Les activités dans Octopus

Table des matières

Articles reliés

Introduction

Avec Octopus, le travail fait par les intervenants (approbateurs et utilisateurs externes) se fait à partir de ce qu'on appelle les activités. C'est un élément très important d'Octopus et l'article suivant vous en décrira le fonctionnement ainsi que les différents modes de visionnement des activités. 

Ce que vous devez savoir : 

Les informations présentées pour la vue Moderne sont disponibles à partir de la version 3.8 seulement.
Si vous n'avez pas encore cette version, vous aurez la vue Classique par défaut.

ACTIVITÉS À PARTIR D'OCTOPUS

Dans cette section, nous décrirons comment ajouter une activité et comment les activités apparaissent dans l'application d'Octopus pour les intervenants. Cette apparence est différente de celle du portail Web et de WebTech, qui seront expliquées plus loin dans ce document.

L'apparence des activités des intervenants est configurée à partir de l'onglet Octopus de la fiche utilisateur (voir l'image plus bas). La vue détermine comment les choses apparaissent à l'écran dans l'application, mais les mêmes éléments sont présents dans les deux cas.

Il existe deux types de vues : Classique et Moderne

Les différents types d'activités

L'ajout d'une activité standard se fait à partir d'une requête avec le bouton Ajouter de la section Activités. On doit cliquer au milieu du bouton, et non sur la flèche à droite du bouton. La flèche sert à ajouter les activités de type Main d'œuvre externe ou Activité pour un autre intervenant.

Plusieurs champs sont disponibles à partir des activités, vous en verrez la liste en détail un peu plus bas dans les activités régulières. Les choix qui auront été faits dans les options par l'administrateur d'Octopus déterminent les champs qui sont obligatoires ou non à la saisie d'une activité. 

Ce que vous devez savoir : 

Si un champ est obligatoire et que vous oubliez de le remplir, Octopus vous donnera un message d'erreur accompagné d'un point d'exclamation  aux endroits où il manque de l'information. 

 

Activité standard dans Octopus

À partir de la section Activités en bas à droite de la fenêtre, cliquer directement sur le bouton Ajouter. N'utiliser pas la flèche à droite du bouton, cliquer au milieu du bouton :

La fenêtre d'ajout d'une activité s'ouvrira. Le journal des activités des requêtes est l'endroit où l'on consigne l'information. Il peut s'agir d'une note interne de l'intervenant ou d'une communication envoyée ou reçue par courriel. Dans tous les cas, il est possible d'ajouter un ou plusieurs fichiers joints. On y rapporte aussi le temps pris pour faire l'activité, si un déplacement a été requis, etc. 

Les champs disponibles sont : 

  • Type : modèle d'activité pouvant être défini à l'avance, visible ou non selon les options.
  • La date : peut être modifiée, selon les permissions de l'intervenant.
  • Effort : temps requis pour terminer l'activité, obligatoire ou non selon les options.
  • Déplacement : indique si l'intervenant a eu à effectuer un déplacement.
  • Communication;
    • Activité visible sur le portail Web : par défaut ou non selon les options. Si cochée, affichera la note de l'activité au portail Web du demandeur et de l'utilisateur.
    • Courriel : permet d'envoyer l'activité par courriel à une variété de personnes (demandeur, utilisateur(s), intervenant, autre utilisateur, contact d'un fournisseur ou à une autre adresse). La flèche au bout du champ permet de faire le choix.
  • Travaux effectués : c'est ici que les détails de l'intervention, les notes et les courriels à envoyer sont inscrits.
  • Fichiers joints : permet de joindre un fichier, un raccourci ou le contenu du presse papier. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de documents joints lorsqu'on ouvre l'activité.
  • Marquer l'incident ou la demande de service résolue : indique que ceci est l'activité de résolution.
  • Marquer l'incident ou la demande de service fermée : est visible ou non selon les permissions de l'intervenant. Généralement si on utilise l'option de fermeture automatique, cette permission ne sera pas donnée aux intervenants.

 

Voir en image

 

Communication par courriel dans les activités

La communication avec les utilisateurs et les diverses personnes impliquées dans les requêtes est importante. Lorsque cette communication est faite à travers les activités, elle laisse une trace dans la requête.  Voici comment communiquer efficacement à travers les activités d'Octopus : 

Ce que vous devez savoir : 

Comme Octopus envoie la communication par courriel, une adresse courriel est requise dans la fiche des utilisateurs avec qui la communication s'effectue. 
  • L'ajout du demandeur et de l'utilisateur en double-cliquant le bouton 
  • L'ajout d'autres destinataires avec le bouton 
    • Demandeur
    • Utilisateur
    • Intervenant
    • Contact d'un fournisseur
    • Groupe 
    • Autre utilisateur
    • Autre adresse
    • Vider les destinataires

  Truc : L'option Autre utilisateur permet de communiquer avec des gens qui ne sont pas associés à la requête.

