Gestion des actifs de service & des configurations - Module Octopus

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Table des matières

Articles reliés

Gestion des actifs de service & des configurations - Processus ITIL®

Introduction

Le processus de Gestion des actifs de services et des configurations est géré dans le module Configurations; il représente le cœur d'Octopus en raison des relations qui peuvent être établies entre ses composantes et tous les autres modules. On le réfère souvent comme étant la CMDB (Configuration Management DataBase ou base de données de gestion de configuration).

Cet article explique comment monter la structure du module, afin de constituer une base de données relationnelle d'éléments de configuration (CIs) puissante qui sera exploitée dans tout Octopus.

Structure du module Configurations

La configuration de la structure des CIs requiert la permission Administrer Octopus afin d'accéder au menu Outils Gestion des données de référence... > CI. Avant d'importer ou de créer des CIs, il convient de revoir la structure afin de l'adapter à votre contexte et à votre infrastructure et d'identifier les éléments essentiels à considérer dans la livraison des services.

États

Les états représentent le cycle de vie des CIs; on peut même élargir ce cycle de vie en incluant des statuts spécifiques au développement logiciel (en conception, en construction, en test, en QA, en déploiement, etc.).

Les items de liste des états sont personnalisables dans Outils > Gestion des données de référence... > CI > États.

  • Ajouter un état : clic droit sur le nœud États, inscrire le nom français et anglais du nouvel état et sauvegarder. L'état sera disponible dans l'enregistrement des CI.
  • Supprimer un état : clic droit sur l'état et sélectionner Supprimer... 
    Noter que le système refusera la suppression si un CI est actuellement identifié avec cet état ou si c'est un état requis par le système (En service ou Retiré).
  • Fusionner un état : à utiliser si deux états ont une signification similaire. Sélectionner l'état à fusionner, cliquer sur le bouton Fusionner, et sélectionner l'état qui sera conservé.

 

 

Ce que vous devez savoir :

Les CIs retirés perdent leurs relations établies avec d'autres CIs et n'apparaîtront plus lors de la sélection d'un CI dans une requête. Cependant, on peut les retrouver par une recherche avancée de l'état Retiré, si besoin est.

Plages horaire

Une plage horaire identifie la plage de service d'un CI. 

Vous référer à l'article Gestion des événements - Module Octopus qui détaille la configuration de la plage de service d'un CI.

Types de relations

On définit sous le nœud Types de relations les relations bidirectionnelles pouvant exister entre 2 types de CI. Par la suite, on désigne pour chaque type de CI les relations qui sont autorisées avec d'autres types de CI. La section Types ci-dessous détaille cette configuration. 

Pour ajouter un type de relations :

  • Clic droit sur Types de relations et ensuite sur Ajouter.
  • Inscrire la description française et anglaise ainsi que la description opposée, par exemple Inclut et Est inclus dans.
  • Sauvegarder et fermer.

Types

Dans Octopus, plusieurs types de CI sont pré configurés afin de faciliter la mise en place du module Configurations. Selon le type de CI, la configuration peut être simple (tel un module) ou beaucoup plus complexe (tel un système d'information); les relations autorisées, les attributs et les catégories vous donnent la flexibilité dont vous aurez besoin pour déterminer le niveau de complexité nécessaire à appliquer pour chaque type de CI.

La configuration d'un type de CI implique plusieurs onglets qui sont décrits ci-dessous.

