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Création de formulaires personnalisés dans Octopus

Introduction

Le sujet d'une requête est un élément important, car c'est souvent l'information de base qui s'affiche à partir d'une liste.

Par défaut, les sujets dans Octopus prennent le nom de la requête, mais il existe deux options qui aident à obtenir automatiquement des sujets plus précis :

Le sujet alternatif
- Utilise des variables pour créer le sujet de la requête.
L'option de destination d'un champ texte
- Utilise un champ du formulaire pour retourner la valeur dans le sujet de la requête.

Ce qu'il faut savoir :

Pour configurer le sujet alternatif ou la destination vers le sujet, il faut avoir la permission d'administrer Octopus.

L'ajout de variables personnalisées qui proviennent du formulaire de la requête rend le formulaire obligatoire.

Sujet alternatif

Variables Octopus et personnalisées : quelle est la différence ?

Les variables Octopus proviennent, par exemple, de la fiche d'un utilisateur; son nom, son numéro de téléphone, etc.

Comme ces champs peuvent être ajoutés comme une colonne dans les listes, ils peuvent être utilisés comme variable.

Bien qu'on puisse ajouter n'importe quel champ Octopus comme variable, ceux qui vont fonctionner dans le sujet sont généralement ceux qui se trouvent sous les noeuds Demandeur et Utilisateur.

Les variables personnalisées proviennent du formulaire de la requête en cours. On se sert de ces champs pour récupérer les réponses du demandeur et les ajouter au sujet de la requête.

Les meilleurs types de champ à ajouter au sujet alternatif sont les types texte, bouton radio et liste déroulante. Le type texte long peut être ajouté, mais comme le nombre de caractères du sujet est limité, nous ne recommandons pas son utilisation, car il risque d'être incomplet.

Exemple de sujet alternatif

Voici un exemple d'une requête de déménagement avec le sujet par défaut et ensuite avec un sujet alternatif. Le sujet alternatif utilise des informations contenues dans Octopus et dans la requête pour plus de précisions.

Configuration du sujet alternatif

La configuration se fait à partir du menu Outils > Gestion des données de références. Faire la sélection d'un type de SR ou d'un gabarit d'incident et aller dans la section Sujet alternatif de l'onglet formulaire.

Ce qu'il faut savoir :

Comme le nom des variables peut être long, la limite durant la configuration du sujet alternatif est suffisante pour ne pas bloquer l'ajout des variables.

Cependant, l'information contenue dans le sujet reste limitée à 500 caractères lors de la création de la requête.

Inscrire le texte autour du sujet alternatif et faire F3 pour insérer les variables Octopus ou celles du formulaire.

Dans notre exemple, on a identifié l'utilisateur de la requête et la date du déménagement.

Voici les variables trouvées avec la touche F3 :

Dans le noeud Incident/SR sous Utilisateur
- Prénom
- Nom
Dans le noeud Champs personnalisés
- Date du déménagement

Voir en image

Destination vers le sujet

Il est possible d'utiliser un champ de type texte à partir d'un formulaire et d'ajouter l'information contenue dans ce champ au sujet de la requête.

Exemple de destination vers le sujet

Dans notre exemple, on ajoute au sujet le sommaire d'une question sur un logiciel. Ceci permet de voir plus rapidement de quoi il s'agit.

Configuration de la destination vers le sujet

La configuration se fait à partir du menu Outils > Gestion des données de références. Faire la sélection d'un type de SR ou d'un gabarit d'incident et aller dans l'onglet formulaire.

Utiliser le bouton Configurer le formulaire et choisir le champ de type texte à envoyer vers le sujet. Et dans les options du champ, mettre la destination Sujet.