Configuration et amélioration des courriels

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Table des matières

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Introduction

Octopus peut envoyer des courriels automatiques pour informer les utilisateurs, les intervenants internes et externes de différentes situations. Il est donc important que l'information communiquée soit adaptée et pertinente. Mais comme chaque entreprise a ses propres termes et procédures, nous permettons la configuration de la plupart des modèles de courriel.

Ce que vous devez savoir : 
Vous devez posséder les droits d'administrer Octopus pour configurer les modèles de courriel.

Comment configurer les modèles de courriel

  1. À partir du menu Outils > Options, aller vers la section Format des courriels et valider que le Format riche (HTML) soit sélectionné. Pour l'instant, le Format texte existe, mais il ne sera plus supporté bientôt.
  2. Cliquer sur le lien Éditer le message... du modèle de courriel que vous désirez configurer.

 

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Configuration en mode normal

Vous pouvez écrire votre texte directement dans la fenêtre, en mode normal, en utilisant les choix de police, couleurs, etc.

L’ajout de variables permet de personnaliser les modèles de courriels d’Octopus. Lors de l’envoi du courriel, le système remplace les variables par les vraies valeurs.
Pour ajouter une variable dans un modèle de courriel, positionner le curseur à l’endroit désiré dans le texte et appuyer sur  pour afficher le sélecteur de champs, ensuite sélectionner le champ à inclure dans le modèle.


Il existe des variables spéciales qui ne sont pas disponibles via , car elles ne correspondent pas à un nom de champ. Certaines variables ne sont valides que pour certains types de notifications, alors assurez-vous de bien tester le résultat selon le contexte où vous souhaitez l'utiliser.
Pour connaitre les variables spéciales disponibles, consulter l'article Variables pour personnaliser les modèles de courriel
 

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Configuration en mode HTML

Si vous connaissez bien ce mode, vous pouvez faire votre configuration directement dans la fenêtre ou vous servir d'un outil tel que Notepad++ et ensuite coller votre code dans la fenêtre.

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Si ce mode de configuration est un peu plus difficile pour vous, nous vous suggérons le site ckeditor.com/demo qui vous permet gratuitement de vous servir d'un utilitaire qui convertira le texte en format HTML. Voici de haut niveau les étapes à suivre:

  1. À partir d'un message, metter le mode HTML et copier le contenu du message;
  2. Aller à http://ckeditor.com/demo;
  3. Cliquer le bouton "Source" dans la barre d'outils, qui vous amène en mode HTML;
  4. Remplacer le contenu par ce que vous avez copié à l'étape 1;
  5. Cliquer le bouton "Source" dans la barre d'outils, pour passer un mode édition;
  6. Effectuer vos changements;
  7. Cliquer le bouton "Source", pour revenir en mode HTML;
  8. Copier/coller le code HTML dans Octopus et revenir au mode régulier.
     

Améliorez vos modèles de courriel

Selon nous, la qualité des communications par courriel aux utilisateurs est extrêmement importante et plusieurs bénéfices en découlent : 

  • Améliore l'image de l'équipe
  • Permet de transmettre des informations sur le mode de fonctionnement, faire des rappels importants, etc.

Afin d'améliorer les modèles déjà en place et de les rendre disponibles pour l'ensemble de nos clients, l'équipe de services-conseils Octopus a développé des modèles sous un format .htm qui peuvent être modifiés et reproduits dans Octopus. Plus conviviaux, ils facilitent la communication avec les utilisateurs. 

Vous trouverez ci-dessous des modèles de courriel pour : 

  • Courriels automatisés Octopus
  • Approbations
  • Gestion des accès

Ils peuvent être facilement modifiés avec le logiciel Notepad++. Une fois générés dans un navigateur internet, un simple copier/coller du résultat dans la fenêtre du modèle de courriel suffit.

Courriels généraux Octopus

Il existe six (6) modèles de courriels généraux Octopus; pour les visualiser, cliquer sur les liens suivants : 

Pour effectuer des modifications, vous pouvez télécharger les fichiers en format .htm en cliquant sur le lien suivant : Modèles - Courriels généraux Octopus.