Onglet Configuration

  • Permission pour modification : permet d'appliquer une permission personnalisée pour ce type de CI. Par exemple, la modification d'un type de CI Serveur pourrait être réservée aux intervenants ayant cette permission dans leur rôle. Ceci permet d'appliquer une sécurité plus pointue lorsque nécessaire. Voir la section Personnalisation des permissions pour un type de CI dans l'article Gestion des rôles.
  • Est un document : ajoute un onglet Document au CI dont le type a été désigné comme étant un document. Ces CIs représentent des procédures, des guides, de la documentation relative à l'infrastructure, aux processus, etc.
  • Est un ordinateur : désigne ce type de CI comme pouvant têtre inspecté avec WMI.
  • Durée et remplacement : en indiquant la durée de vie théorique (en années) et une valeur de remplacement suggérée, Octopus pourra calculer, basé sur la date d'achat, l'année de remplacement ainsi que la valeur de remplacement d'un CI; données utiles dans la gestion de la pérennité et du remplacement d'actifs. Ces informations apparaîtront dans l'onglet Maintenance de chaque CI et seront spécifiques à ce type. Par exemple, un CI de type Station de travail pourrait avoir une durée de vie théorique de 3 années, avec une valeur de remplacement suggérée de 1 200 $. Basé sur la date d'achat, Octopus calculera l'année suggérée de remplacement, et présentera la valeur suggérée pour chaque station de travail. Selon le niveau d'utilisation du CI, on pourra modifier l'année prévue de remplacement directement dans le CI.

Onglet Relations

L'onglet Relations permet d'établir quelles sont les relations autorisées entre un type de CI et d'autres types de CI. Ceci évite l'établissement de relations indésirables (ou techniquement impossibles) entre 2 CIs. Ainsi, au moment de l'établissement d'une relation entre un CI source et un CI destination, seules les relations autorisées définies dans les types de CI seront présentées.

Des dépendances à la relation peuvent être établies. Ils sont au nombre de 3 :

Nécessaire au fonctionnement

La dépendance Nécessaire au fonctionnement sert à identifier 2 CIs dont le fonctionnement de l'un dépend du fonctionnement de l'autre. Par exemple, un serveur sur lequel est installée une application; la disponibilité de l'application dépend de celle du serveur. 

Distribution des coûts

La relation Distribution des coûts permet de reporter le coût total de possession (TCO) au coût total de possession d'un autre CI (coût total de possession = coût d'achat + coût de maintenance). Par exemple, si un module est relié à une application, le TCO calculé pour le module serait reporté sur le TCO de l'application. 

Composition

La relation Composition associe un CI à un autre dans une relation hiérarchique exclusive de type parent-enfant. Ainsi, lors de la création d'une requête, on verra l'arborescence d'un parent et de ses enfants. Dans Octopus, une telle relation de composition existe entre les stations de travail et les logiciels.

Onglet Attributs

Un attribut est une information concernant un CI qu'il est important de suivre. Certains attributs sont automatiques (inspectés par WMI), d'autres doivent être entrés manuellement. Il est donc important de bien identifier les attributs nécessaires à suivre dans la livraison d'un service, ni plus ni moins, sinon la maintenance des CIs devient trop complexe et coûteuse. L'onglet Attributs permet d'ajouter, d'éditer ou de supprimer des attributs. Un exemple de l'utilisation étendue des attributs pourrait être l'enregistrement de livres comme CIs; nous pourrions ajouter des attributs tels que Date dernière édition, Numéro ISBN, Éditeur, etc.

Onglet Catégories

L'onglet Catégories permet de catégoriser certains types de CI. L'exemple ci-dessous démontre bien son utilité. 

Un autre exemple pourrait être les différents types de serveurs : physiques ou virtuels.

Onglet Maintenance

L'onglet Maintenance spécifie le groupe / intervenant responsable de ce type de CI. Cette information est utilisée lors de la configuration de la Gestion des requêtes planifiées.

Fiche d'un CI

La fiche d'un CI (qu'on appelle aussi enregistrement d'un CI) contient un ensemble de champs organisés de manière à retrouver rapidement l'information la concernant. La partie supérieure présente le nom, l'état, la criticité, le manufacturier, le modèle, les numéros de série et d'inventaire, la plage de service, le département, le contact principal, le site, le local et la catégorie.

Prendre note que les champs Manufacturier et Modèle sont configurables en tant qu'items de liste dans la Gestion des données de référence.

La section inférieure regroupe plusieurs onglets expliqués plus bas.

Onglet Relations

L'onglet Relations consolide les relations du CI établies avec un ou plusieurs autres CIs. Le système présente les relations permises qui ont été prédéfinies lors de la construction du type de CI dans la Gestion des données de référence.