Les gens ne savent pas en général qu'on peut ajouter plusieurs personnes sans avoir à sortir de la fenêtre. Pour ce faire, commencer la recherche et cocher les noms requis, ensuite retourner dans le haut de l'écran pour continuer la recherche des autres personnes. Tous les éléments qui auront été cochés seront ajoutés d'un coup lorsque l'on clique sur OK.
 

Voir en image

 

 

 

 

Ajout d'activité de main d'oeuvre externe dans l'application

Une activité de main d'œuvre externe sert à consigner dans la requête une activité faite par un fournisseur. La plupart des champs sont les mêmes, mais vous pouvez aussi inclure le coût de l'activité qui s'ajoutera au calcul du coût de la requête. Dans le cas où un CI serait en lien avec la requête, ce coût sera aussi reporté dans la fiche du CI. 

Pour ajouter une activité de main d'œuvre externe :

  1. Cliquer la flèche au bout du bouton Ajouter.
  2. Choisir Main d'œuvre externe
  3. Faire la sélection du fournisseur (il doit déjà exister dans Octopus).
  4. Ajouter les informations telles que Date, Effort, Coût, Déplacement et les choix de communication de l'activité.
  5. Décrire le travail fait par le fournisseur.  Si vous avez une facture informatisée, elle peut être ajoutée comme pièce jointe.
  6. Faire OK pour sauvegarder.
  7. L'activité sera sauvegardée dans la requête avec une apparence différente d'une activité standard (de couleur violette et, si la vue est moderne; avec l'icône du module fournisseur).
Voir en image

 

 

 

 

Ajout d'activité pour un autre intervenant

Il peut arriver que certains intervenants entrent les activités dans Octopus pour d'autres (pour des personnes qui sont sur la route par exemple). Avant de pouvoir entrer une activité au nom d'une autre personne vous devez avoir la permission Créer une activité au nom d'un autre intervenant, voir la section des permissions du wiki sur la Gestion des rôles pour plus de détails. 

Pour ajouter une activité pour un autre intervenant :

  1. Cliquer la flèche au bout du bouton Ajouter.
  2. Choisir Pour un autre intervenant.
  3. Faire la sélection de l'intervenant dans le haut de l'écran. 
  4. Ajouter les informations telles que date, effort, coût, déplacement et les choix de communication de l'activité.
  5. Décrire le travail effectué et ajouter une pièce jointe au besoin.
  6. Faire OK pour sauvegarder.
  7. L'activité sera sauvegardée dans la requête avec la même apparence qu'une activité standard. 
Voir en image

 

 

 

Lorsqu'une personne ajoute une activité de résolution au nom d'un autre intervenant, le champ Résolu par sera au nom de l'intervenant ayant fait le travail. Pour savoir que l'activité a été entrée par une autre personne, il suffit d'ajouter la colonne Créé par pour voir qui a fait l'entrée de données. 

Travail d'équipe

Il arrive que plus d'une personne travaille sur une requête pour faire une activité commune, lors d'un déménagement par exemple. Utiliser l'option Travail d'équipe pour ce genre d'activités, ceci assure que le temps de chacun est enregistré. Avant de pouvoir entrer une activité d'équipe au nom d'une autre personne vous devez avoir la permission Créer une activité au nom d'un autre intervenant. Voir la section des permissions du wiki sur la Gestion des rôles pour plus de détails. 

Une seule personne peut donc faire l'entrée de données pour le groupe et le calcul de l'effort sera comptabilisé dans la requête et dans la feuille de temps de chaque intervenant. 

Voici les étapes pour ajouter une activité de Travail d'équipe :

  1. Cliquer la flèche à droite du bouton Ajouter.
  2. Choisir Travail d'équipe.
  3. Faire la sélection de l'intervenant dans le haut de l'écran.
  4. Ajouter les informations telles que date, effort, coût, déplacement et les choix de communication de l'activité.
  5. Décrire le travail fait, ajouter une pièce jointe au besoin.
  6. Faire OK pour sauvegarder.
  7. Une activité par intervenant sera sauvegardée dans la requête avec la même apparence qu'une activité standard. Le texte de la description sera reproduit dans chacune des activités avec la mention Travail d'équipe au début. 
Voir en image

La vue Classique 

Le journal suivant montre plusieurs activités, envoyées et reçues entre l'intervenant et une cliente. 

Dans une activité vue à partir du journal de requête, plusieurs éléments présents indiquent des informations à propos de cette activité.

L'image suivante fait un survol de ces éléments. 

