Table des matières
Introduction
L’utilisation des types d'activité aide à minimiser l'entrée de données pour des messages envoyés régulièrement à des utilisateurs ou des informations à entrer par les intervenants dans certaines situations.
Configuration
Pour configurer les types d’activités, vous devez avoir la permission d'administrer Octopus.
Rendre le type d'activité visible
- Accéder à Outils > Options... > 3- Options générales importantes > Gestion des champs obligatoires
- Valider que le champ Type d'activité soit coché visible.
Configurer un type d'activité
- Accéder à Outils > Gestion des données de références... > Général > Types d'activité
- Cliquer droit sur le nœud "Types d'activité", sélectionner "Ajouter".
- Inscrire le nom du type d'activité dans le champ description, du haut de la fenêtre (français et anglais)
- Coché si cette activité est active dès maintenant
- Coché si ce type d'activité requiert normalement un déplacement de la part de l'intervenant
- Choisir les options de communication; Est-ce que l'activité sera automatiquement visible de l'utilisateur sur le portail Web ? Est-ce que cette activité sera envoyée à l'utilisateur par courriel ?
- Entrer l'information qui ira s'inscrire automatiquement dans la section des travaux effectués de l'activité
Ce que vous devez savoir :
- Le "Nom" du type d'activité apparaîtra aussi dans l'activité d'Octopus. Vous devez donc vous assurer de choisir un nom convivial, car les intervenants le verront.
- Lors de la configuration de la description, du bas de la fenêtre (pour les travaux effectués) il n'y a pas deux champs pour le français et l'anglais. Alors si vous êtes dans un environnement bilingue, il faudra inscrire les deux versions dans le même champ et choisir la bonne au moment de l'utilisation.
Utilisation
On peut utiliser un type d'activité à l'intérieur des incidents, demandes de services (SR), événements, problèmes, changements. Il suffit d'ouvrir une fenêtre d'activité et d'en choisir le type.
- Cliquer Ajouter pour accéder à une fenêtre d'activité
- Sélectionner le type requis
- Compléter l'information qui reste à remplir.
Distinction entre un utilisateur et un intervenant lors des communications
Octopus fait une distinction entre un utilisateur de base et un intervenant Octopus lors de l'envoi de courriel et de la visibilité de l'activité sur le portail Web. Un utilisateur de base recevra l'information contenue dans l'activité sans voir le Nom de l'activité dans le message. Mais l'utilisateur Octopus aura le Nom de l'activité au début, suivi du texte.
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