DataImporter - Importation des CIs

Table des matières

Aperçu

L'importation des CIs permet d'alimenter votre CMDB à partir d'un inventaire externe que vous pourrez maintenir dans Octopus par la suite. Une fois les CIs importés, il est possible d'importer les relations entre les CIs ainsi que les utilisateurs des CIs.

Références

Liens vers les articles reliés à l'importation des CIs et à la configuration du fichier XML :

Ce que vous devez savoir :  

Les fichiers modèles de référence (.xlsx et .xml) pour l'importation sont inclus dans le fichier compressé CI_FR.zip.  
 

Champs disponibles pour l'importation de CIs

Champs requis

  • Type - Texte(100)
    • Cette colonne représente le type de CI que l’on veut importer. Pour que l’importation fonctionne, il faut que le type retourné corresponde EXACTEMENT à un des types de CI présent dans la base de données Octopus.
    • Les types de CI sont accessibles à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > CI > Type.
    • Pour importer les types de CI, référez-vous à l'article suivant Importation des types de CI.
  • Nom - Texte(850)
    • Doit être unique.
    • Dans une équipe autre que TI, le numéro d'inventaire peut être utilisé comme nom.
  • État - Texte(100)
    • Doit correspondre à un des états de CI existants dans Octopus (En service, En inventaire, Retiré, etc.).
    • L'état est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > CI > État.
    • Lorsque l'état n'est pas spécifié :
      • Si le CI est non existant, il sera importé avec l'état En service par défaut.
      • Si le CI est déjà existant, il sera mis à jour en fonction des valeurs différentes, mais l'état ne sera pas modifié.

Champs optionnels

  • Manufacturier - Texte(500)
    • Représente le manufacturier du CI (ou de l'équipement) et est relié au module Fournisseur.
    • Lorsqu'il y a un modèle, ce champ devient obligatoire.
    • Le système va créer le manufacturier lors de l'importation s'il n'existe pas.
    • Pour faire l'importation des manufacturiers, référez-vous à l'article Importation des fournisseurs.
  • Modèle - Texte(50)
    • Représente le modèle du CI (ou de l'équipement) et est toujours relié au manufacturier.
    • Lors de l'importation, le système va créer le modèle si celui-ci n’existe pas.
  • Criticité - Texte(50)
    • Représente la Criticité de l'équipement.
    • Doit correspondre à un des niveaux de criticité existant dans Octopus.
    • La criticité est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > Incident > Impact.
  • NuméroSérie – Texte(250)
    • Le numéro de série peut être utilisé pour identifier le CI (ou l'équipement) lors de l'importation. Dans ce cas, il devra être unique.
    • Pour plus de détail, se référer à la Méthode d'identification du CI.
  • NuméroInventaire – Texte(50)
    • Le numéro d'inventaire peut être utilisé pour identifier le CI (ou l'équipement) lors de l'importation. Dans ce cas, il devra être unique.
    • Pour plus de détail, se référer à la Méthode d'identification du CI.
  • Département – Texte(100)
    • Le système va créer le département lors de l'importation s'il n'existe pas.
    • Les départements sont configurables à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > Général > Départements.
  • SousDépartement – Texte(100)
    • Le système va créer le sous-département lors de l'importation s'il n'existe pas.
    • Lorsqu'un sous-département est spécifié, le département devient obligatoire.
    • Les sous-départements sont configurables à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > Général > Départements.
  • ContactPrincipal
    • Ce champ est relié aux utilisateurs. Il peut représenter le responsable ou le propriétaire du CI.
    • L'utilisateur doit exister dans Octopus, car il ne sera pas ajouté lors de l'importation et générera une erreur.
    • La méthode d'identification peut être le numéro d'employé, le prénom et le nom ou le nom d'utilisateur Windows.
    • Pour plus de détail, se référer à la  Méthode d’identification du contact principal d'un CI.
  • Site – Texte(200)
    • Le système va créer le site (ou le sous-site) lors de l'importation s'il n'existe pas.
    • Le site est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > Général > Sites.
    • Il est possible d'importer plusieurs niveaux de site; ainsi vous pouvez avoir un site principal et ses sous-sites.
ATTENTION : Pour l'importation de sous-sites, vous devez séparer chaque site de votre champ par le caractère "|" (barre verticale), en respectant le format suivant :

VotreSite|VotreSous-Site1|VotreSous-Site2|VotreSous-Site3 et ainsi de suite. 

Tous vos sites et sous-sites seront donc importés via le même champ dans Excel, Access ou autre source ODBC. Le système va créer les sites et les sous-sites s'ils n'existent pas.