La couleur des activités montre le type de personne qui a fait l'activité. Cette manière permet de rapidement voir les éléments qui proviennent des utilisateurs, intervenants externes ou des fournisseurs. 

Voir en image

L'activité de résolution est une activité particulière dans Octopus. Elle a toujours une apparence différente pour la rendre facilement repérable. Dans la vue Classique elle est précédée du titre Résolution et surlignée en jaune. 

Voir en image

La vue Moderne

Le journal suivant montre plusieurs activités, envoyées et reçues entre l'intervenant et une cliente. On y voit aussi un avatar (petit dessin) qui identifie l'intervenant ou l'utilisateur.

Pour les informations concernant l'avatar, voir le document sur la Gestion des utilisateurs

Dans une activité vue à partir du journal dans la requête, plusieurs éléments présents indiquent des informations à propos de cette activité. 

L'image suivante fait un survol de ces éléments. 

La couleur des activités montre le type de personnes qui a fait l'activité. Cette manière permet de rapidement voir les éléments qui proviennent des utilisateurs, intervenants externes ou des fournisseurs. 

Voir en image

L'activité de résolution est une activité particulière dans Octopus. Elle a toujours une apparence différente pour la rendre facilement repérable. Dans la vue Moderne elle est précédée du titre Résolution et il y a un crochet vert sur le côté gauche. 

Voir en image

Les catégories d'activités

Il est maintenant possible de catégoriser les types d'activités. Ceci facilite l'utilisation des types d'activités lorsqu'il y en a plusieurs et augmente la vitesse d'exécution des requêtes. On peut aussi faire des recherches par types d'activités à partir de la recherche avancée. 

Ce que vous devez savoir

Pour faire la gestion des types de catégories vous devez avoir la permission d'administrer Octopus.

Pour ajouter une catégorie d'activité

  1. Aller dans Outils > Gestion des données de références > Général > Types d'activité.
  2. Faire un clic droit sur Types d'activités.
  3. Choisir Ajouter.
  4. Choisir entre un Type d'activité ou une Catégorie.
  5. Ajouter le nom en français et en anglais.
  6. Sauvegarder la catégorie.
Voir en image




Pour modifier le nom d'une catégorie

  1. Aller dans Outils > Gestion des données de références > Général > Types d'activité.
  2. Faire la sélection de la catégorie.
  3. Changer le nom et sauvegarder.

Pour modifier les types d'activités dans une catégorie

  1. Aller dans Outils > Gestion des données de références > Général > Types d'activité.
  2. Si le type d'activité existe déjà, il peut être glissé à l'intérieur ou à l'extérieur d'une catégorie.
  3. Si un nouveau type doit être créé sous une catégorie spécifique, faire un clic droit à partir de la catégorie et choisir Ajouter / type d'activité.
  4. Sauvegarder les changements.
Voir en image


Pour supprimer une catégorie d'activité

  1. Aller dans Outils > Gestion des données de références > Général > Types d'activité.
  2. Si aucun type d'activité n’existe sous cette catégorie, faire un clic droit et choisir Supprimer.
  3. Si un ou plusieurs types d'activité existe sous cette catégorie, les déplacer ou les supprimer avant de faire un clic droit et choisir Supprimer.
Voir en image

ACTIVITÉ À PARTIR DU PORTAIL WEB

Pour les utilisateurs

Pour l'utilisateur, l'ajout d'activité à partir du portail Web permet de communiquer avec les personnes qui s'occupent de sa requête. Il peut à partir du portail créer une requête et ajouter de l'information ou un message à l'intervenant via le champ Message. Il peut aussi ajouter une pièce jointe à partir de la section fichier joint du bas. Pour sauvegarder et envoyer le message, il appuie sur le bouton envoyer. 

Voir en image

Pour les intervenants externes

L'intervenant externe peut ajouter une activité à partir d'une tâche à partir du bouton Ajouter une activité. Une fois dans la fenêtre d'activité, les champs disponibles sont similaires à ceux décrits dans la section Activité standard.

Pour plus d'information sur les intervenants externes, voir le document; Intervenant externe - Utilisation des tâches. 

Voir en image

 

Activité à partir de WebTech

L'intervenant peut ajouter une activité standard ou de main d'œuvre externe à partir d'une requête avec le bouton Ajouter une activité. Une fois dans la fenêtre d'activités, les champs disponibles et obligatoires seront les mêmes qu'à partir d'une activité standard. Le choix du type d'activité se fera à l'aide du bouton radio en haut de la page. Par défaut l'activité sera de type Standard.

Pour plus d'information sur la manière d'utiliser WebTech, voir le document; Portail Web pour les ouvriers des ressources matérielles.

 

Voir en image

 

 

 

X
Aidez-nous à améliorer l’article








Aidez-nous à améliorer l’article