ModifierIntroduction
Dans Octopus, il est facile de faire une gestion efficace des prêts d'équipement en formalisant une demande de service de type "demande de prêt d'équipement" et en configurant adéquatement les équipements dédiés au prêt dans la CMDB. Cet article explique comment procéder.
ModifierPréparation des CI destinés au prêt d'équipement
- Voir à ce que tous les CI qui seront utilisés pour le prêt d'équipement soient inventoriés dans la CMDB
- Créer les états Disponible pour le prêt et Prêté dans la liste des états d'un CI (Outils > Données de référence... > CI > États)
- S'assurer d'avoir les attributs Date de début et Date de retour pour les types de CI qui seront prêtés (Outils > Données de référence... > CI > Types > 'Sélection du type de CI' > 'Onglet Attributs' )
ModifierPrincipes généraux
- Lorsqu'un CI est disponible pour le prêt, son état doit être Disponible pour le prêt, et lorsqu'il est prêté, son état doit être Prêté
- Les Date de début et Date de retour doivent être spécifiées dans les attributs du CI lorsque son état est "Prêté"
ModifierGestion des prêts à partir d'une demande de service
ModifierPré requis
- Création d'un type de demande de service "Prêt d'équipement"
- Création d'une tâche de suivi "Rappel d'équipement"
- Création d'un formulaire personnalisé (si la demande de service est disponible sur le Web libre-service) - ne pas hésiter d'utiliser les champs personnalisés
La demande de service "Prêt d'équipement" peut être effectuée dans Octopus par un intervenant TI ou être soumise par un utilisateur à travers le Web libre-service. Dans les 2 cas, toute demande particulière d'un utilisateur pourrait se faire à même la demande de service (ajout de logiciel spécifique, ou autres instructions particulières, par exemple).
ModifierScénario 1: Soumission d'une demande de service via le Web libre-service
Cette demande est de loin la plus efficace; elle est soumise par un utilisateur à partir de l'interface Web libre-service.
- À la soumission du formulaire Web, une demande de service est automatiquement créée dans Octopus (état Nouveau)
- Prendre en charge la demande, inscrire l'échance de la tâche de suivi et l'activer
- Vérifier la disponibilité de l'équipement demandé
- Attacher le CI à la requête et modifier son état de "Disponible pour le prêt" à "Prêté"
- Au retour de l'équipement, remettre l'état du CI à "Disponible pour le prêt"
ModifierScénario 2: Créer une demande de service (SR) à partir d'un CI disponible
Cette demande est créée directement dans Octopus par une ressource du Centre de services.
- Activer la recherche avancée du module "Configurations"
(flèche à droite du champ Rechercher un CI)
- Sélectionner l'état Disponible pour le prêt dans le champ État de l'onglet "Général"
- Sélectionner le type de CI demandé dans le champ Type de CI
- Cliquer sur le bouton "Exécuter la recherche"
- Sélectionner le CI à prêter et appuyer sur F4 pour créer la demande de service
- Une fois la demande complétée, ouvrir le formulaire et modifier la date d'échéance pour refléter la date de retour du CI
ModifierScénario 3: Créer une SR à partir d'un demandeur
Cette demande est créée directement dans Octopus par une ressource du Centre de services.
- Activer le module "Utilisateurs" (F3)
- Rechercher le nom de l'utilisateur qui requiert le prêt
- Créer la demande de service (F4)
- Rechercher les CI à prêter à partir du champ CI reliés
- Sélectionner le CI disponible pour le prêt
- Répondre "Non" à la question "Voulez-vous ajouter 'Nom, Prénom' à la liste des utilisateurs du CI 'nom du CI'? Ce CI est relié à l'utilisateur que pour le temps du prêt
- Modifier son état de "Disponible pour le prêt" à "Prêté"
- Au retour du prêt, remettre l'état du CI à "Disponible pour le prêt"
Note: À partir de la fenêtre "Résultat de la recherche", il est possible d'ajouter les colonnes "État", "Type de CI", "Date de début" et "Date de retour" du prêt pour faciliter la recherche d'un CI disponible au prêt.
ModifierAffichage des CI prêtés ou disponibles pour le prêt
- Activer la recherche avancée du module "Configurations"
(flèche à droite du champ Rechercher un CI)
- Sélectionner l'état Disponible pour le prêt (ou Prêté) dans le champ État de l'onglet "Général"
- Cliquer sur le bouton "Exécuter la recherche"
- Ajuster l'affichage des colonnes (nous suggérons les colonnes : type de CI, état, date de début, date de retour)
- Pour l'affichage simultané des 2 états, effectuer une seconde recherche et cocher la case "Fusionner avec les résultats actuels"