que des champs de type Entête ou Commentaire, donc sans aucun champ saisissable par l'utilisateur. Ainsi, le formulaire n'offre pas le bouton Soumettre et passe automatiquement en type Procédure

DataImporter | CI permet d'importer le champ Groupe responsable

Vous pouvez maintenant importer le champ Groupe responsable pour les CI. Consultez le Wiki DataImporter - Importation des CIs pour la documentation complète sur l'importation de CI. 

DataImporter | Mise à jour d'incident/SR

Vous pouvez maintenant mettre à jour des incidents/SR par DataImporter. Consultez DataImporter - Importation des requêtes pour la documentation complète sur l'importation d'incidents/SR. 

4.2.70

Notifications par liste | Nouvelle option Mes notifications en attentes 

Nous avons ajouté une nouvelle option pour vous permettre de revoir les notifications par liste que vous n'avez pas eu le temps de consulter. Pour y accéder, aller dans Fichier > Mes notifications en attente. De plus, un bouton pour confirmer qu'une ou plusieurs notifications ont été lues est maintenant disponible pour vous donner un meilleur contrôle sur vos notifications par liste. 

Pour en apprendre plus, consulter le Wiki sur les Notifications

Sites et départements | Ajout d'un champ note

Un champ Note a été ajouté aux données de références des départements et des sites pour permettre d'ajouter de l'information additionnelle, par exemple le nom du responsable d'un département ou avec qui communiquer pour une urgence sur un site. 

On peut ajouter le champ Note en colonne dans une liste pour consulter l'information ajoutée ou l'utiliser dans les critères de recherche. Consultez les Wikis suivants pour en apprendre plus sur la Gestion des sites et la Gestion des départements

4.2.60

Requêtes planifiées | Amélioration à la répartition des efforts planifiés

Nous avons ajouté une nouvelle colonne au graphique de la répartition des efforts qui se nomme Réalisé (planifié) qui permet de voir les efforts qui avaient été prévus une fois que la requête planifiée a été complétée. 

Pour en savoir plus sur les requêtes planifiées dans Octopus, référez-vous à l'article sur la Gestion des requêtes planifiées ou plus précisément la section sur la Répartition des efforts planifiés.

4.2.50

DataImporter | Amélioration à l'import de pièces jointes

DataImporter permet maintenant d'importer les pièces jointes pour les données de type Utilisateur, Contrat de service, Contrat de location, Requête planifiée et Fournisseur/Manufacturier. De plus les pièces jointes importées peuvent maintenant être envoyées dans les bons dossiers sur votre répertoire réseau ainsi que sur nos serveurs au besoin.

La documentation de DataImporter sera revue bientôt pour inclure ces nouvelles instructions. Communiquer avec nous pour plus d'information sur ce type d'importation.

4.2.40

Gestion des rôles | Nouvelle permission Approuver une tâche 

La permission Approuver une tâche a été créée pour permettre à un intervenant d'approuver manuellement une tâche d'approbation au nom d'une autre personne. Un intervenant sans cette permission ne pourra pas approuver une tâche assignée à un autre, mais pourrait approuver une tâche assignée à son nom. 

Voir le Wiki Gestion des rôles, pour plus d'information ou consulter la liste des permissions

4.2.30

Corrections d'anomalies et amélioration de la performance

Cette version ne contient pas de nouveautés visibles.

4.2.20

Collaboration interéquipe | Maintenant disponible

La collaboration entre les équipes est enfin disponible !

La collaboration interéquipe permet de partager des tâches dans plusieurs types de requêtes avec une ou plusieurs équipes (TI, GBM, Service technique, etc.). Grâce à cette fonctionnalité, la duplication de requêtes sera réduite pour offrir à l'utilisateur final une expérience simplifiée lorsque sa demande affecte plusieurs équipes.

Avec la collaboration entre les équipes, les termes Équipe propriétaire et Équipe collaboratrice feront désormais partie du vocabulaire Octopus. L'équipe propriétaire est celle qui détiendra la demande de service en entier et qui délèguera des tâches avec les équipes collaboratrices. Une équipe collaboratrice se verra donc assigné une ou plusieurs tâches qu'elle devra traiter. 

Pour en apprendre plus sur les possibilités de la collaboration interéquipe :

Requêtes planifiées | Répartition des efforts planifiés

Un nouveau graphique offre maintenant la possibilité de visualiser votre charge de travail planifiée. Ceci permet de trouver rapidement les périodes achalandées pour réassigner les entretiens efficacement vers des périodes plus libres.

Pour en savoir plus sur les requêtes planifiées dans Octopus, référez-vous à l'article sur la Gestion des requêtes planifiées ou plus précisément la section sur la Répartition des efforts planifiés.

Départements | Aucune limite à l'ajout de sous-département

Tout comme les sites, les départements ne sont plus limités à deux niveaux. Vous pouvez maintenant ajouter le nombre de sous-départements nécessaire pour mieux représenter votre structure organisationnelle.

DataImporter | Amélioration à l'importation des types de CI

DataImporter permet maintenant d'importer les relations, les attributs, la catégorie et les icônes d'un type de CI. L'information reliée à ces ajouts sera bientôt disponible dans l'article de DataImporter.

Pour plus d'information sur ces types d'import, communiquer avec notre Centre de services

Incident | La dérivation du site maintenant basés sur l'utilisateur

Le site assigné à la requête (Incident/SR) est maintenant lié à l'utilisateur et non au demandeur. Ceci est nécessaire pour refléter correctement le lieu d'intervention, soit le site du l'utilisateur. 

Les requêtes offertes par site restent liées au site du demandeur ainsi que la restriction des requêtes par groupe d'utilisateur puisque ces restrictions sont une forme de permission de requérant autorisé.

Portai Web | Permet l'ajout d'une activité spécifique à une tâche

Certaines SR ont un worklfow qui implique une collaboration étroite avec le demandeur. Dans ces cas, le demandeur connaît bien le workflow et doit fournir de l'information complémentaire nécessaire à l'exécution de certaines tâches.

Dans un type de SR, vous pouvez maintenant cocher l'option Permettre l'ajout d'activités spécifiques à une tâche. Une fois cette option activée, ainsi que l'option Visible sur le portail Web, lorsqu'un utilisateur ajoute une activité via le portail Web, il peut sélectionner la tâche à laquelle ajouter son activité.

L'option Permettre l'ajout d'activités spécifiques à une tâche est disponible à partir de l'onglet portail Web du type de SR à partir duquel vous voulez collaborer avec le demandeur.

On y accède par le menu Outils > Gestion des données de références > Demande de service > Types.

Sur le portail Web, le demandeur peut, à l'ajout d'un message, sélectionner la demande de service ou une tâche spécifique dans le Workflow.

Module utilisateur | Historique de changement de groupe dans la fiche utilisateur

Tout changement relié à l'ajout ou au retrait d'un groupe pour un utilisateur Octopus sera maintenant enregistré dans l'historique sa fiche utilisateur.

Tâches de Notification | Destinataires peut choisir parmi les deux supérieurs immédiats

Un nouveau type de destinataire est disponible dans les tâches de Notification, soit Supérieur immédiat du demandeur et Supérieur immédiat de l'utilisateur.

Veuillez noter que pour les demandes de service en cours, les deux options seront disponibles seulement lorsque le demandeur et l'utilisateur seront différents.


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