Gestion des réservations

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Table des matières

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Introduction

Dans la plupart des organisations, certains équipements ou différents types de salles sont disponibles aux utilisateurs, mais la gestion de ces éléments peut être complexe. Octopus permet de faire la gestion des réservations à travers quelques étapes de configurations simples. La réservation se fait à partir d'une Demande de Service.

Comportement d'une requête de réservation

Une requête sera considérée par Octopus comme étant une requête de réservation à partir du moment où un champ de type Réservation sera ajouté au formulaire Web.

Le comportement de ce type de requête sera le suivant :

  • Sur le portail Web : l'état de la requête sera Confirmé pour informer l'utilisateur que la réservation est bel et bien confirmée.
  • Dans Octopus : l'état de la requête sera Suspendu avec la raison Réservation en cours. Cette raison de suspension est automatiquement choisie par le système au moment de la création de la requête et ne peut être remise si l'état de la requête est changé par l'intervenant Octopus.
  • La date d'ouverture sera la date de début de la réservation.
  • La date de résolution sera la date de fin de la dernière réservation à la requête.
  • Lorsque le temps de réservation sera complété, la requête se résoudra automatiquement, à moins que des tâches ou autres manipulations aient eu lieu par les intervenants Octopus.
  • L'élément CI qui aura été réservé sera en lien avec la requête de réservation, il sera donc possible de savoir quels éléments auront eu le plus de demandes de réservation.
ATTENTION
Dans un environnement où l'équipe gère les requêtes de réservations et intervient dans le traitement de la requête, il est possible de fonctionner avec le flow des états standard d'Octopus au lieu des états automatiques de réservations : 
  • Confirmé sur le portail. 
  • Suspendu; Réservation en cours dans l'application. 

Communiquer avec le Centre de services Octopus pour faire modifier cette option. 

Comment configurer la Gestion des réservations

La configuration à faire pour la gestion des réservations est simple, car la solution a été conçue pour fonctionner sans intervention de la part des intervenants Octopus.

Ce que vous devez savoir

Pour faire la gestion de ce type de requête, vous devez avoir la permission d'administrer Octopus et une bonne connaissance de la configuration des formulaires Web.

La solution permet qu'un seul champ Réservation soit ajouté à un formulaire Web; il n'est donc pas possible de réserver deux éléments de type différent en même temps.

Suivre les étapes suivantes pour mettre en place la gestion des réservations :

  1. Ajouter les types d'éléments qui pourront être réservés aux types de CI.
    • Aller sur Outils > Gestion des données de référence > CI > Types.
    • Ajouter le ou les types d'éléments, tels que Salle de conférence, Salle d'entrevue, Salle de formation, etc.
  2. De retour dans Octopus, aller dans le module Configurations, choisir Créer un CI.
    • Choisir le type de CI créé à l'étape précédente.
    • Ajouter le nom de l'élément, par exemple le nom de la salle. Comme ce nom sera visible aux utilisateurs, assurez-vous qu'il leur soit familier.
  3. Dans la fiche du CI, ajouter un crochet au champ Peut être réservé et entrer les caractéristiques de l'élément, si désiré.
  4. Associer l'élément à un site et sous-site si l'élément est fixe.
    • Ajouter le reste des informations en fonction du besoin.
  5. Aller sur Outils > Gestion des données de référence > Demande de service > Types.
    • ​​Ajouter le nouveau type de SR qui permettra la réservation.
    • Nous suggérons de l'ajouter directement à la racine des types de SR pour que l'option apparaisse rapidement aux utilisateurs.
  6. À partir de l'onglet Portail Web, ajouter les champs pour configurer le formulaire.
    1. Un champ de type Texte qui servira de Sujet pour les utilisateurs.
      • Il est important que ce champ ait comme destination Sujet pour que cette information serve de sujet à la requête.
      • De cette manière, les gens devront mettre le sujet de la réservation et elle sera visible au demandeur et aux autres personnes qui verront les demandes de réservation.
      • Ceci permettra aux gens qui ont plusieurs réservations de voir quelle réservation est pour quel sujet.
    2. Un champ de type Réservation.

      • Un seul champ de type Réservation peut être ajouté à un formulaire.

      • ​​À partir du moment où il y a un champ de type réservation au formulaire d'un type de SR, cette dernière sera gérée comme une requête de réservation avec les états et comportements reliés à ce type de requête.

  7. L'assignation peut être faite immédiatement vers un groupe en dehors des groupes d'exécution des requêtes régulières si la gestion des réservations est faite sans intervention.

