Notes de version Automne 2012

Bienvenue à Octopus, version Automne 2012 !

La version Automne 2012 comporte plusieurs nouveautés mais peu de changements à des fonctionnalités existantes, son arrivée ne demande donc pas de planification particulière.

Cette page présente les nouveautés les plus importantes de cette version.

Vos idées et commentaires…

Merci! Depuis la mise en place de notre système de suggestions, vous nous avez soumis plus de 100 idées d'améliorations et vous avez été des centaines à voter pour vos idées favorites.

Maintenant que nous avons un volume d'utilisation plus important de ce système, il est encore plus important que vous y participiez. Venez voir les idées déjà soumises et votez pour vos préférées.

Nous avons commencé à développer les fonctionnalités que vous demandez et nous allons continuer à vous écouter en réalisant de plus en plus vos demandes, après tout:

Octopus, c'est votre logiciel!

Pour accéder au système de suggestions, lancez Octopus et allez à Aide > Vos idées pour améliorer Octopus.

Possibilité d'assigner des tâches à des utilisateurs

Le travail collaboratif entre départements ou services est de plus en plus essentiel dans le fonctionnement global d'une entreprise. Du côté des TI, on constate que certaines demandes de service requièrent l’implication de personnes faisant partie de différents départements et qui ne font pas partie des groupes d'intervention d'Octopus. Nous avons donc intégré la possibilité de leur assigner des tâches afin qu'ils puissent participer à l'exécution d'une demande de service. 

Dans Octopus, on identifie ces utilisateurs comme étant des « intervenants externes ». 

Les intervenants externes bénéficient de : 

  • La réception de notifications par courriel lors de nouvelles assignations
  • La réception de tâches via le portail Web incluant :
    • Listes des tâches nouvelles, assignées, ouvertes, complétées
    • Prise en charge d'une tâche
    • Marquer une tâche comme étant complétée
    • Ajout d'activités à une tâche

L'assignation d'une tâche à un utilisateur externe est principalement utilisée dans la gestion des accès, où des utilisateurs en-dehors de l'informatique sont sollicités pour la création d'un accès applicatif (voir exemple ci-dessous). Mais de nombreuses autres possibilités sont possibles, comme celle d’harmoniser votre procédure d’accueil de nouveaux employés en envoyant des tâches pour : 

  • La préparation d'une carte d’accès
  • Une visite guidée des lieux par les RH
  • Une demande de formation sur les politiques et procédures de l’entreprise
  • Etc.

Exemple :

Martin travaille pour le département des ventes. C'est le spécialiste du système CRM de l'entreprise et c'est lui qui gère les comptes utilisateur dans le CRM.

Octopus vous permet d'assigner une tâche de création de compte à Martin même s'il n'a pas de compte d'intervenant Octopus. 


  • Configuration : Pour pouvoir assigner une tâche à un utilisateur, vous devez l'identifier comme intervenant externe dans sa fiche utilisateur (onglet "Accès Octopus") et l'ajouter à un groupe d'utilisateurs.
  • Coûts : Un compte d'intervenant externe coûte 10.00$/mois. Contactez-nous pour en savoir plus. 

Nous vous invitons à consulter l'article Intervenants externes - Utilisation des tâches.  

Interfaces Portail Web et WebTech 

Gestion des tâches

Les utilisateurs Octopus peuvent maintenant gérer leurs tâches via l'interface « WebTech » grâce à l'ajout du module « Tâches ». Ceci leur permet de prendre en charge, modifier ou compléter une tâche à partir d'un poste qui n'a pas d'installation client Octopus.


Illustration 1 - Portail Web avec accès aux Tâches

Les fonctions supportées pour les tâches dans l'interface Web sont : 

  • Listes des tâches assignées, ouvertes, complétées
  • Prise en charge d'une tâche
  • Marquer une tâche complétée
  • Ajout d'activités à une tâche


Illustration 2 - Affichage des tâches dans WebTech

Cliquez le lien pour plus d'information sur la Création des tâches.  

