Comment définir des locaux à partir d’un site et les niveaux ?

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Table des matières

Locaux
sites
niveaux

Introduction

Afin de recueillir les informations sur le besoin du client le plus précisément possible, il est parfois très utile d’obtenir un niveau de précision plus élevé quant à l’endroit où le service doit être rendu. Dans un formulaire, il est possible d’utiliser le champ de type « site » pour obtenir le numéro d’un local.

 

Avertissement : L’utilisation du champ de type site pour obtenir le numéro du local suppose qu’au préalable la configuration jusqu’à ce niveau ait été effectuée par l’administrateur de la base de données Octopus, soit le plus souvent l’équipe TI. Advenant le cas où la configuration jusqu’au niveau des locaux ne soit pas présente, il faut faire la demande à l’équipe responsable de la base de données Octopus. Prendre note que le champ de type « site » est une donnée commune à toutes les équipes.

 

Configuration

Pour commencer, vous devez vérifier si l’information sur les locaux est présente dans la base de données Octopus et, si oui, à quel niveau ils apparaissent :

  • Dans le menu Outils > Gestion des données de référence > Général > Sites ;
  • Vous devez cliquer sur chaque « + » à l’intérieur du menu Sites afin de tous les ouvrir en cascade et vérifier si les locaux sont disponibles ;
  • Si oui, calculer le nombre de niveaux maximum requis, soit le nombre de « + » ouvert jusqu’à l’obtention du local, et ce, en ayant ouvert chacun des sites, car la configuration des niveaux chacun peut être différente  ;
  • Prendre le niveau le plus loin ;
  • Cette information sur le nombre de niveaux vous sera utile lors de la configuration du champ de type Site dans les formulaires et dans les options afin de rendre le site obligatoire sur le portail Web.

Configuration d'un champ Site dans un formulaire

  • Dans le menu Outils > Gestion des données de référence > Demande de service >Types, sélectionner le formulaire où vous désirez insérer un champ de type Site afin d'offrir le choix du numéro de local ;
  • Choisir l’onglet Formulaire ;
  • Dans cette fenêtre, cliquer sur Configurer le formulaire ;
  • Dans le formulaire, ajouter un nouveau champ de type Site et spécifier le niveau maximum requis.

Résultat de la configuration dans le formulaire :

Configuration pour rendre le Site obligatoire sur le portail Web

Dans le portail Web, il est possible d’imposer la sélection du site où le service doit être rendu lors de la création d’une nouvelle requête. La configuration des niveaux minimum et maximal doit être spécifiée.

  • Dans le menu « Options », rendez-vous à la section « Champs visibles et obligatoires »
  • Dans la section « Incident », cocher la case « Champ obligatoire » pour « Site (Incident/SR) »
  • Plus bas, vous trouverez la section vous permettant d’obliger la sélection du site où le service doit être rendu, soit la section « Site du portail Web » qui vous permettra de configurer les niveaux de site 
  • Cliquer sur « Option activée » 
  • Configurer les niveaux minimum et maximum afin de faire afficher jusqu’aux locaux.

 

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