Pour ajouter une relation :

  • Cliquer sur le bouton  de l'onglet Relations pour ajouter une relation.
  • À partir de la fenêtre Mise en relation d'un CI, faire une recherche du CI à relier et le sélectionner.
  • Spécifier le type de relation (seules les relations autorisées dans la configuration du type de CI sont disponibles).
  • Cliquer OK.

Il est possible de visualiser un diagramme de l'ensemble des relations avec un CI.  

À partir du CI, cliquer sur le bouton Visualiser les relations  situé juste au-dessus des relations. Pour en savoir plus sur la visualisation des CI, voir la section Comment utiliser la CMDB graphique

Onglet Configuration

L'onglet Configuration contient tous les attributs relatifs à la fiche du CI. Selon le cas, on y retrouve les attributs automatiquement détectés lorsque la configuration WMI est activée ainsi que ceux qui ont été créés et qui doivent être entrés manuellement. Nous recommandons qu'une tâche de mise à jour de la fiche d'un CI soit prévue dans les SR, les problèmes et les changements, laquelle contribuera à maintenir le CI à jour au fur et à mesure des interventions.

Onglet Coûts

L'onglet Coûts contient toutes les données financières relatives à la fiche d'un CI. C'est ici qu'on peut actualiser les coûts d'un CI; cette action calcule le coût total de possession (TCO), lequel inclut le Coût total d'achat + Coût total de maintenance.

Onglet Maintenance

L'onglet Maintenance est relatif à la maintenance du CI, c'est-à-dire le responsable désigné du CI, le remplacement, la maintenance d'un fournisseur externe et la gestion des requêtes planifiées pour ce CI.

Onglet Requêtes

L'onglet Requêtes contient les requêtes qui ont été reliées à ce CI. Cela concerne tous les types de requêtes : incidents, demandes de service, problèmes, changements et événements.

Onglet Note

L'onglet Note permet d'inscrire une note particulière à propos d'un CI. Ce champ est de type texte. Un point visuel rouge apparaît sur l'onglet lorsque de l'information s'y retrouve.

Onglet Fichiers joints

L'onglet Fichiers joints permet d'attacher, de lier ou de copier/coller des fichiers relatifs au CI. 

Onglet Historique

L'onglet Historique contient l'ensemble des modifications apportées à la fiche d'un CI par un intervenant. Il garde une trace du champ modifié, sa valeur initiale et sa nouvelle valeur, la date et l'heure ainsi que le nom de l'intervenant responsable.

 

Création d'un CI

La création d'un CI peut se faire manuellement ou par importation. Le nom d'un CI constitue la clé unique du module Configurations, ainsi deux CIs ne peuvent avoir un nom identique. Seule exception, les CIs retirés; un CI retiré peut avoir le même nom qu'un CI en service.

Pour plus de détails sur la création par importation, vous pouvez vous référer à l'article DataImporter - Importation des CIs.

Création manuelle d'un CI

La création manuelle d'un CI se fait en 2 étapes :

Étape 1 : Enregistrement du CI

  • Vous positionner sur le module Configurations.
  • Cliquer sur l'action Créer un CI.
  • Saisir les champs de la fenêtre de création d'un CI; par défaut, noter que les champs Type et Nom sont obligatoires à la saisie. Le type est choisi à partir d'une liste déroulante, tandis que le nom est un champ texte qui doit être unique. 

Étape 2 : Documentation du CI

L'enregistrement du CI crée une fiche. Il s'agit par la suite de documenter la section supérieure et les onglets de ce CI. Vous référer à la section Fiche d'un CI pour une description complète.

Suppression d'un CI

Un CI est supprimé à partir de sa fiche, en cliquant sur l'icône représentant un X rouge. Noter que si un CI a déjà été relié à une requête, le système refusera sa suppression.

Création et mise à jour automatisée de CIs

La création automatisée d'un CI peut être effectuée par une importation de données avec le programme DataImporter d'Octopus. Nous vous invitons à consulter l'article DataImporter - Importation des CIs et les articles reliés, qui détaillent toutes les possibilités d'importation des CIs.

