Listes de valeurs

Table des matières

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Création de formulaires personnalisés dans Octopus

DataImporter - Importation des Listes de valeurs

Introduction

Le concept de liste de valeur présente dans Octopus permet de centraliser la gestion des données contenues dans plusieurs formulaires. Ce qui évite une entrée de données répétitives et permet de connaître les formulaires qui utilisent ces données. 

À partir de la configuration des formulaires Web, les champs de type Liste déroulante ou Boutons radio vont vous permettre de spécifier, dans la colonne Source, la liste de valeurs à présenter à l'utilisateur. Au besoin, les colonnes Valeur par défaut permettent d'en sélectionner une avec laquelle le formulaire sera initialisé.

La création d'une liste de valeur nécessite un nom français et anglais. Une fois identifié, commencer à insérer des valeurs.

  • Si les valeurs doivent être présentées à la fois en français et en anglais, inscrire les valeurs correspondantes dans les deux colonnes.
  • Si les valeurs doivent être présentées aux utilisateurs dans une seule langue, indiquer les valeurs dans la colonne appropriée.

L'ordre dans laquelle la liste est présentée à l'utilisateur est aussi modifiable :

  • Ordre alphabétique
    • ​Les valeurs dans la liste seront présentées en ordre alphabétique, peu importe la langue de l'usager.
  • Ordre spécifique
    • ​Présente les valeurs dans l'ordre de votre choix en utilisant les boutons de positionnement pour déplacer la sélection active vers le haut ou vers le bas.

Création d'une nouvelle liste

La création d'une liste de valeur s'effectue à partir du menu Outils > Gestion des données de référence, d'une des deux manières suivantes :

  • À partir de la section Général > Listes de valeurs.
  • À partir d'un formulaire Web avec la colonne Source.

Création à partir de Listes de valeur

À partir du menu Outils > Gestion des données de références > Général > Listes de valeurs :

  1. Faire un clic droit sur Listes de valeurs.
  2. Cliquer sur Ajouter.
  3. Ajouter le nom en français et en anglais
  4. Faire l'entrée des valeurs en français et anglais selon votre besoin :
    • Dans un contexte de travail unilingue, une seule des colonnes peut être remplie.
  5. Choisir si la liste doit être présentée en Ordre alphabétique ou en Ordre spécifique

    • Utiliser les flèches vers le haut ou vers le bas pour choisir l'ordre spécifique.

  6. Sauvegarder la liste.
Voir en image

Création à partir d'un formulaire Web

On peut créer une nouvelle liste à partir de l'onglet Formulaire d'une demande de service ou d'un incident :

  1. Choisir Liste déroulante ou Boutons radio dans la colonne Type en fonction du besoin.
  2. Cliquer sur le bouton ... dans le champ Source.
  3. Ajouter le nom en français et en anglais.
  4. Faire l'entrée des valeurs en français et en anglais selon votre besoin :
    • Dans un contexte de travail unilingue, une seule des colonnes peut être remplie.
  5. Choisir si la liste doit être présentée en Ordre alphabétique ou en Ordre spécifique 

    • Utiliser les flèches vers le haut ou vers le bas pour choisir l'ordre spécifique.

  6. Faire OK pour sauvegarder la liste.
    • Cette nouvelle entrée est automatiquement ajoutée aux Listes de valeurs.
Voir en image

Utilisation des Listes de valeurs

Lors de la configuration des formulaires Web, les champs de type Liste déroulante ou Boutons radio permettent de spécifier la liste de valeurs à présenter à l'utilisateur, dans la colonne Source.

  1. Cliquer sur la flèche à la fin du champ Source.
  2. Faire la sélection de la liste. 
  3. Pour voir ou éditer les éléments de la liste, cliquer sur le bouton ... dans le champ Source.
  4. Sauvegarder la liste.
Voir en image

 

Attention :
Le principe des listes est de pouvoir utiliser la même liste dans plusieurs formulaires. Il est important de vérifier dans quel formulaire la liste est utilisée avant de faire des modifications.

 

Comment savoir où une liste est utilisée

Pour savoir avec quel formulaire une liste est associée, il suffit d'ouvrir la liste et d'aller sur l'onglet Utilisation

Ajout d'une Valeur par défaut

On peut faire la présélection d'une des valeurs de la liste déroulante ou d'un des boutons radio dans un formulaire avec les champs Valeur par défaut français et Valeur par défaut anglais. Il suffit de cliquer la flèche au bout du champ Valeur par défaut associé à la langue requise et faire un choix. 

Conversion automatisée des Listes de valeurs

Après la migration vers la version 4.1.80, tous les formulaires Web personnalisés contenant des champs Liste déroulante ou Boutons radio seront automatiquement convertis en Listes de valeurs.

  • La liste de valeur créée portera un nom représentatif de sa provenance dans le format Nom du champ (Nom du formulaire); par exemple : Type d'accès (Accès non fonctionnel).
  • Si un même formulaire présente plusieurs champs du même nom, la conversion va automatiquement les numéroter de manière séquentielle.
  • Chaque valeur présente dans les champs Valeur française se retrouve dans une ligne de la liste de valeurs, sous la colonne française.
  • Chaque valeur présente dans les champs Valeur anglaise se retrouve dans une ligne de la liste de valeurs, sous la colonne anglaise.
  • Si une ligne contient une valeur française identique à la valeur anglaise d'une autre ligne, les deux lignes seront combinées, présentant la même valeur dans les colonnes française et anglaise.
  • Les listes seront automatiquement placées en ordre spécifique.

Ménage des listes post-migration

Pour effectuer le ménage de vos listes, nous vous recommandons la méthodologie suivante :

  • Réviser les listes de valeurs en localisant celles contenant ou devant contenir des valeurs similaires.
    • Par exemple, les listes contenant oui/non, lecture/lecture-écriture, station de travail/portatif sont sujet à revenir souvent.
  • Fusionner les listes similaires de manière à mettre à jour les références dans les formulaires Web personnalisés.
    • Un changement de nom de liste ou la fusion va automatiquement modifier les éléments qui l'utilisent.
  • Renommer la liste pour lui donner un nom représentatif.
  • Remanier la liste pour faire correspondre les valeurs anglaises et françaises.
  • Supprimer les lignes de trop.
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