Nos coups de cœur

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Bienvenue sur la page des coups de cœur de l'équipe Octopus!

Les coups de cœur prennent relâche pour quelques mois 

Veuillez prendre note que les coups de cœur prennent relâche pour quelques mois, mais qu'il est toujours possible de consulter l'historique. Nous reviendrons avec la version 4.2.

Bonne lecture et à bientôt ! 


Coups de cœur de septembre 2016

Webinaire

Les Webinaires sont de retour !

Dès le 21 septembre, un nouveau Webinaire sera présenté et portera sur la mise en place du sondage de satisfaction. 

Pour vous inscrire et connaître les autres dates et sujets, consulter la page sur les Webinaires et n'hésiter surtout pas à nous faire part de vos suggestions et commentaire.

Sondage

Vous avez à coeur le service que vous offrez à vos utilisateurs, mais connaissez-vous leur degré de satisfaction face à ce service? Savez-vous que dans Octopus nous pouvons mesurer leur satisfaction à la résolution de leurs requêtes. Utiliser le Sondage de satisfaction dans Octopus pour prendre le pouls des utilisateurs et ajuster ou confirmer votre service. 

Gestion des rôles

Bien définir les rôles dans Octopus simplifie l'assignation de rôles lors de l'ajout d'un nouvel employé ou lors de l'octroi de nouvelles permissions. L'article sur la Gestion des rôles vous explique comment ajouter un nouveau rôle personnalisé ou à partir de la librairie, d'uniformiser les permissions de vos utilisateurs et d'ajouter des permissions personnalisées.  

Listes de valeurs

Les listes de valeurs peuvent être créées et modifiées à même la création d'un formulaire, plutôt que d'avoir à les créer d'avance. De plus, une même liste de valeurs peut être utilisée dans plusieurs formulaires.

Créer, modifier, fusionner ou importer vos listes de valeurs pour en optimiser l'utilisation. 

Coups de cœur de l'été 2016

Restriction des requêtes par sous-sites

La restriction des requêtes était auparavant possible par site seulement. Il est possible de limiter certains sites précis à ne pas pouvoir soumettre des types de SR et gabarits d'incidents selon une sélection appliquée.  

Dorénavant, cette restriction peut être renforcée au niveau des sous-sites, ce qui permet un meilleur contrôle à plusieurs niveaux de sites. À titre d'exemple, un site principal pourrait avoir droit à certaines requêtes, mais si l'utilisateur provient d'un de ses sous-sites, il pourrait se voir attribuer une restriction plus sévère et ne pas voir les mêmes types de demandes ou gabarits d'incidents.

ATTENTION : Lorsqu'un site parent a une restriction, les sites enfants vont en hériter s'ils n'ont pas de restriction précise.

CI de type Est un document en format HTML

Dans le but d'améliorer les contrôles de l'application vers un contenu HTML plus complet, nous avons continué dans cette direction pour apporter également le changement à l'onglet Document de tous types de CI ayant le paramètre Est un document d'activé. Plus d'options et un meilleur formatage sont donc disponibles à l'utilisation.  

Prendre note qu'à partir du moment où votre champ est converti en mode HTML (sélection faite par vous via l'application), vous ne pourrez plus revenir à l'ancien mode; la conversion est permanente.

Nouveau destinataire dans les tâches de notification

Il est maintenant possible d'ajouter le supérieur immédiat du demandeur comme destinataire dans une tâche de notification. Au moment de l'activation de la tâche, Octopus utilise l'information dans la fiche du demandeur pour acheminer le courriel à la bonne personne. 

Si aucun supérieur immédiat n'est trouvé, une erreur sera enregistrée dans la tâche et visible dans la requête. 

Voir le Wiki de la Gestion des tâches pour en apprendre davantage sur les divers types de tâches et leurs utilisations. 

Journée des utilisateurs Octopus

Merci beaucoup pour votre participation à la troisième édition de la Journée Utilisateurs Octopus !

Nous espérons que vous avez apprécié votre journée.