Permissions

Les permissions relatives au module Configurations sont les suivantes :

  • Créer un CI
  • Modifier un CI
  • Modifier l'état d'un CI
  • Actualiser les coûts de tous les CI
  • Supprimer un CI
  • Accéder au module de gestion des configurations
  • Modifier l'emplacement, le contact principal et la catégorie

Rapports

Comme le module Configurations peut être directement relié aux autres modules d'Octopus, il est possible d'extraire une multitude d'informations qui serviront à analyser une situation donnée ou les impacts d'un changement.

Module Statistiques

Il existe 3 rapports dans le module Statistiques, section Statistiques sur les problèmes :

  • Problème > CI les plus problématiques : affiche les CIs qui ont été impliqués le plus souvent dans les incidents ou les problèmes.
  • Problème > Modèles de CI les plus problématiques
  • Problème > Types de CI les plus problématiques

Listes

Plusieurs listes de suivi sont disponibles dans le module Configurations. Elles ont l'avantage d'indiquer entre parenthèses le nombre d'éléments résultants. Par défaut, vous avez accès aux listes suivantes :

  • Ordinateurs jamais rejoints avec WMI et Ordinateurs avec une erreur WMI : voir l'article WMIUpdater - Actualisation de la configuration des ordinateurs, section Rapports WMI.
  • CI récemment créés (30 derniers jours) : affiche la liste des CI créés manuellement ou automatiquement depuis les 30 derniers jours; noter que la période peut être ajustée en modifiant les critères de la liste.
  • CI couverts par un contrat de services
  • CI sous garantie, CI garantie expirée
  • CI loués
  • Logiciels non gérés : il s'agit d'un filtre des logiciels installés sur les équipements détectés sur le réseau; en désignant des logiciels comme non gérés, on restreint la vue aux logiciels gérés dans le cadre de la gestion opérationnelle des CIs. Ils continueront tout de même à être détectés par WMI, mais se classeront automatiquement dans la liste des logiciels non gérés.
  • Contrôle des licences : voir l'article Contrôle des licences pour plus de détails.

D'autres listes concernant les CIs peuvent être intéressantes, et les possibilités sont infinies. Par exemple, on pourrait désirer consulter régulièrement, dans le cadre de la Gestion des actifs de service et des configurations :

  • CIs groupés par état
  • CIs retirés
  • CIs affectés par des incidents (problèmes, changements, etc.)
  • Etc.

Voir l'article Personnalisation des listes pour mieux exploiter les listes. 

Exportation de listes de suivi dans Excel

Voir l'article Ouvrir les données d'une liste dans Excel. Une fois les données exportées, elles pourront être exploitées avec les graphiques Excel.

Application GetDBApp d'Octopus

GetDBApp permet de télécharger la base de données Octopus en format SQL. À partir d'un générateur de rapports (par exemple, Crystal Report), des rapports personnalisés peuvent être créés. Voir l'article GetDB : Automatisation du téléchargement de la base de données Octopus.

Configuration de référence

Une configuration de référence (Configuration Baseline) est une photo de la base de données des configurations (ou d'une partie), à une date donnée. Elle est créée lors de changements majeurs, si on effectue des ajouts ou des modifications importantes au module Configurations ou simplement, si on le juge nécessaire. L'intention est de pouvoir s'y référer si jamais il y a des difficultés et qu'on a besoin de consulter les données.

À partir d'une liste de CIs, appuyer sur CTRL + P pour ouvrir la fenêtre Format d'impression..., sélectionner le ou les enregistrements voulus, sélectionner le Format pleine page et enregistrer le fichier en format .pdf. Vous obtiendrez un rapport de ces CIs et de toutes leurs configurations, incluant les attributs, les relations et même les contrats de service. Nous recommandons de créer un type de CI Configuration de référence et de conserver chaque configuration de référence en tant que CI distinct. Vous garderez ainsi un historique de toutes vos configurations de référence et pourrez même les relier à vos changements, le cas échéant.

