Comment gérer le prêt de CI dans Octopus

Il est possible d'effectuer la gestion des prêts d'équipement à partir d'Octopus, et ce, de différentes façons.
Cette rubrique explique comment configurer votre environnement pour réussir à faire un bon suivi de vos prêts.
Pour une gestion plus rigoureuse de vos prêts, les options 1 et 2 devraient être utilisées. Modifier

Option 1 - Gérer les prêts à partir du module des Configurations

Préquis

Création des CI disponibles pour le prêt;
Ajout d'attributs date pour la date de début et la date de retour du prêt pour les types de CI qui seront prêtés;
Création des états Disponible pour le prêt et Prêté dans la liste des états d'un CI;

Tous les CI utilisés pour le prêt d'équipement doivent être inventoriés dans Octopus.

Lorsqu'un CI est disponible pour le prêt, il doit être mis à l'état Disponible pour le prêt. Lorsqu'il est prêté, il doit être mis à l'état Prêté et les dates de début et dates de fin doivent être spécifiées.

Par la suite, à partir de la recherche avancée du module configuration, il est possible de faire afficher tous les CI prêtés ou disponibles.

Étapes pour trouver les CI disponibles pour le prêt ou prêtés

Activer la recherche avancée du module Configuration

(Petite flèche à droite du champ Rechercher un CI)

Sélectionner l'état Disponible pour le prêt dans le champ État de l'onglet général
Cliquer sur le bouton Exécuter la recherche
Ajouter les colonnes nécessaires au résultat de votre recherche (ex.: Date de début, date de retour, Type de CI, etc.)
Pour ajouter les CI prêtés à la recherche, cocher la case Fusionner avec les résultats actuels
Sélectionner l'état Prêté dans le champ État
Cliquer sur le bouton Exécuter la recherche

Modifier

Option 2 - Gérer les prêts à partir d'une demande de service

Prérequis

Création des CI disponibles pour le prêt
Création des états "Disponible pour le prêt" et "Prêté" dans la liste des états d'un CI
Création d'un Type de demande de service "Prêt d'équipement"

Lorsqu'une demande de prêt est faite au centre de service, une demande de service doit alors être créée. Ainsi, si le prêt requiert l'installation de logiciel ou autre, les actions à apporter seront documentées.

Étapes pour créer une SR à partir d'un CI disponible

Activer la recherche avancée du module Configuration

(Petite flèche à droite du champ Rechercher un CI)

Sélectionner l'état Disponible pour le prêt dans le champ État de l'onglet général
Sélectionner le type de CI demandé dans le champ Type de CI
Cliquer sur le bouton Exécuter la recherche
Sélectionner le CI à prêter et appuyer sur F4 pour créer la demande de service
Une fois la demande complétée, ouvrir le formulaire et modifier la date d'échéance pour refléter la date de retour du CI

Étapes pour créer une SR à partir du demandeur

Activer le module Utilisateurs (F3)
Rechercher le nom de l'utilisateur qui requiert le prêt
Créer la demande de service (F4)
Rechercher les CI à prêter à partir du champ CI en cause
Sélectionner le CI disponible

Note : À partir de la fenêtre "Résultat de la recherche", il est possible d'ajouter les colonnes "État", "Date de début" et "Date de fin" du prêt pour vous aider à trouver un CI disponible. Modifier

Option 3 - Gérer les prêts à partir du calendrier

L'option 3 est un complément à l'option 2 ; ce dernier est donc est préalable.

Pour gérer les prêts à partir du calendrier:

Activer le calendrier à partir du menu Fichier ou F11
Sélectionner la vue par mois pour avoir une vue d'ensemble des CI prêtés

Si le CI demandé est disponible,

Effectuer les étapes de l'option 2 pour créer la SR
Entrer le nom du CI prêté dans le sujet
Entrer la SR dans le calendrier

Pour entrer la SR dans le calendrier, vous devez effectuer les étapes suivantes :

Activer le calendrier à partir du menu Fichier ou F11
Cliquer sur l'onglet SR dans la partie droite de l'écran
Sélectionner la SR à ajouter dans le calendrier
Dans le calendrier, cliquer sur le bouton Mois pour modifier la vue (situé dans le coin supérieur gauche)
Par la suite, double cliquer sur la journée correspondant au début du prêt. La fenêtre Rendez-vous s'ouvrira.
Entrer la date du retour du prêt dans le champ Fin.

Il est possible de modifier un rendez-vous directement dans le calendrier en le déplaçant tout simplement.

Il est aussi possible de modifier les dates en sélectionnant le rendez-vous et en glissant la fin du rendez-vous vers une autre date.

Note : Lorsque la date de fin d'un rendez-vous dans le calendrier est dépassée et que la SR n'a pas été résolue, la demande de service est automatiquement enlevée de calendrier.