 

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Comment faire la réservation sur le portail Web

Toute réservation, modification ou annulation devra se faire à partir du portail Web par le demandeur ou l'utilisateur de la requête de réservation. 

  Truc : Lors de la création d'une réservation, si le demandeur ajoute le nom d'une autre personne comme utilisateur, cela permet aux deux personnes d'éditer cette réservation.

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Nouvelle réservation

  • À partir du portail Web, aller sur Nouvelle requête.
  • Faire la sélection de la requête de réservation qui correspond au besoin.
  • Inscrire le sujet de la réservation; le sujet sera utile plus tard pour connaître la raison de la réservation.
  • Faire la sélection du site ou passer directement au type. 
  • Ajouter la date et l'heure du début.
  • Ajuster la date et l'heure de fin.
  • La liste des éléments vous montrera ce qui est disponible durant la période choisie. D'autres réservations possibles des items seront affichées pour vous aider à voir si la disponibilité serait mieux avec une sélection d'heures différentes.
  • Faire la sélection de l'élément avec le bouton Sélectionner ou en faisant la sélection à partir de la liste Ressource.
  • Ajouter d'autres périodes de réservation au besoin.
  • Terminer avec le bouton Soumettre.
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Comment voir la disponibilité

Les éléments apparaissent soit Disponible ou Non disponible en fonction du jour et de l'heure sélectionnés. Dans le but d'aider les utilisateurs à voir les prochaines réservations d'un élément, les réservations qui correspondent à la même journée apparaissent aussi. 

Un petit bouton en forme de flèche dans le côté du formulaire permet  d'afficher ou de masquer les détails des réservations; il suffit de cliquer le bouton pour obtenir l'affichage contraire. 

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Comment gérer plus d'une période

Comme il arrive d'avoir besoin de réserver le même item plus d'une fois, le système permet d'ajouter plus d'une période de réservation à la requête, en utilisant le bouton Ajouter période de réservation

Par défaut, à l'ajout de la première période additionnelle, le système ajustera la date au lendemain en gardant la même heure. Si vous changez la date, pour deux semaines plus tard par exemple, et que vous ajoutez d'autres périodes, les dates seront disposées à alternances de deux semaines. Ajuster les heures au besoin, et le système pourra reproduire les prochaines périodes selon les mêmes critères.  

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Changement de réservation

Il arrive fréquemment que les plans changent et qu'on ait besoin de revoir une ou plusieurs réservations. Tant que le début de la réservation n'est pas passé, il est possible de la changer. Par contre, seuls le demandeur ou l'utilisateur peuvent procéder au changement d'une réservation. 

À partir de la liste des requêtes, choisir la réservation à changer. Les changements possibles d'une réservation sont :

  • Le site
  • Le type d'élément
  • La ressource
  • La date
  • L'heure
  • Faire l'ajout d'une ou plusieurs périodes
  • Annuler une ou plusieurs périodes
  • Annuler toutes les réservations
  • Ajout de message aux intervenants Octopus
NOTE : Ce message sera traité seulement dans les cas où un groupe est chargé de suivre les requêtes de réservations. 

 

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Annulation d'une réservation

Le demandeur ou l'utilisateur d'une demande peut annuler une ou plusieurs périodes ou une réservation complète. À partir de la liste des requêtes, choisir la réservation confirmée à changer. 

Pour annuler une ou plusieurs périodes d'une réservation :

  • Utiliser le  à droite de la période.
  • Confirmer le changement avec le bouton Sauvegarder cette réservation.

Pour annuler la réservation complète :

  • Utiliser le bouton Annuler cette réservation.
  • Une fenêtre de confirmation d'annulation apparaîtra, vous pouvez remplir la raison d'annulation (optionnelle).
  • Terminer l'annulation avec le bouton OK.
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Comment voir les réservations dans Octopus

Dans Octopus on peut voir l'information principalement à partir de l'onglet Réservations qui apparaît seulement dans les demandes de service de type réservations.

Cet onglet indique les informations suivantes :

  • CI réservé
  • Heure de début de chaque occurrence
  • Heure de fin de chaque occurrence
  • Date de modification
  • Modifié par
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On peut aussi voir les modifications apportées à une réservation, car une activité est automatiquement ajoutée au nom de l'utilisateur lorsque ce dernier modifie la réservation à partir du Portail Web. L'activité dans Octopus décrira le changement effectué et l'utilisateur qui l'a fait, comme l'indique l'image ci-dessous. 

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