Autres applications

Comment utiliser la CMDB graphique

Le mode visuel des CIs vise à montrer toutes les relations existantes à partir d'un CI dans un graphique. Cet outil est très utile, entre autres pour le dépannage et dans les analyses d'impact lors de changements. 

Le bouton Visualiser les relations  permet d'y accéder. 

Une fois en mode graphique, certaines manipulations permettent voir l'information sous différents angles. Les options disponibles sont les suivantes : 

  1. Niveaux : Par défaut le graphique montre 3 niveaux de relations à partir du CI sélectionné. Ce nombre peut être changé avec les flèches vers le haut et vers le bas ou directement édité dans le champ. Confirmer et visualiser la modification avec le bouton Appliquer.
  2. Relations : Permet de sélectionner les types de relations à afficher. Par exemple, Est connecté à, Dépend de, À pour dépendant, etc. Confirmer et visualiser la modification avec le bouton Appliquer.
  3. Types de CI : Permet de sélectionner les types de CI à afficher. Serveur, Station de travail, etc. Confirmer et visualiser la modification avec le bouton Appliquer.
  4. Vue 
    • Grappes
    • Hiérarchie (vers la droite)
    • Hiérarchie (vers le bas)
  5. Options
    • Libellé des CI : Permet de modifier ce qui doit être affiché pour représenter le CI. Par défaut, le nom du CI est affiché, mais il est possible d'ajouter un attribut (adresse IP par exemple), le modèle du CI, son site, etc.
    • Libellé des relations : Permet de modifier ce qui doit être affiché pour représenter la relation. Par défaut, le nom de la relation est affiché, mais d'autres options sont disponibles.
Voir en image

 

Utilisation d'un lecteur de code-barres

On peut se servir d'un lecteur de code-barres pour faire la recherche d'un CI à partir du numéro de série. On peut aussi s'en servir pour faire la création de nouveau CI ou la modification de CI existant.  

Comment utiliser le lecteur de code-barres dans Octopus :

  1. Cliquer dans la zone de recherche rapide de n'importe quel module.
  2. Faire la lecture du code-barres.
    • Si un seul numéro de série correspond au numéro scanné, la fiche du CI apparaît.
    • Si plus d'un numéro de série correspond au numéro scanné, Octopus affichera la liste des CI trouvés.
    • Si aucun CI ne correspond au numéro scanné, Octopus va offrir de créer un nouveau CI ou d'ajouter le numéro de série à la fiche d'un CI existant.
ATTENTION : Pour que le code-barres fonctionne avec Octopus, celui-ci doit être configuré pour faire un retour   après chaque élément scanné. 

Aussi, seul le numéro de série est reconnu présentement et le code-barres doit être alpha numérique. 

Par défaut, la lecture de code-barres est activée. Communiquer avec nous si vous avez besoin de faire désactiver le mode. 

 

Voir en image

Recherche du code-barres

 

Le CI est trouvé

 

Plus d'un CI est trouvé

Aucun CI de trouvé - Création d'un nouveau CI

 

Aucun CI de trouvé - Modification d'un CI existant

Bibliothèque des supports définitifs

Il existe dans le cadre de référence ITIL® un concept de Bibliothèque des supports définitifs (DML - Definitive Media Library). La DML regroupe les versions définitives et approuvées de tous les éléments de configuration logiciels. Cette bibliothèque peut aussi contenir les CIs associés tels que les licences et la documentation. La DML est contrôlée par le processus de Gestion des actifs de services et des configurations.

Ainsi, dans le contexte Octopus, chaque version de logiciel approuvée pourrait être enregistrée comme un CI de type DML, dans lequel on réfère un lien au fichier d'installation autorisé. Il devient aisé par la suite de grouper tous ces CIs et d'avoir une liste du contenu de la DML.

Gestion du développement logiciel

Si vous faites du développement logiciel à l'interne, vous pouvez exploiter la flexibilité que vous donne la configuration des états d'un CI. Par exemple, on ajoute un CI du nom de cette nouvelle application et on suit son développement via des états spécifiques : en conception, en construction, en test, en QA, en déploiement, jusqu'à ce qu'elle soit en opération.

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