DataImporter - Importation des fournisseurs

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Table des matières

Importation-Dataimporter

Aperçu

Cet article explique comment importer les fournisseurs ou les manufacturiers.

Références

Liens vers les articles reliés à l'importation des fournisseurs et à la configuration du fichier XML

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Ce qu'il faut savoir :  

Les fichiers modèles de référence (.xlsx et .xml) pour l'importation sont inclus dans le fichier compressé Fournisseurs_Contacts.zip.  
 

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Champs disponibles pour l'importation des fourniseurs

Champs requis

  • Nom - Texte(500)
    • Nom du fournisseur

Champs optionnels

  • Numéro - Texte(100)
  • EstActif - Booléen
    • ​Indique si le fournisseur est actif ou non. 

    • Les valeurs acceptées sont : 1 ou 0, True ou False, Oui ou Non.

  • EstUnManufacturier - Booléen
    • Indique s'il s'agit d'un manufacturier et peut en même temps être un fournisseur
    • Si le champ Fournisseur est à 0 (ou False ou Non), ce champ devient alors obligatoire et doit être à 1 (ou True ou Oui)
    • Les valeurs acceptées sont : 1 ou 0, True ou False, Oui ou Non
  • ​EstUnFournisseur - Booléen
    • Indique s'il s'agit d'un fournisseur et peut en même temps être un manufacturier
    • Si le champ Manufacturier est à 0 (ou False ou Non), ce champ devient alors obligatoire et doit être à 1 (ou True ou Oui)
    • Les valeurs acceptées sont : 1 ou 0, True ou False, Oui ou Non.
  • Adresse - Texte(500)
  • Téléphone - Texte(50)
  • Télécopieur - Texte(50)
  • SiteWeb - Texte(250)
  • Courriel - Texte(320)
    • L'adresse courriel doit avoir un format valide, c’est-à-dire, contenir un @ et un point (.) pour .com, .ca, .gouv.qc.ca, etc
  • Note - Texte(5000)
    • Onglet note de la fiche fournisseur
ATTENTION : L'information dans ce champ est écrasée à chaque import. Il faut donc s'assurer que toute l'information est là. 
  • Alias - Texte (500)
    • Contiens une liste d'alias permettant de référer au manufacturier/fournisseur.
    • Chaque alias doit être séparé par une barre verticale ( | ).
    • Les imports futurs (DataImporter, WMI) référant à un alias utiliseront plutôt la valeur présentée par le nom.
    • Si un alias proposé existe déjà sous forme de manufacturier/fournisseur, les données devront être fusionnées manuellement à partir du menu Outils > Gestion des données de référence > Général > Manufacturier.
Ce qu'il faut savoir :

Pour l'importation d'Alias, il faut séparer chaque alias du champ par le caractère " | " (barre verticale), en respectant le format suivant :

Alias|Alias1|Alias2|Allias3 et ainsi de suite. 

Tous les alias seront donc importés avec le même champ dans Excel, Access ou autre source ODBC. Le système va créer les alias s'ils n'existent pas.

Exemple: Octopus|Octopus-itsm|Octopus-esi-itsm

Contenu du fichier de configuration (Fournisseurs.xml)

La déclaration de la source se fait en indiquant la valeur Business dans la balise <Content>. 

ATTENTION : Le modèle de fichier XML utilisé en exemple est pour une importation à partir d'Excel 2007 ou 2010. 

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<Sources>
    <Source Name="ImportationFournisseurs">
<ConnectionString>Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=c:\Import\Fournisseurs_Contacts.xlsx;Extended Properties="Excel 12.0 Xml;HDR=YES";</ConnectionString>
<ViewName>[Fournisseurs$]</ViewName> 
<Content>Business</Content>

<!-- Balises supplémentaires -->
     <EmptyValueHandling>NoChange</EmptyValueHandling>
</Source>
</Sources

Référez-vous à l'article Fichier de configuration XML qui explique comment programmer les références à vos sources de données.

Balises supplémentaires pour l'importation des fournisseurs

Le fichier XML pour l'importation des fournisseurs peut contenir une balise supplémentaire. Cette balise n'est pas obligatoire et lorsqu'elle n'est pas spécifiée, la valeur par défaut est alors utilisée.

Ce qu'il faut savoir : 

Les balises supplémentaires sont sensibles aux majuscules.

Si la valeur n'est pas écrite exactement comme il est documenté, Octopus ignorera la balise et utilisera la valeur par défaut.

Gestion des champs vides

DataImporter permet de nettoyer les données contenues dans Octopus lorsque des champs vides sont rencontrés. Si cette balise n'est pas présente, la valeur par défaut NoChange sera utilisée.

Si on utilise ce paramètre dans le cadre d'un import, il est important que la source de données contienne uniquement les colonnes sur lesquelles agir. DataImporter tentera de nettoyer systématiquement toutes les colonnes présentes. On peut ainsi nettoyer tous les champs à l'exception de :

  • Des champs requis dans l'application.
  • Des champs rendus obligatoires par la configuration de votre base de données Octopus.
  • Des champs qui imposent un nombre limité de valeurs acceptées, par exemple les champs de type booléen (oui/non).

Valeur permises pour la balise EmptyValueHandling :

  • Clear : la valeur présente dans Octopus sera nettoyée et le champ sera vide.
  • NoChange (Valeur par défaut) : Les champs vides dans la source de donnée sont ignorés et la valeur existante dans Octopus est conservée.

Pour utiliser cette balise, ajouter la ligne suivante dans le fichier XML : 

<EmptyValueHandling>VALEUR</EmptyValueHandling>
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