Courriels d'approbation

Pour ceux qui utilisent la solution d'approbation automatisée, voici les modèles de courriels génériques que nous vous proposons : 

Le système génère un rappel en continu tous les deux (2) jours, à un groupe d'approbateurs ou à un approbateur qui tarde à prendre en charge ou exécuter la demande d'approbation qui lui est envoyée. 

Pour effectuer des modifications, vous pouvez télécharger les fichiers en format .htm en cliquant sur le lien suivant : Modèles - Courriels d'approbations

Nous vous invitons à consulter l'article Wiki Approbations automatisées - Document de référence pour obtenir de l'information sur la solution d'approbation automatisée d'Octopus.

Gestion des accès

La Gestion des accès utilise 2 modèles de courriel. Ils sont générés lorsqu'un lien avec un système RH est établi avec Octopus. 

Il existe deux (2) modèles personnalisables à partir des Options, situés dans la section "Courriel aux intervenants". Ces derniers peuvent être personnalisés sans notre aide. Ils sont: 

Pour effectuer des modifications, vous pouvez télécharger les fichiers en format .htm en cliquant sur le lien suivant : Modèles - Courriels de gestion des accès

Nous vous invitons à consulter l'article Wiki Solution automatisée de gestion des accès - Document de référence pour obtenir l'ensemble des informations sur la Gestion des accès dans Octopus.

Insertion d'un logo dans les modèles de courriel

Pour intégrer votre logo dans vos modèles de courriel, vous devez : 

  1.  Préparer votre logo et le nommer Icone.Notification.Production.png. Vous devez vous assurer de dimensionner l'image à la taille que vous souhaitez, car elle ne sera pas redimensionnée par le système (largeur suggérée: autour de 200 pixels). 
  2. Valider le serveur de votre BD pour préparer l'étape suivante. Aller sur votre portail Web et vérifier le nom de votre serveur et le nom de votre BD, tel qu'indiqué dans l'image ci-dessous :
     

  3.  Modifier les fichiers .htm avec l'information trouvée au point précédent (avec Notepad++) en ajoutant les lignes suivantes :
     
    
    <div style="text-align:center"> 
         <img src="https://NomDeVotreServeurOctopus/NomDeVotreBD/web/custom/Icone.Notification.Production.png"/> 
    </div>
  4.  Nous envoyer le logo afin que nous le déposions dans un répertoire spécifique de votre base de données. Cliquer sur Contactez-nous pour faire votre demande via notre portail Web.

Ajout de décorateurs aux variables contenues dans les gabarits de courriels

Octopus permet l'ajout de "décorateurs", c'est-à-dire, le formatage du texte ou d'un lien Web.

Les valeurs permises sont;

  • upper: transforme la valeur de la variable en MAJUSCULE
  • lower: transforme la valeur de la variable en minuscule
  • hyperlink: transforme la valeur de la variable en lien Web

Le caractère à ajouter pour l'utilisation de décorateur est la barre verticale "|" (pipe), sans les guillemets et sans espace séparant la variable.

À titre d'exemple, l'utilisation de cette variable dans ce format variable @Incident.BriefDescription|upper transformerait la valeur de @Incident.BriefDescription en majuscule. Le titre de la requête (@incident.BriefDescription) serait donc affiché dans le courriel envoyé en majuscule.

Dans le cas de l'hyperlien ( |hyperlink ), si la valeur est non vide, le résultat sera entouré d'une balise HTML "a". ex: www.google.com deviendra <a href="www.google.com">www.google.com</a>

À noter

Il vous est possible d'appliquer plus d'un décorateur.  Ils seront simplement traités dans l'ordre qu'ils ont été ajoutés.

Le concept de décorateurs s'applique non seulement aux gabarits de courriels, mais aussi à d'autres sections d'Octopus utilisant le principe de variable dont les commandes externes, les gabarits de tâches, les sujets alternatifs des requêtes du portail web et plusieurs autres.
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