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Articles reliés

• License Management
• License Renewal Management

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Introduction

Cet article explique comment gérer l'achat de licences avec option de maintenance (soutien technique et mise à niveau sans frais). Les CI de type Achat de licence peuvent alors être associés à un contrat de service possédant une date d'expiration et offrant par la même occasion la capacité de notifier le responsable du suivi des licences.

De plus, l'ajout du type de CI "Achat de licence" vous permet de gérer la date d'achat, la date du renouvellement, les clés d'enregistrement, le coût et le nombre de licences.

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Prérequis

• Création d'un type de CI "Achat de licence"
  (Menu Outils > Gestion des données de référence > noeud CI > Type)
  
  
• Ajout des attributs suivants :
  • Nombre de licences
  • Numéro de série / licence
  • Version

Note: Toutes les informations financières que vous désirez conserver (# facture, bon de commande, coût, autre) pourront être entrées grâce à l’onglet "Coûts" disponible pour chaque CI.

• Ajouter la relation Contient avec le CI logiciel

• Ajout des types de contrat de service selon vos ententes avec les fournisseurs (ex.: Logiciel - Soutien/Mise à niveau, Logiciel - Soutien, Logiciel - Mise à niveau)
  (Menu Outils > Gestion des données de référence > noeud Général > Types de contrats de services)

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Fonctionnement

Une fois les prérequis configurés, vous pouvez entrer les licences achetées à partir de vos bons de commande reçus. De plus, si vous voulez être avisé avant la fin de votre contrat de maintenance, vous pouvez créer un contrat associé à votre CI Achat de licence.

Dans l'exemple suivant, le logiciel Adobe a été acheté en 2010 et un ajout de licences a été fait en janvier 2011.

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Première étape

Création du CI "Achat de licence" Adobe (pour rendre unique le nom du CI, la date d'achat a été ajoutée au nom)
La nomenclature utilisée est à votre discrétion. Vous pouvez utiliser le numéro de bon de commande, de facture, etc., tant que le nom du CI est unique.


et mise en relation avec le logiciel détecté par WMI.



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Deuxième étape

Création du contrat de service associé au CI Adobe - 18-10-2010.

Sélectionner le fournisseur du logiciel, cliquer sur Créer un contrat de service et entrer les informations relatives à l'achat des licences.



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Dernière étape

Abonnement à la notification "Expiration d'un contrat de services".

Menu Fichier > Mes préférences de notification, sélectionner la notification Expiration d'un contrat de services et sélectionner la façon dont vous voulez être avisé. Veuillez prendre note que par défaut, vous serez avisé 1 mois avant l'expiration.

Vous pouvez modifier le défaut à partir du menu Outils > Options, section Courriels aux intervenants - Expiration du contrat de services.



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Visualisation des maintenances

Par la suite, il est possible de sortir la liste de vos maintenances groupé par type de contrat de service.

Module Fournisseur > Contrats de services - groupé par type