Basculez vers

Nous avons rendu l'interface Web plus facile pour les intervenants Octopus qui se servent beaucoup de « WebTech ». Dorénavant, Octopus va se souvenir du dernier type de connexion (WebTech ou Portail Web) qu'un intervenant Octopus a utilisé. S'il désire se connecter autrement, il lui suffira de basculer vers l'autre interface en cliquant sur le lien « Tech » ou « Portail Web »en bas de la page. 


Adaptées aux tablettes et téléphones intelligents

Le portail Web et l'interface Web Tech peuvent maintenant être utilisés sur des appareils mobiles. Les interfaces sont un peu différentes, car elles s'adaptent à la taille des appareils utilisés. 

 

Solution de gestion des accès

La solution de gestion des accès offre les bénéfices suivants : 

  • Registre automatisé des accès permettant de savoir :
    • pour chaque utilisateur, les accès aux différents systèmes ou applications qu'il utilise dans le cadre de ses fonctions
    • pour chaque système ou application, la liste des utilisateurs qui ont un accès
  • Automatisation de la création des tâches relatives aux accès quand un gestionnaire soumet un formulaire de « nouvel employé » ou un formulaire de « demande de changement d'accès » pour un de ses employés.
  • Automatisation de la création des tâches de retrait d'accès quand un gestionnaire soumet un formulaire de « départ permanent » pour un de ses employés.

Démonstration : 

Documentation

Cette solution nécessite l'accompagnement d'un spécialiste Octopus dû à sa configuration plus complexe. De plus, l'impact important qu'elle a sur les utilisateurs et sur les intervenants externes doit être considéré et adapté au contexte de votre organisation. Contactez-nous pour obtenir plus d'informations sur la mise en place de la solution de gestion des accès. 

Demande de service confidentielle

Il est possible de marquer une demande de service comme étant confidentielle. L'option peut être activée au niveau du type de SR seulement (et non au niveau de la SR elle-même). Elle affecte le type de SR de la façon suivante : 

  1. Les notifications automatiques d'Octopus (courriel de confirmation, de prise en charge ou de résolution d'une SR) sont envoyées uniquement au demandeur
  2. La visibilité de la SR confidentielle sur le portail Web est restreinte au demandeur seulement
  3. Les intervenants externes qui reçoivent des tâches n'ont pas accès aux détails de la SR

Par exemple, cette option est utile pour gérer de façon confidentielle le congédiement d'un employé. Lorsqu'un supérieur immédiat soumet un formulaire de "Départ permanent", il est le demandeur et il peut désigner l'utilisateur dans le formulaire. Si le type de SR est confidentiel, l'utilisateur ne sera pas notifié et la requête n'apparaîtra pas dans sa liste de requêtes sur le portail Web (on peut convenir qu'il s'agisse d'un congédiement ou d'un départ volontaire, il n'y a aucune valeur ajoutée que l'utilisateur ait une visibilité sur cette requête). 

Voir l'article Qu'est-ce qu'une demande de service confidentielle pour plus d'informations à ce sujet. 

Configuration des modèles de courriels améliorée

Il est maintenant plus facile de configurer les modèles de courriel : 

  • La fenêtre peut être maximisée
  • L'onglet par défaut est maintenant l'onglet « Texte riche »
  • Les variables numériques comme {1} sont remplacées par des variables textes comme @Request.Subject
  • La touche F3 vous permet d'insérer une variable sans avoir à taper son nom, qui peut parfois être complexe
  • Un mode d'édition Html a été intégré, vous donnant encore plus de contrôle sur la personnalisation des modèles de courriel

 

​AVIS A CEUX QUI UTILISENT LE MODE « TEXTE BRUT » DANS POUR LES COURRIELS
  • Le support au mode « texte brut » sera bientôt retiré. 
  • Quand Octopus a été lancé, certains de nos clients utilisaient des versions de Lotus Notes qui étaient incompatibles avec les courriels de format riche (format HTML). Les versions plus récentes de Lotus Notes étant maintenant compatibles, cette option sera retirée. 
  • Si vous utilisez encore le mode « texte brut », Contactez-nous pour planifier la migration au mode texte riche.


