Bulletin Été 2015

Voici notre bulletin Été 2015, qui, souhaitons-le, apportera soleil et belle température.

Vous y trouverez des nouvelles Octopus, les changements et les nouveautés dernièrement implantées.

Nous vous invitons à lire le bulletin jusqu'à la fin pour y découvrir ce que vous réserve la prochaine version d’Octopus. Entre autres, le nouveau visuel graphique des tâches et de la CMDB…

Bonne lecture!

Journée Utilisateurs Octopus
Édition 2015

C'est dans un climat dynamique et d'échange que s'est déroulé le 25 mai dernier la deuxième édition de la journée Utilisateurs Octopus 2015. Encore une fois, l'événement a eu un fort succès et autant les participants que l'équipe Octopus sont partis avec des idées plein la tête. 

La deuxième journée des utilisateurs proposait une formule différente de la première édition en présentant seulement une période de 4 conférences consécutives et 2 périodes d'échange à l'intérieur de plusieurs groupes de travail. La participation à ces groupes a été très instructive et très appréciée des participants. 

Suite à cette journée, nous avons rendu disponible à tous les participants un sondage de satisfaction qui nous a confirmé le succès de la nouvelle formule. Nous vous invitons à visiter notre article Journée Utilisateurs Octopus pour le résultat du sondage et quelques photos de l'événement.

Pour une 2e année consécutive, Octopus est fier d'être associé au 48 heures de vélo. L'événement qui aura lieu les 25, 26 et 27 septembre 2015 à Montréal au circuit Gilles-Villeneuve, permet d'amasser des fonds pour la fondation Fais-un-vœu (Make a Wish).

Votre soutien permettra à des enfants dont la santé est gravement menacée de réaliser leur vœu le plus cher. La magie d’un vœu permet à l’enfant d’affronter sa maladie dans son combat quotidien. 

Vous pouvez faire un don en ligne sur la page de l'équipe OctopusTous les dons sont bienvenus, peu importe le montant. Un reçu officiel sera remis pour tout don de 20 $ et plus.

Nous vous remercions de vos encouragements!

Nouveautés dans Octopus

Portail Web

Formulaires Web dynamiques

Vous pouvez maintenant créer des formulaires Web pour lesquels les champs affichés varient selon les réponses fournies dans les champs précédents. À titre d'exemple, si le demandeur coche la case à cocher "Droits d’administrateur local" alors vous pouvez faire apparaître le champ "Justification". Pour plus d'information consultez le wiki Formulaire Web dynamique.

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Nouveaux champs de type Date et heure

Un nouveau type de champ a été ajouté aux formulaires Web personnalisés : Date et heure. Il est disponible pour vos gabarits d'incident et types de SR et permet d'indiquer avec plus de précision le moment d'un événement, par exemple la date et l'heure d'une version d'un document que l'on tente de récupérer, le moment de la détection d'une panne ou d'un événement. 

La date se choisit dans le calendrier et les barres de défilement permettent de sélectionner l'heure et les minutes. Une fois l'information saisie, il est possible de la modifier directement dans le champ ou avec le calendrier.

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Assignation de la date d'échéance ou de la date d'ouverture à partir du champ Date et heure

Vous pouvez maintenant permettre au demandeur de spécifier la date d'échéance ou la date d'ouverture d'une requête. Ce type de date se configure à partir du formulaire Web personnalisé avec le champ de type Date et heure combiné à la colonne Destination.

On peut sélectionner Date d'échéance ou Date d'ouverture dans la nouvelle colonne Destination et la date et l'heure choisie seront ajoutées à l'endroit spécifié dans Octopus. Il est possible d'ajouter la Date d'ouverture et la Date d'échéance à la même requête, mais on ne peut avoir deux dates d'ouverture ou deux dates d'échéance. 

Noter que les règles pour ces types de dates s'appliquent, donc une date d'ouverture ne peut être dans le futur et une date d'échéance ne peut être dans le passé.

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Nouveaux champs Site et Département dans les formulaires Web

Vous pouvez maintenant utiliser le contenu des champs Site ou Département dans vos formulaires Web. Lorsque ce type de champ est utilisé dans un formulaire Web, le résultat de la sélection de ce champ sera copié dans le champ description de la requête. L’utilisation de ce type de champ n’affectera pas le site ou le département de la requête elle-même.

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ADSIReader

Configuration simplifiée

Il n'est plus nécessaire de configurer plusieurs exécutions d'ADSIReader si vous souhaitez uniquement importer certaines parties de votre structure Active Directory. Vous pouvez maintenant utilise l'option /Exclude et passer en paramètre un fichier texte simple contenant les OU à exclure.

Pour plus d'information sur les paramètres, consulter l'article ADSIReader - Importation à partir d'Active Directory

Désactivation automatique des utilisateurs dans Octopus lorsqu'ils sont désactivés ou supprimés dans Active Directory

Utilisez le nouveau paramètre /DeactivateUsers pour qu'ADSIReader désactive automatiquement les fiches Utilisateur Octopus pour lesquels le compte AD a été désactivé, supprimé ou déplacé dans un OU exclut.

