ModifierIntroduction
Octopus peut envoyer des courriels automatiques aux utilisateurs pour les informer de différentes situations. Il existe une série d'options que vous pouvez choisir d'utiliser ou non, selon le niveau de communication que vous voulez mettre en place avec vos utilisateurs. Chaque option vient avec un modèle de courriel avec variables modifiables.
- Envoyer une confirmation lors de la création d'un incident/SR
Dès qu'un incident/SR est créé dans le système, Octopus envoie à l'utilisateur un courriel lui confirmant que sa requête a été enregistrée. Le courriel envoyé contient le numéro de référence, ainsi que le sujet et la description détaillée.
(À l'exception du portail Web : Aucune confirmation lors de la création d’un incident/SR ne sera transmise par courriel)
- Envoyer une confirmation lors de la prise en charge d'un incident/SR
Lorsqu'un intervenant prend en charge un incident/SR, un courriel est envoyé à l'utilisateur pour l'en avertir. Le courriel comprend le numéro d'incident/SR, le nom de l'intervenant, son courriel et son numéro de téléphone, ainsi que le sujet et la description détaillée.
- Envoyer une confirmation lors de la résolution d'un incident/SR
Lorsqu'un incident/SR est résolu, l'utilisateur est averti. Le courriel comprend le numéro de l'incident/SR, le sujet et la description détaillée. De plus, 2 liens permettent à l'utilisateur de confirmer la fermeture s'il est satisfait, ou de réactiver la requête s'il est insatisfait et d'en expliquer la raison.
- Permettre l'envoi d'activités par courriel
Lorsque ce type d'événement est activé, cela affiche une section "Communication" pour chaque activité, permettant d'envoyer celle-ci par courriel à différents destinataires et/ou de la rendre visible sur l'application Web libre-service. Ce courriel contient le nom de l'intervenant, le numéro d'incident/SR, le sujet et la description, l'activité effectuée ainsi qu'un hyperlien vers la page web.
ModifierRévision des options de courriel / contenu des gabarits
- Aller dans le menu "Outils > Options..."
- Repérer la sous-section "Courriels aux utilisateurs", dans la section "1 - Options de courriel".
- Activer/désactiver les courriels que vous voulez automatiser et personnaliser les gabarits de message, le cas échéant.