Exemple: Canada|Québec|Montréal|Montréal-Est
  • Local – Texte(50)
    • Représente le local où est situé l'équipement.
  • Catégorie – Texte(100)
    • La catégorie d’un CI est reliée à son type.
    • Le système va créer la catégorie lors de l'importation si elle n'existe pas.
    • La catégorie est configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > CI > Types > Onglet Catégories du type de CI sélectionné.
  • Fournisseur – Texte(500)
    • Représente le fournisseur du CI (ou de l'équipement). Désigne généralement le fournisseur d'achat du CI; l'information se retrouve dans l'onglet Coût de la fiche d'un CI.
    • Le système va créer le fournisseur lors de l'importation s’il n’existe pas.
    • Cette information est reliée au module Fournisseur. Pour plus de détail, se référer à l'importation des fournisseurs
  • Note – Texte(5000)
    • Onglet note du CI.
ATTENTION : Le contenu de ce champ est remplacé par les données importées à chaque importation. Le programme n'ajoute pas l'information, mais la remplace.
  • FournisseurDeMaintenance – Texte(500)
    • Représente le fournisseur de service ou de maintenance du CI (ou de l'équipement).
    • Le système va créer le fournisseur lors de l'importation s’il n’existe pas.
    • Cette information est reliée au module Fournisseurs. Pour plus de détail, se référer à l'importation des fournisseurs.
  • GroupeMaintenance – Texte
    • Le nom du groupe responsable du CI.
    • Le groupe doit déjà exister dans Octopus, car il ne sera pas ajouté lors de l'importation et générera une erreur.
    • Lorsqu'il y a un intervenant, ce champ devient obligatoire.

  • IntervenantMaintenance – Texte
    • Le nom de l'intervenant responsable du CI.
    • L'utilisateur doit exister dans Octopus et faire partie du groupe choisi précédemment, car il ne sera pas ajouté lors de l'importation et générera une erreur.

    • La méthode d'identification peut être le numéro d'employé, le prénom et le nom ou le nom d'utilisateur Windows.

    • Pour plus de détail, se référer à la Méthode d’identification de l'intervenant responsable.

  • NuméroBonCommande – Texte(50)
  • DateAchat – Date et heure
    • Le format de la date doit être compatible avec les réglages du serveur Octopus, soit AAAA-MM-JJ.
  • CoûtAchat – Décimal
    • La valeur doit être comprise entre 0 et 9 999 999,99.
    • Exemple : 1234567,89
  • CentreCoûts – Texte(50)
  • NuméroFacture – Texte(50)
  • ExpirationGarantie – Date et heure
    • Indique la date de fin de la garantie.
    • Le format de la date doit être compatible avec les réglages du serveur Octopus, soit AAAA-MM-JJ.
  • TypeGarantie – Texte(100)
    • Indique le type de garantie. Exemple : Pièces et main d'œuvre, Maintenance, etc.
    • Le système va créer le type de garantie lors de l'importation s'il n'existe pas.
ATTENTION : La seule façon d'ajouter un nouveau type de garantie, c'est via l'importation des CI.
  • SourceFinancement – Texte(100)
    • Entièrement configurable à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > Général > Sources de financement.
    • Le système va créer la source de financement lors de l'importation s'il n'existe pas.
  • NécessiteContratService – Booléen
    • Indicateur de type case à cocher dans la fiche du CI pouvant être utilisé dans les recherches et certains rapports.
    • Les valeurs acceptées sont : 1 ou 0, True ou False, Oui ou Non.
  • DuréeAmortissement – Entier
    • La durée d'amortissement doit être exprimée en nombre de mois et doit être comprise entre 1 et 1200.
    • Exemple : 60
  • AnnéeRemplacementPrévu - Entier
    • Indique l'année de remplacement prévu, lorsque différente de la durée de vie théorique.
    • La valeur doit être comprise entre 1 et 9999.
  • IdentifiantExterne - Texte(50)
    • Identifiant propre à l'élément de configuration qui peut être utilisé pour le reconnaitre de manière unique, souvent à partir d'un autre système.
    • Ce champ est normalement utilisé par ADSIReader pour reconnaitre les comptes de machines dans Active Directory.
    • Si vous utilisez ce champ comme méthode d'identification des CIs, celui-ci devient obligatoire et devra être unique.
  • PlageService - Texte(50)
    • Représente la plage de service associé à l'élément de configuration.
    • La plage de service spécifié devra exister préalablement selon les détails spécifiés dans l'article sur le module de gestion des événements.
    • Les plages de service sont configurables à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > CIPlage de service.