Pour plus d'information sur les paramètres, consulter l'article ADSIReader - Importation à partir d'Active Directory

Relation interrequêtes

Nous avons apporté certains changements dans le but de rendre l'utilisation des relations interrequêtes plus simples :

  • Deux nouvelles méthodes pour faire des ajouts plus facilement aux relations
    • En séparant les numéros de requêtes par une virgule
    • En utilisant la loupe pour faire une recherche avancée
  • Amélioration aux incidents de type parent-enfant
    • Une bande en haut de l'écran de l'incident enfant indique le numéro du parent
    • À la résolution du parent, une activité sera visible dans l'incident enfant

Pour plus d'informations, référez-vous à l'article Wiki sur Les relations interrequêtes.

Gestion des utilisateurs non disponible

Lorsqu'un intervenant est en vacances ou n'est pas disponible pour plusieurs jours, on peut dorénavant changer son statut à "Non disponible". L'intervenant peut lui-même changer son statut à partir de sa fiche utilisateur ou une autre personne peut le faire pour lui. Suivre les étapes plus bas pour faire la modification. 

Ce que vous devez savoir : 

Pour faire ces changements dans la fiche d'un utilisateur, vous avez besoin des permissions suivantes :
  • Modifier son profil - si l'intervenant fait la modification lui-même
  • Créer et modifier un utilisateur Octopus - si la modification est faite par un autre intervenant

Pour plus de détails sur les permissions, voir le Wiki de la Gestion des rôles

 

À partir de la fiche utilisateur :

  • Aller dans l'onglet Utilisateur, dans la section en bas à gauche
  • Cocher le champ Non disponible
  • Ajouter une Date de retour (optionnel, mais recommandé)

 

À partir du portail Web

  • Aller dans la section Mon profil
  • Cocher la case Non disponible
  • Ajouter une Date de retour (optionnel, mais recommandé)
Voir en image


 

Durant son absence, si une personne assigne une requête à l'intervenant non disponible, les informations suivantes l'aviseront de la non-disponibilité de la personne :

Dans Octopus

  • Dans la fenêtre d'assignation
    • Le nom d'utilisateur apparaît en gris
    • Avec la mention non disponible ou avec la date de retour
  • La notification Assignation à une personne non disponible sera reçue
    • Si vous êtes abonnés à cette notification
    • Si vous faites partie du groupe de l'utilisateur non disponible
  • Le champ Non disponible est coché dans la fiche de l'utilisateur
    • Onglet Utilisateur
    • En bas à gauche sous la fenêtre du champ Note
  • ​​Le champ Date de retour est rempli (optionnel)
Voir en image

Dans WebTech

  • Dans la fenêtre d'assignation 

    • Le nom apparaît avec la mention non disponible ou avec la date de retour

  • La notification Assignation à une personne non disponible sera reçue
    • Si vous êtes abonnés à cette notification
    • Si vous faites partie du groupe de l'utilisateur non disponible
Voir en image

 

Bientôt sur vos écrans

Version 4.1

La version 4.1 d'Octopus sera bientôt disponible. Vous recevrez un avis à ce sujet dans les prochaines semaines. 

Principalement, dans cette version, nous avons retravaillé le module Changement et ajouté un calendrier de déploiements. Aussi, une visualisation graphique de la CMDB et des tâches sera maintenant disponible.

Quelques images pour vous mettre l'eau à la bouche...

Les changements repensés

Gabarit de changement - Les changements pourront être créés à partir de gabarit

Création à partir des données de références

Calendrier de déploiement

Lorsque vous visualisez le calendrier de déploiement, les déploiements sont identifiés par couleur qui indique l'impact du déploiement. De plus plusieurs seront disponible, soit par mois :

Par semaine :

Et la vue agenda :

La CMDB graphique

La gestion des tâches graphique

À venir en 2015 - Collaboration inter-équipe

Dans les prochains mois, nous allons faciliter la collaboration et le partage d’information inter-équipes.

Avant d’aller plus loin, nous avons besoin de vos commentaires.

Lors de la journée des Utilisateurs Octopus le 25 mai dernier, nous avons présenté les améliorations planifiées. Vous avez été nombreux à nous proposer une autre solution que celle envisagée initialement.

Au lieu de permettre d’assigner un incident/SR/tâche à une autre équipe, vous avez proposé de rendre possible la création d’incidents/SR à une autre équipe et de relier automatiquement cette nouvelle requête avec celle contenue dans votre équipe.

Une fois l’incident/SR résolu, une activité serait automatiquement ajoutée à votre requête vous avisant de sa résolution/complétion.

Que pensez-vous de cette proposition?

Nous vous invitons à nous donner vos exemples de collaboration inter-équipes qui nous permettront de mieux comprendre votre contexte et vos besoins (absolument essentiel).

Est-ce que le partage de CI est également un besoin que vous avez?
Une fois partagé, le CI est visible dans l’autre équipe qui peut consulter la fiche du CI (incluant les données contenues dans les différents onglets, liste des requêtes, coûts, etc.). Toutefois, il ne serait pas possible d’ouvrir/consulter la requête en relation avec le CI.

Cette solution vous convient-elle?

Il sera très apprécié que vous nous fassiez parvenir vos commentaires avant la fin du mois de juin.

Merci de les envoyer à notre Centre de services.


L'équipe Octopus vous souhaite de passer un bel été!

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