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Introduction

Lors de mise en place du portail Web libre-service, certains gabarits d’incident et types de demande de service (SR) peuvent être rendus visibles afin que les utilisateurs puissent placer eux-mêmes leurs demandes en utilisant un formulaire web.

Les formulaires créés avec Octopus peuvent être personnalisés de multiples façons; l’objectif est d’aller chercher l’information nécessaire pour mieux identifier la nature d’un incident ou faciliter l’exécution d’une demande de service par les équipes d’intervention.

Nous vous présentons ci-dessous les étapes complètes.

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1. Pré requis: Création des gabarits d'incident et types de demande de service

Le(s) gabarit(s) d’incident et le(s) type(s) de demande de service doivent être créés au préalable. Pour plus d’information, veuillez vous référer aux articles suivants :

Gabarits d'incidents

Types de demande de service

Formulaires Web - Modèles par défaut

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2. Création d'un formulaire personnalisé

1.  Aller sur Outils > Gestion des données de référence…

2.  Accéder à :

3.  Accéder à l’onglet « Web libre-service ». À partir d'ici, nous définirons chaque étape de création d'un formulaire.

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Section "Identification"

Veuillez entrer le sujet de votre formulaire


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Onglet "Web libre-service"

"Visible dans l'application Web libre-service" Cocher cette option pour que cette demande soit visible aux utilisateurs à partir du Web. Modifier

Section "Zone d'instructions

Cette zone permet d'afficher des instructions particulières aux utilisateurs et ce, pour chaque formulaire (français et anglais) créé, ce qui constitue un excellent moyen de communication avec l'utilisateur.




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Section "Champs personnalisés"

Les champs personnalisés doivent être définis pour chaque gabarit / type de demande de service. L’illustration ci-dessous montre tous les types de champs pouvant être utilisés dans la création d’un formulaire et constitue un exemple.

• Entête francais / Entête anglais : nom du champ personnalisé
  
  
• Est requis : le champ est obligatoire à la saisie
  
  
• Type :
  • Texte : champ texte standard (maximum de caractères?)
  • Texte long : région de texte (déroulement)
  • Case à cocher
  • Liste déroulante
  • Date : champ de type date, avec calendrier de sélection
  • Entête : permet de grouper les champs personnalisés par section
    
    
• Valeurs français / Valeurs anglais : items du type « Liste déroulante », séparés d’une virgule
  
  
• Instructions français / Instructions anglais : instructions spécifiques au champ

Cocher la case « Afficher le champ description par défaut », si désiré. Dans le l'exemple précédent, nous avons désélectionné l'option et avons choisi de créer un champ de type Texte long que nous avons nommé « Commentaires ».

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Section "Inscription d'un CI"

Cette section permet d'afficher un champ qui spécifie l'élément de configuration en lien avec cette demande; par exemple, on pourrait demander d'entrer le nom de l'ordinateur sur lequel un nouveau logiciel sera installé. Lorsque l'utilisateur inscrira son équipement, il y aura une validation du champ. Les différentes options sont :

• Non supporté : le champ « Équipement » n’apparaît pas dans le formulaire
  
  
• Obligatoire : le champ « Équipement » apparaît et la saisie est obligatoire
  
  
• Optionnel : le champ « Équipement » apparaît dans le formulaire et la saisie est optionnelle

Voir l'article Formulaires Web - Modèles par défaut pour prendre connaissance des formulaires Web par défaut que nous avons pré configurés.

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Section "Pièce jointe"

Permet d’insérer un document qui peut être téléchargé par l’utilisateur à partir du formulaire.



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3. Résultat

Voici le résultat de l’affichage sur le portail Web libre-service du formulaire « Acquisition / installation d’un ordinateur » tel que configuré dans l'exemple ci-dessus. Aussitôt le formulaire soumis, le système crée une demande de service prête dont les tâches sont prêtes à être exécutées.