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Table des Matières [Cacher/Visualiser] Introduction Mise en place    Première utilisation - nom d'utilisateur et mot de passe       Étapes d'enregistrement    Mon profil Liste des requêtes Entrée au journal Nouvelle requête    Relier un équipement    Rechercher un équipement    Formulaire Web Portail Web libre-service pour différent service    Liste des requêtes

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Introduction

Il est possible avec Octopus d'utiliser un portail Web pour vos utilisateurs et ainsi réduire de façon significative le nombre d'appels au centre de service. Ce portail Web libre-service permet non seulement aux utilisateurs d'acheminer leurs requêtes (incidents et demandes de service), mais aussi de suivre l'évolution de ces requêtes, ajouter des commentaires au journal des communications et recevoir des messages du centre de service. Modifier

Mise en place

Pour connaître l'adresse de votre portail Web libre-service, simplement sélectionner Lancer l'application Web libre-service du menu Outils d'Octopus. Le mode d'authentification par défaut nécessite un nom d'usager et un mot de passe. Le nom d'usager est relié au champ "Nom d'utilisateur Windows" de la fiche de l'utilisateur et le mot de passe vous sera envoyé par courriel lors de votre inscription au service. Pour connaître tous les modes d'authentification disponibles, référez-vous à l'article Mode d'authentification du Web libre-service.

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Première utilisation - nom d'utilisateur et mot de passe

Lorsque le mode d'authentification est par nom d'utilisateur et mot de passe, vous devez alors vous inscrire lors de la première connexion pour recevoir votre mot de passe par courriel. Veuillez noter que majoritairement, le nom d'utilisateur dans Octopus est relié au nom d'utilisateur Windows. De plus, pour que ce mode de connexion fonctionne, les utilisateurs qui auront à utiliser le portail Web doivent avoir un nom d'utilisateur ainsi qu'une adresse de courriel valide dans leur fiche. En cas de doublon d'un de ces 2 champs dans Octopus, le système donnera un message d'erreur et l'utilisateur ne pourra pas s'enregistrer dans le portail Web.

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Étapes d'enregistrement

• À partir de la page d'accueil du Web libre-service, cliquez sur le lien M'inscrire au service.

• Dans la fenêtre suivante, entrez votre nom d'utilisateur et cliquez sur Soumettre.
  Généralement, votre nom d'utilisateur est le même que celui de Windows. Dans le cas contraire, vous devez vous informer auprès de votre centre de service pour connaître votre nom d'utilisateur.

• Une fois enregistré, le système vous enverra en quelques minutes un mot de passe par courriel.

Vous pouvez dès maintenant vous connecter au Web libre-service en utilisant le mot de passe reçu par courriel et envoyer votre requête. Veuillez noter que dès la première connexion au service, vous pouvez modifier votre mot de passe pour en utiliser un plus facile à retenir.

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Mon profil

À partir de la page principale du Web libre-service, vous pouvez cliquer sur le bouton Mon profil pour modifier l'information de votre profil et votre mot de passe.



Pour modifier votre mot de passe, vous devez par la suite cliquer sur le bouton Changer mon mot de passe. Comme le mot de passe reçu par courriel contient souvent des caractères spéciaux, il est possible de le copier et ensuite de le coller dans l'espace prévu à cet effet pour éviter les erreurs.



Il se peut que l'option Mon profil ne soit pas accessible, ainsi vous aurez directement l'option Changer mon mot de passe dans la page principale du Web libre-service.



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Liste des requêtes

À l'ouverture du portail Web, vous avez la liste des requêtes que vous avez déjà soumises à votre centre de service. La liste s'affiche sans les détails, pour un aperçu rapide des requêtes en cours. Vous pouvez cliquer sur le lien [Afficher détail] pour avoir une vue plus détaillée de la liste.







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Entrée au journal

À partir de la liste de vos requêtes, il est possible d'ajouter de l'information au journal. Cette information sera alors acheminée à l'intervenant ou au groupe responsable de votre requête.

Pour ajouter une entrée au journal, vous devez cliquer sur le numéro de la requête pour entrer dans le détail de cette dernière.



Par la suite, simplement ajouter l'information dans le champ Message et cliquer sur Envoyer pour ajouter votre message à la requête. S'il est nécessaire, vous avez aussi la possibilité d'ajouter une pièce jointe à votre nouveau message.



Une fois ajouté, votre message est maintenant visible comme étant une nouvelle entrée au journal.

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Nouvelle requête

Pour faire une nouvelle requête à votre centre de service, vous devez cliquer sur le lien Nouvelle Requête et sélectionner le type de requête appropriée dans la liste déroulante prévue à cet effet.



Il est possible, selon votre environnement, que d'autres champs soient visibles, tels que le service ou le site. La notion de service est traitée plus tard dans cet article. Modifier

Relier un équipement

Lorsque vous avez sélectionné le type qui représente bien votre demande, d'autres champs peuvent s'afficher selon le type choisi. Dans le cas du champ Équipement, ce champ peut être relié à l'ordinateur que vous utilisez. Dans ce cas, vous devez simplement le choisir dans la liste.



Dans ce cas, vous devez simplement le choisir dans la liste.



Et compléter votre requête.



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Rechercher un équipement

Pour toute autre demande reliée à un équipement autre que votre ordinateur, par exemple, une imprimante, il est possible de faire une recherche pour trouver l'équipement en question.

Pour effectuer une recherche :

• Sélectionner Rechercher... dans la liste déroulante
  
  

• Entrer le nom de l'équipement à chercher
  
  
• Cliquer sur la loupe pour lancer la recherche
  
  
• Si plus d'un résultat correspond à votre recherche, sélectionner l'équipement en question dans la fenêtre suivante et cliquer sur Sélectionner
  
  

• Vous pouvez par la suite, compléter votre requête normalement.

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Formulaire Web

Pour certains types de requête, un formulaire peut avoir été configuré. Ces formulaires peuvent contenir des champs de type texte, liste déroulante, case à cocher, calendrier, etc. De plus, les champs suivis d'un astérisque (*) sont des champs requis. Vous ne pourrez envoyer votre demande sans répondre au minimum à ces champs.

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Portail Web libre-service pour différent service

Dans un environnement où le portail Web libre-service est déjà utilisé pour faire des demandes au service informatique, il est possible d'activer les demandes faites aux ressources matérielles (ou à tout autre service disponible dans Octopus). Une fois connecté dans son profil, l'utilisateur n'aura qu'a choisir le service lors d'une nouvelle demande Web.


Une fois le service sélectionné, les demandes offertent seront associées à ce service.

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Liste des requêtes

Si votre environnement contient plus d'une équipe accessible via le Web, vous aurez alors la liste de vos requêtes regroupées par service.