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• Contrôle des licences

Gestion de renouvellement des licences

La gestion du renouvellement des licences dans Octopus peut être gérée à partir des contrats de service. Cette façon de faire vous permet, entre autres, de recevoir une notification avant la date du renouvellement.

Prérequis

Avant de créer votre contrat de service, vous devez ajouter un type de contrat qui vous permettra de bien identifier les renouvellements. Vous pouvez, par exemple, le nommer Renouvellement de licence.

• À partir du menu Outils > Gestion des données de référence.
• Éclater le nœud Général > Types de contrats de service et ajouter le nom de votre nouveau type de contrat de service.

Configuration du contrat de service

À partir du module Fournisseurs, sélectionner le fournisseur du logiciel et cliquer sur l'action Créer un contrat de services.

Entrer les informations nécessaires à votre renouvellement de licence et ajouter le logiciel en question dans l'onglet CI couverts.

Notifications

Pour recevoir un courriel avant la date du renouvellement, vous devez configurer dans les options d'Octopus le moment où vous désirez être avisé.

• Menu Outils > Options - Section Courriels aux intervenants.
• Sélectionnez le nombre de mois avant la date d'expiration pour recevoir la notification.

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• Par la suite, à partir du menu Fichiers > Mes préférences de notification.
• Sélectionner l'événement Expiration d'un contrat de services et cliquer sur Courriel pour le recevoir par courriel.

Licences à renouveler prochainement

Il est possible d’avoir la liste des licences à renouveler prochainement ou tout simplement la liste de tous vos contrats de service.

À partir du module Fournisseurs, cliquer sur Contrats de services (dans le menu de gauche).

• Assurez-vous d’ajouter les colonnes Fournisseur, Date de début, Date de fin et CI.
• Grouper par type de contrat.
• Trier par date de fin.

Achat de licence

L'achat de licence dans Octopus peut être géré à partir d'un CI de type Achat de licence. L'ajout de ce type de CI vous permet de gérer la date d'achat, la date du renouvellement, les clés d'enregistrement, le coût et le nombre de licences.

Prérequis

Avant d'entrer vos achats de licence, vous devez ajouter un type de CI. Vous pouvez, par exemple, le nommer Achat de licence.

• À partir du menu Outils > Gestion des données de référence.
• Éclater le nœud CI > Types et ajouter le nom de votre nouveau type de CI.
• Ajouter les attributs suivants :
  • Nombre de licences
  • Numéro de série / licence
  • Version

• Ajouter la relation Contient avec le CI logiciel.

Fonctionnement

Une fois les prérequis configurés, vous pouvez entrer les licences achetées à partir de vos bons de commande reçus. 

Dans l'exemple suivant, le logiciel Antidote a été acheté en 2010 et un ajout de licences a été fait en janvier 2013. 

• Création du CI Achat de licence nommé Antidote (pour rendre unique le nom du CI, la date d'achat a été ajoutée au nom). La nomenclature utilisée pour le nom est à votre discrétion. Vous pouvez utiliser le numéro de bon de commande, de facture, etc., tant que le nom du CI est unique.

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• Mise en relation avec le logiciel détecté par WMI. 

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• Mise à jour du nombre de licence pour le CI Logiciel Antidote pour bien représenter le nombre de licences acheté pour ce CI.

Gestion des licences pour clients externes (infogérance)

La gestion des licences dans un contexte d'infogérance aborde la nécessité de transférer les licences achetées à un client externe et de retracer la propriété de ces licences pour chaque client.

Prérequis

Les prérequis sont les mêmes que pour l'Achat de licence.

Fonctionnement

Une fois les prérequis configurés, vous pouvez gérer l'achat de licences refacturées à des clients externes en passant par une demande de service, laquelle sera créée par l'organisation informatique.

Dans l'exemple suivant, une organisation informatique est responsable de faire l'acquisition des licences pour ses clients externes. Elle les refacture par la suite, et désire pouvoir retracer les licences au nom d'un client. Dans l'exemple elle procède à l'achat de 20 licences d'un même logiciel, et les refactures ensuite à 2 clients externes (pour simplifier, disons que chaque client reçoit un lot de 10 licences).

• Créer une demande de service.
• Relier le CI Logiciel acheté en recherchant le nom du logiciel dans le champ CI reliés.
• Répondre NON au message qui apparaîtra, afin d'éviter de relier le CI Logiciel au profil de l'utilisateur qui crée la demande de service.

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• Dans la demande de service, accéder à l'onglet CI. Vous verrez alors la relation qui a été établie avec le logiciel lors de la création de la demande.
• Double-cliquer sur le CI en question et additionner les licences nouvellement achetées au nombre de licences déjà inscrit afin de refléter le nombre de licences détenues pour ce logiciel.

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Vous devez ajouter un CI de type Achat de licences pour les licences qui seront refacturées à un client externe :

Dans la demande de service, accéder à l'onglet CI et cliquer sur l'icône 

• Sélectionner le type Achat de licences et inscrire un nom. La nomenclature utilisée pour le nom est à votre discrétion. Vous pouvez utiliser le numéro de bon de commande, de facture, etc., tant que le nom du CI est unique.
• Double-cliquer sur le CI nouvellement créé et :
   
  1. Inscrire le site dans le champ correspondant.
  2. Ajouter la relation avec le logiciel dans l'onglet Relations.
  3. Inscrire le nombre de licences attribué au site dans l'onglet Configurations.

Vous devez créer des CI de type Achat de licences pour ajouter chaque lot de licences acquis pour les clients externes.