Voici l'article où vous trouverez les présentations ainsi que certaines références discutées lors de la Journée Utilisateurs Octopus 2016.

Abonnement aux listes

Soyez plus en contrôle des éléments importants pour vous avec la possibilité de s'abonner aux listes. Cet outil déjà très utile offre maintenant la possibilité de recevoir une notification personnalisée basée sur l'ajout d'items dans une liste ou la modification de celle-ci. 

Pour utiliser cette option sans plus attendre, consulter l'article sur les Notifications personnalisées.

Changer le niveau de satisfaction au sondage 

Tout va vite, nous avons toujours mille et une choses à faire, mais nous ne voulons pas oublier de remercier le service que nous avons reçu grâce au sondage de satisfaction. Cependant, en répondant vite, il arrive de cliquer sur la mauvaise appréciation. Il est maintenant possible de modifier le niveau de satisfaction sélectionné par erreur par l'utilisateur. 

Pour plus d'information sur le sondage de satisfaction, consulter l'article Présentation du Sondage de satisfaction Octopus

Numéro de série unique

Demandé par plusieurs clients (plus de 100 votes au forum), une nouvelle option permet de rendre les numéros de série des CI uniques. Une erreur sera reçue si on essai de créer ou mettre à jour un CI dont le numéro de série existe déjà. Cette validation affecte les méthodes de création et de mise à jour suivantes : 

  • Création et mise à jour manuelle directement dans Octopus
  • Importation à partir de DataImporter
  • WMIUpdater

Aucune validation n'est faite lors de l'activation de l'option sur les CI déjà existants, mais elle sera effectuée au moment de la modification. 

Pour activer cette option aller dans le menu Outils > Options et modifier l'option nommée Numéro de série d'un CI doit être unique

Coups de cœur de mai 2016

Formulaires | Filtrage de CI par type 

On peut maintenant filtrer les types de CI qui seront présentés à l'utilisateur lorsqu'il remplit un formulaire.

Cette option va aider l'utilisateur dans sa recherche, puisqu'elle va lui présenter seulement les types de CI à pertinents pour son type de problème ou demande. Par exemple, on permet seulement de rechercher parmi les stations de travail et les portables pour une requête concernant un problème avec le courriel soumis par un utilisateur.

Pour savoir comment utiliser cette nouvelle option, voir le Wiki Création de formulaires personnalisés dans Octopus

Raccourcis dans Octopus

Connaissez-vous les raccourcis dans Octopus? Savez-vous comment créer un incident rapidement, sans cliquer sur la souris? Savez-vous ce que font les touches CTRL + R? Nous vous invitons à le découvrir à partir de l'article sur les raccourcis clavier d'Octopus.

DataImporter

Le programme DataImporter est un incontournable dans Octopus. Il permet d'importer ou de synchroniser des données provenant d'une source externe compatible OLEDB/ODBC. Il peut être utilisé autant pour effectuer une importation initiale des données que pour synchroniser sur une base régulière des données contenues dans un autre système.

Si vous le connaissez déjà, nous vous invitons à le revoir pour découvrir les nouveautés et si vous ne le connaissez pas.

Les dernières nouveautés de DataImporter :

  • Utilisateurs - Importation du champ Compte partagé.
  • Importation des Départements.
  • Importation des Listes de valeurs pour les formulaires.
  • Importation des Transitions d'états des changements.
  • Les pannes de DataImporter sont maintenant enregistrées dans un événement.

Consulter l'Article principal de DataImporter.

Coups de cœur d'avril 2016

Importation des départements disponible à partir de Dataimporter

Nous avons ajouté la possibilité de faire l'importation des départements avec DataImporter pour faciliter la configuration de départ, la mise à jour des départements et la synchronisation avec une source autre que Active Directory. 

Si vous utilisez déjà DataImporter pour faire la synchronisation de vos utilisateurs ou de vos CI avec une source qui associe le nom d'un département avec un numéro de département, vous pourrez plus facilement mettre à jour les départements lorsque les noms changent à la source. De plus, vous éviterez d'avoir à fusionner le nouveau département créé lors de la synchronisation avec le nouveau nom. 

