Introduction

La gestion des procédures peut se faire via le module Configurations, par le type de CI Procédure situé dans Outils > Gestion des données de référence... > CI > Types. Ce type de CI fait partie de l'installation originale d'Octopus. Cet article vous propose une façon centralisée de gérer et de rendre accessible à l'équipe TI l'ensemble des procédures, processus, politiques, etc. 

Étape 1 : Établissement d'une structure

Une bonne structure de vos procédures facilitera la mise en place, le suivi et la recherche. Les exemples ci-dessous sont suggestifs pour vous aider à établir la vôtre et n'est pas restrictive. Visez la simplicité et n'incluez que les procédures qui vous servent vraiment.

1. Exemples de types de procédures : 
   • Configurations
   • Guides utilisateurs
   • Installations
   • Modèles
   • Politiques
   • Procédures
   • Processus
   • Soutien 1er niveau
   • Etc.
2. Informations relatives aux procédures : 
   • Description
   • Date dernière révision
   • Récurrence des révisions
   • Mots-clés
   • Version
   • Etc.

Étape 2 : Configuration

• À partir du menu Options > Gestion des données de référence... > CI > Types
• Si le type de CI Procédure existe, le sélectionner sinon, ajoutez-le en cliquant droit sur Types > Ajouter

Onglet Configuration

• Assurez-vous que l'option Est un document est cochée.

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Onglet Relation​

• Identifier les relations supportées par ce type de CI. Lorsque vous voudrez relier la procédure à un autre type de CI, seules les relations préalablement définies seront accessibles. 

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Onglet Attributs

• Ajouter un attribut pour chaque élément que vous avez défini dans votre structure à l'étape 1.

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Onglet Catégories

• ​Ajouter les catégories de procédures que vous avez définies dans votre structure à l'étape 1. 

Étape 3 : Création

• À partir du module Configurations, cliquer sur Créer un CI.
• Sélectionner le type de CI, l'état, la criticité et donner un nom au CI. Ce dernier doit être unique.

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• Identifier un contact principal (responsable de la procédure) ou de la catégorie de document. Vous pouvez documenter directement une courte procédure dans l'onglet Document ou encore l'ajouter en fichier joint dans l'onglet correspondant. 

Onglet Relations

Pour établir une ou plusieurs relations avec d'autres CI :

• Cliquer sur le bouton Relier un autre CI avec ce CI.  
  

• Rechercher le CI à relier et spécifier ensuite le type de relation.

• Cliquer OK et répéter l'opération pour ajouter une relation à un autre CI, si requis. 

Onglet Configuration 

• Compléter l'information sur les attributs de cette procédure.

Onglet Coûts 

• Inscrire l'information reliée aux coûts, si cela est pertinent pour cette procédure.

Onglet Requêtes 

• Les requêtes de tous types créées en sélectionnant ce CI apparaîtront ici. 

Onglet Note

• Ajouter une note au besoin.

Onglet Fichiers joints

• Vous pouvez ajouter un fichier, un lien à un fichier, ou un fichier à partir du contenu du presse-papier. 

Onglet Historique 

• Conserve l'historique des modifications faites sur la fiche de ce CI. 

Recherche d'une procédure

• Sélectionner le module Configurations et accéder à la recherche avancée. Vous pouvez faire une recherche basée sur de multiples critères. 
• Une recherche intéressante est par Catégorie de procédure. Pour ce faire, vous devez sélectionner au préalable le type de CI dans l'onglet Général pour accéder à la liste de catégories pour ce type de CI.