Nous vous invitons à consulter l'article Comment configurer les gabarits de courriels, qui vous explique les différentes méthodes de configuration des gabarits de courriels.

Nouvelle action « Changer mot de passe du portail Web »

Vous pouvez maintenant changer le mot de passe du portail Web pour un utilisateur à partir de l'application Octopus. Cette action crée aussi un compte Web pour l'utilisateur qui n'est pas inscrit. 

Pour ce faire, ouvrez la fiche de l'utilisateur et cliquez l'action « Changer mot de passe du portail Web ».
 

Nous vous invitons à consulter l'article Portail Web - Comment réinitialiser le mot de passe Web d'un utilisateur qui vous explique la réinitialisation étape par étape. 

Ajout du champ « Demandeur » à la fenêtre de création d'un incident

Lorsqu'un incident/SR est créé à partir de l'application Octopus, vous pouvez directement spécifier un demandeur. Octopus mettra automatiquement le même nom dans le champ utilisateur si le demandeur et l'utilisateur sont la même personne, dans le cas contraire, il peut modifier le champ « Utilisateur ». 


Aussi, lorsqu'un utilisateur soumet une demande via le portail Web, il se verra automatiquement désigné comme demandeur (et pourra désigner un autre utilisateur s'il soumet une demande pour quelqu'un d'autre). 

 

Contrats de services et de location - Ajout du champ « Centre de coûts » et d'un onglet « Note »

Nous avons ajouté les éléments suivants aux contrats de services et de location :




Nous avons aussi créé une colonne « Coût annuel » que vous pouvez ajouter à vos listes. Il y en a un pour les contrats de services et un pour les contrats de location, tel qu'illustré ci-dessous. 


Dans les deux cas, la colonne portera le nom de « Coût annuel », mais elle donnera les résultat des contrats de services ou de location. Si les deux sont requis, il faudra ajouter deux colonnes.

Le calcul du coût annuel se fait comme suit :

  • Coût total du contrat, divisé par le nombre de mois entre la date de début et la date de fin, multiplié par 12. 
    • (Coût total / durée en mois) * 12
    • Par exemple, un contrat de 2 000,00 $ sur 18 mois, aurait un coût annuel de 1 333,33 $. 

Autres changements

  • L'identification du « Taux horaire moyen des ressources » par groupe, à partir des données de références;
  • L'onglet « Compte Octopus » a été renommé « Accès Octopus »;
  • La permission « Modifier les activités » a été renommée « Créer et modifier une activité »;
  • La permission « Modifier l'emplacement et le contact principal » a été renommée « Modifier l'emplacement, le contact principal et la catégorie »;
  • Aucune notification ne sera envoyée pour l'événement « Ajout d'une activité à une requête/ tâche non assignée » pour une requête fermée par l'utilisateur, ni lors de la fermeture automatique de la requête;
  • Lorsque "F5" est fait dans une liste ayant un affichage avec des groupe fermés, ils resteront fermés lors du « rafraîchissement » des données;
  • Le champ « Site » permet le filtrage;
  • MailIntegration supporte maintenant POP3 sur SSL;
  • La colonne « Langue » est rendue disponible dans les listes d'utilisateurs;
  • Les tâches de suivi ont été remplacées par la case à cocher « Ne participe pas au cycle de vie de la requête », ce qui rend possible la désignation d'une tâche d'approbation comme étant une tâche de suivi;
  • La performance des recherches rapides: dans le module « Incidents/SR », une recherche rapide sur un numéro de requête concentre la recherche seulement sur la table des numéros de requêtes. Si on ajoute le signe « + » à la fin du critère de recherche, le système effectue sa recherche en excluant la table des numéros de requête;
  • Si un intervenant a mis en attente les tâches d'une SR au moment de suspendre ou de mettre en attente une SR, la mise en attente des tâches est retirée automatiquement lors de la reprise en charge de la SR.
X
Aidez-nous à améliorer l’article








Aidez-nous à améliorer l’article