Vous n'aurez qu'à ajouter le numéro du département dans les données de références d'Octopus avant de modifier le nom du département à la source et lors de la synchronisation, Octopus fera le lien entre avec le numéro de département et mettra le nom à jour avec la nouvelle appellation. 

Pour connaître les spécifications d'importation des départements, se référer à l'article suivant : DataImporter - Importation des départements.

Calendrier des efforts visible par les gestionnaires

Il est maintenant possible de voir la feuille de temps en format calendrier pour un autre intervenant.

Utilisez la liste déroulante située en haut à droite du calendrier pour changer d'intervenant.

Voir en image

 

ATTENTION :
Pour consulter la feuille de temps d'un autre intervenant, l'intervenant Octopus doit avoir la permission suivante :
  • Accéder au tableau de bord, aux statistiques et aux rapports.

Affichage des onglets en multiligne

Si vous êtes de ceux qui ont toujours une multitude d'onglets ouverts et devez naviguer d'un bout à l'autre de la liste avec les flèches, cette option est pour vous !

À partir de la fiche utilisateur dans l'onglet Octopus, cocher la case Onglets multilignes et les onglets seront présentés comme suit : 

Coups de cœur de mars 2016

Gestion des efforts

La gestion des efforts est une option qui vous permet de calculer le temps que vous passez sur une requête et dans une activité. Elle peut être utilisée de manière automatique ou manuelle et est accessible dans les activités de tous les types de requêtes (incident, SR, problème, changement, tâche et événement). Pour utiliser la gestion des efforts adéquatement, veuillez vous référer à l'article complet sur la gestion des efforts.

Utilisation des conditions dans les formulaires et les tâches

Dans nos coups de cœur du mois de février, nous avons présenté les nouveaux formulaires personnalisés. Pour compléter l'utilisation des formulaires et pour exploiter encore plus le potentiel d'Octopus, nous vous suggérons la Configuration des conditions pour les formulaires et les tâches qui permet entre autres de choisir les questions qui seront posées dans un formulaire et de générer des tâches basées sur des critères précis. 

Coups de cœur de février 2016

Désactiver la création d'incidents avec MailIntegration

Le programme MailIntegration permet de recevoir des courriels dans Octopus pour créer un nouvel incident, un événement ou pour mettre à jour une requête existante en y ajoutant une activité.

Cependant, si vous voulez bien exploiter vos formulaires Web, vous ne voulez peut-être pas permettre la création d'incidents à partir d'un courriel, mais garder la possibilité de mettre à jour une requête. Une nouvelle option permet d'empêcher la création de nouvelles requêtes et d'envoyer un message de refus à l'utilisateur. Ainsi, MailIntegration peut être utilisé uniquement pour la correspondance avec celui-ci.

Pour savoir comment désactiver la création d'incidents, référez-vous à l'article MailIntegration pour l'explication de la balise <CreateNewRequests> de la section Fichier de configuration (XML).

Formulaires personnalisés

Les formulaires personnalisés sont devenus bien plus que de simples formulaires Web puisque nous pouvons les utiliser directement dans Octopus pour en exploiter tout le potentiel. De plus, plusieurs modifications ont été apportées, dont l'écran de configuration qui est maintenant jumelé avec celui de visualisation. Ce changement vous permet de voir vos modifications en direct. Pour plus d'information et surtout pour améliorer vos formulaires, veuillez vous référer à l'article suivant : Création de formulaires personnalisés dans Octopus - APRES 4.1.130.

Structure des sites

Vous pouvez plus facilement modifier la structure de vos sites puisqu'il est maintenant possible d'utiliser le glisser-déplacer (drag-and-drop) pour réorganiser la structure des sites.

ATTENTION : Si vous avez une configuration propre au site primaire (SLA ou restriction d’accès aux requêtes) et que vous déplacez un site sous un autre site primaire, vous pourriez altérer les configurations effectives ou forcer le recalcul des SLA, opération pouvant prendre plusieurs minutes.

 

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