  • DateDeRetrait

    • Indique la date à laquelle le CI a été retiré.

    • L'état du CI doit être Retiré.

    • Le format de la date doit être compatible avec les réglages du serveur Octopus, soit AAAA-MM-JJ.

    • La date doit être dans le passé.

    • Si une date de retrait existe déjà, elle peut être mise à jour et une entrée sera ajoutée dans l'historique suite à la mise à jour.

  • Attribut - Texte(2000)
    • Tout autre champ personnalisé pour un type de CI, n'existant pas dans la fiche d'un CI et qui sera contenu dans l'onglet Configuration.
    • L'ajout d'attribut se fait à partir du menu Outils > Gestion des données de référence... > CI > Types > Onglet Attributs du type de CI sélectionné.
    • Le nom de l'attribut ne doit pas avoir le même nom qu'un champ déjà existant dans la fiche d'un CI.
    • Les attributs doivent être créés avant l'importation des données.
    • Le nom de la colonne doit être identique au nom entré dans Octopus et ne doit pas contenir de point (.).
    • Le nombre de caractères maximum est de 100 pour le nom de l'attribut, mais de 2000 pour la valeur importée dans le champ.

Contenu du fichier de configuration (CI.xml)

La déclaration de la source se fait en indiquant la valeur CI dans la balise <Content>

ATTENTION : Le modèle de fichier XML utilisé en exemple est pour une importation à partir d'Excel 2007 ou 2010. 
<!--ATTENTION : Cet exemple de fichier XML est pour une importation à partir d'Excel
2007/2010. -->

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<Sources>
    <Source Name="ImportationCI">
        <ConnectionString>Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=c:\Import\CI.xlsx;Extended Properties="Excel 12.0 xml;HDR=YES";</ConnectionString>
        <ViewName>[Importation CI$]</ViewName>
        <Content>CI</Content>

        <!-- Balises supplémentaires -->
        <IdentificationMethod>CIByName</IdentificationMethod>
        <ManageCIRetirement>false</ManageCIRetirement>
        <MainContactIdentificationMethod>UserByWindowsUsername</MainContactIdentificationMethod>
        <DepartmentIdentificationMethod>DepartmentByName</DepartmentIdentificationMethod>
        <MaintenanceAssigneeIdenfiticationMethod>UserByWindowsUsername</MaintenanceAssigneeIdenfiticationMethod>       
        <EmptyValueHandling>NoChange</EmptyValueHandling>
    </Source>
</Sources>

Référez-vous à l'article Fichier de configuration XML qui explique comment programmer les références à vos sources de données.

Balises supplémentaires pour l'importation de CIs

Le fichier XML pour l'importation des CIs peut contenir 5 balises supplémentaires. Ces balises ne sont pas obligatoires et lorsqu'elles ne sont pas spécifiées, la valeur par défaut est alors utilisée.

Méthode d’identification du CI

Dans le fichier XML pour l'importation des CIs, il est possible de spécifier de quelle façon le CI sera recherché et mise à jour ou ajouté. Cette valeur devient la clé unique lors de l'importation. Si cette balise n'est pas précisée, la valeur par défaut sera le nom du CI.

Valeurs permises pour la balise IdentificationMethod :

  • CIByName (Valeur par défaut) : Nom du CI.
  • CIByInventoryNumber : Numéro d’inventaire.
  • CIBySerialNumber : Numéro de série.
  • CIByExternalID : Identifiant externe.

Pour utiliser cette balise, ajouter la ligne suivante dans le fichier XML :

<IdentificationMethod>VALEUR</IdentificationMethod>

Méthode d’identification du contact principal d'un CI (Owner)

Dans la déclaration de la source de données, il est possible de spécifier de quelle façon le contact principal du CI sera recherché. Si cette balise n'est pas précisée, la valeur par défaut sera le nom d'utilisateur Windows.

Valeurs permises pour la balise MainContactIdentificationMethod :

  • UserByID : Numéro d’employé du contact principal.
  • UserByName : Prénom et nom du contact principal (sous le format Martin Tremblay).
  • UserByWindowsUsername (Valeur par défaut) : Nom d’utilisateur Windows du contact principal.

