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• Gestion des actifs de service & des configurations
• Notifications personnalisées

Introduction

L'objectif de ce wiki est de fournir les informations nécessaires pour gérer les contrats de services et de location dans Octopus. 

Il en découle d'un meilleur contrôle des coûts et des renouvellements, ainsi que le suivi des équipements couverts par ces contrats. Ceci permet, lors de la création de requêtes de voir si le CI lié est couvert par un contrat de service valide.

Concepts généraux

Les contrats de services et de location sont disponibles à partir du menu principal, sous Fichier > Gestion des fournisseurs. 

À partir des listes, il est possible d'accéder aux contrats en sélectionnant la liste appropriée.

La relation entre les différentes composantes Octopus s'illustre comme suit :

Gestion des fournisseurs

À partir du menu Fichier > Gestion des fournisseurs :

Si le fournisseur du contrat n'existe pas, il y a 2 options :

• Option 1 : Saisir un nom de fournisseur inexistant à la création du contrat et Octopus donnera l'option de le créer.
• Option 2 : À partir du menu d'actions, choisir Créer un fournisseur.

Création du contrat de service

À partir de la fiche d'un fournisseur, il y a 2 types de contrats :

• Contrats de services : Il s'agit de contrats de différents types (Entretien, Garanties prolongées, Pièces et main d'oeuvre, etc.).
• Contrats de location : Il s'agit de contrats pour la location de différents CI.

Dans les 2 cas, ces contrats ont une date de début et une date de fin et peuvent être renouvelés.

À partir du menu d'actions, sélectionner Créer un contrat de services.

La fiche du contrat s'ouvre pour permettre la saisie des informations requises.

• Numéro
  • ​Numéro de contrat avec le fournisseur.
• Type
  • ​Permet de distinguer les différents types de contrats à gérer. 
  • Cette liste est gérée à partir du menu Outils > Gestion de données de référence > Général > Types de contrat de services.
• Fournisseur
  • ​Nom du fournisseur, par défaut le nom du fournisseur sélectionné au moment de créer le contrat est affiché. 
  • S'il s'agit d'un nouveau fournisseur, Octopus offrira de le créer.
• Date début
  • ​Date de début du contrat de service.
• Date fin
  • ​Date de fin du contrat de service.
• Bon de commande
  • ​Numéro de bon de commande interne à titre de référence.
• Centre de coûts
  • ​Centre de coûts rattaché à ce contrat. 
• Coût
  • ​Coût total du contrat avec l'option de répartir les coûts en cliquant sur l'icône de droite.
  • Il faut d'abord définir les CI rattachés au contrat.
  • Noter que même s'il y a un seul CI, si on veut que le coût du contrat soit calculé dans l'onglet Coûts du CI, on doit cliquer le bouton pour répartir les coûts.
    
• Est renouvelé
  • ​Permet d'indiquer qu'un contrat a été renouvelé.
  • Ce champ peut servir de critère de recherche ou être ajouté comme colonne à une liste.
  • Se coche automatiquement lorsqu'on renouvelle un contrat à partir de l'ancien avec l'action Renouveler le contrat de service. 

Ajout des CI couverts par le contrat

L'ajout des CI se fait à partir de l'onglet CI couverts.

Dans cet onglet, à l'aide de la fenêtre de recherche, il est possible d'ajouter des CI au contrat.

Répartition des coûts du contrat

En cliquant sur l'icône à droite de coût, il est possible de répartir le coût du contrat aux différents CI; Octopus répartira les montants de façon égale.

Par la suite, il est possible de modifier les montants pour chaque CI.

Création d'un contrat de location

La création d'un contrat de location suit la même logique que le contrat de service, à partir du menu d'actions, en sélectionnant Création d'un contrat de location.

• Numéro
  • ​Numéro de contrat avec le fournisseur.
• Type
  • ​Permet de distinguer les différents types de contrats à gérer.
  • Cette liste est gérée sous Options > Gestion de données de référence > Général > Types de contrats de services.
• Fournisseur
  • ​Nom du fournisseur, par défaut le nom du fournisseur sélectionné au moment de créer le contrat est affiché.
  • S'il s'agit d'un nouveau fournisseur, Octopus offrira de le créer.
• Date début
  • ​Date de début du contrat de location.
• Date fin
  • ​Date de fin du contrat de location.
• Site
  • ​Site des équipements du contrat.
• No. de facture
  • ​Numéro de la facture du contrat de location à titre de référence.
• Bon de commande
  • ​Numéro de bon de commande interne à titre de référence.
• Centre de coûts
  • ​Centre de coûts rattaché à ce contrat.
• Coût
  • ​Coût total du contrat de location.
• Est renouvelé
  • ​Permet d'indiquer qu'un contrat a été renouvelé.
  • Ce champ peut servir de critère de recherche ou être ajouté comme colonne à une liste.

  • Se coche automatiquement lorsqu'on renouvelle un contrat à partir de l'ancien avec l'action Renouveler le contrat de location. 

Comment travailler avec les contrats

Dans la gestion des incidents ou requêtes de service

Lors de la création d'une requête avec un CI couvert par un contrat de service, un indicateur est visible. 

Une fois la requête créée, un indicateur à côté du CI indique que l'item est couvert par un contrat.

Dans la gestion des configurations

Lors de la consultation d'une fiche d'équipement, la mention Contrat de services apparait lorsque l'équipement est couvert par un contrat; dans le cas où plusieurs contrats couvrent l'équipement, un compteur vous indique le nombre de contrats actifs avec la possibilité de voir les contrats à l'aide de flèches de défilement.

Sous l'onglet Coûts du CI, il est possible de consulter les frais de contrats de services déboursés pour le CI = Coût total du contrat réparti pour chacun des CI dans le contrat.

Gestion des contrats au fil du temps

Une fois que les différents contrats de services et de location sont en place, il est important de bien les gérer.  

On a vu plus haut comment identifier les équipements sous contrats de services lors de la création des requêtes.

Il est important ensuite de gérer le renouvellement de ces contrats.

À partir des listes 

À partir du module Fournisseurs, il existe plusieurs listes préconfigurées qui permettent de gérer les différents contrats :

Les listes de contrats échus doivent être vérifiées régulièrement, car cela implique que des contrats n'ont pas été renouvelés pour certains équipements.

Procéder au renouvellement

Lors du renouvellement d'un contrat, afin d'éviter de devoir resaisir toute l'information, il existe les options Renouveller le contrat de service et Renouveller le contrat de location dans le menu des actions.

Le fait de choisir un contrat et de cliquer sur le renouvellement créera un nouveau contrat avec le même contenu sauf pour les champs variables; Numéro, Bon de commande, Dates.

Notifications d'expiration

Octopus vous avisera lorsqu'un contrat approche la date d'expiration.

Pour configurer la notification, sélectionner Outils > Options dans la section Courriels aux intervenants, voir les options suivantes :

Ceci permet de définir, selon le type de contrat, la période avant l'expiration pour recevoir la notification.

Cliquer Éditer le message pour modifier la notification qui sera envoyée.