Pour utiliser cette balise, ajouter la ligne suivante dans le fichier XML :

<MainContactIdentificationMethod>VALEUR</MainContactIdentificationMethod>

Gestion du retrait automatique des CIs

DataImporter peut désactiver et réactiver les CIs importés, selon s’ils sont présents ou non dans la source de données. La désactivation d’un CI peut se faire en lui assignant le statut Retiré dans la colonne État au moment de l'importation. Cependant, lorsque les données viennent d'un système externe, il est difficile de gérer les retirés à la pièce. La balise ManageCIRetirement permet de le gérer de façon automatique. Si cette balise n'est pas précisée, la valeur par défaut est à False et donc l'option n'est pas activée.

Fonctionnement de cette option :

  • Lorsque vous activez cette option, vous devez absolument vous assurer que le nom de la source (le Source Name dans le fichier XML) est toujours le même pour une même importation, mais toujours différent pour chaque source de données importées. Par exemple, vous importez des ordinateurs et des moniteurs à partir de 2 sources de données différentes. La première source peut se nommer <Source Name="Ordinateur"> et la deuxième <Source Name="Moniteur">. En aucun cas, le nom de ces sources doit changer, car le système va les utiliser en référence pour savoir si le CI doit être retiré ou non.
  • Lorsqu'un CI ne fait plus partie d'une des sources de données, le système le retire au moment de l'importation.

Pour utiliser cette balise, ajouter la ligne suivante dans le fichier XML :

<ManageCIRetirement>VALEUR</ManageCIRetirement>

Méthode d’identification du département

Dans le fichier XML pour l'importation des CIs, il est possible de spécifier de quelle façon le département et le sous-département du CI seront identifiés. 

Valeurs permises pour la balise DepartmentIdentificationMethod :

  • DepartmentByName (Valeur par défaut) : Utilise le nom pour reconnaître le département et le sous-département.
  • DepartmentByNumber : Utilise le numéro pour reconnaître le département et le sous-département.

Pour utiliser cette balise, ajouter la ligne suivante dans le fichier XML:

<DepartmentIdentificationMethod>VALEUR</DepartmentIdentificationMethod>

Méthode d’identification de l'intervenant responsable

Dans la déclaration de la source de données, il est possible de spécifier comment l'intervenant responsable du CI sera recherché.

Valeurs permises pour la balise MaintenanceAssigneeIdenfiticationMethod :

  • UserByID : Numéro d’employé du contact principal.
  • UserByName : Prénom et nom du contact principal (sous le format Martin Tremblay).
  • UserByWindowsUsername (Valeur par défaut) : Nom d’utilisateur Windows du contact principal.

Pour utiliser cette balise, ajouter la ligne suivante dans le fichier XML :

<MaintenanceAssigneeIdenfiticationMethod>VALEUR</MaintenanceAssigneeIdenfiticationMethod>

Gestion des champs vides

DataImporter permet de nettoyer les données contenues dans Octopus lorsque des champs vides sont rencontrés. Si cette balise n'est pas présente, la valeur par défaut NoChange sera utilisée.

Si vous voulez utiliser ce paramètre dans le cadre d'une importation, il est important que votre source de données contienne uniquement les colonnes sur lesquelles agir. DataImporter tentera de nettoyer systématiquement toutes les colonnes présentes. Vous pourrez ainsi nettoyer tous les champs à l'exception de :

  • Les champs requis dans l'application.
  • Les champs rendus obligatoires par la configuration de votre base de données Octopus.
  • Les champs qui imposent un nombre limité de valeurs acceptées, par exemple les champs de type booléen (oui/non).

Valeurs permises pour la balise EmptyValueHandling :

  • Clear : la valeur présente dans Octopus sera nettoyée et le champ sera vide.
  • NoChange (Valeur par défaut) : Les champs vides dans la source de donnée sont ignorés et la valeur existante dans Octopus est conservée.

Pour utiliser cette balise, ajouter la ligne suivante dans le fichier XML : 

<EmptyValueHandling>VALEUR</EmptyValueHandling>


Trucs et astuces

  • Département et sous-département
    • Avant d'importer les départements et sous-départements reliés aux CI, vérifiez ceux déjà existants dans Octopus. Comme l'importation ajoute ceux qui n'existent pas, une simple erreur de frappe ou une nomenclature différente peut ajouter plusieurs doublons à votre liste.
  • Contact principal
    • Si le contact principal n'est pas retrouvé lors de l'importation, le CI ne sera pas importé. Il est conseillé d'importer les CI une première fois, sans la colonne ContactPrincipal et par la suite, importer seulement les colonnes suivantes : Type, Nom et ContactPrincipal. Ainsi, l'analyse des erreurs sera plus facile et vous allez vous assurer d'avoir importé tous vos CI.
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