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EditIntroduction
Octopus can automatically send email messages to users to inform them of several situations. There are a number of options to choose from, depending on the level of communication you wish to set with the users. Each option comes with an email template that uses variables.
- Send a confirmation upon incident/SR creation
Dès qu'un incident/SR est créé dans le système, Octopus envoie à l'utilisateur un courriel lui confirmant que sa requête a été enregistrée. Le courriel envoyé contient le numéro de référence, ainsi que le sujet et la description détaillée.
(Except for the Web Portal: At the creation of an incident/SR, no email confirmation will be sent)
- Send a confirmation upon beginning of work on an incident/SR
Lorsqu'un intervenant prend en charge un incident/SR, un courriel est envoyé à l'utilisateur pour l'en avertir. Le courriel comprend le numéro d'incident/SR, le nom de l'intervenant, son courriel et son numéro de téléphone, ainsi que le sujet et la description détaillée.
- Send a confirmation upon incident/SR resolution
Lorsqu'un incident/SR est résolu, l'utilisateur est averti. Le courriel comprend le numéro de l'incident/SR, le sujet et la description détaillée. De plus, 2 liens permettent à l'utilisateur de confirmer la fermeture s'il est satisfait, ou de réactiver la requête s'il est insatisfait et d'en expliquer la raison.
- Allow to send activities via email
Lorsque ce type d'événement est activé, cela affiche une section "Communication" pour chaque activité, permettant d'envoyer celle-ci par courriel à différents destinataires et/ou de la rendre visible sur l'application Web libre-service. Ce courriel contient le nom de l'intervenant, le numéro d'incident/SR, le sujet et la description, l'activité effectuée ainsi qu'un hyperlien vers la page web.
EditReviewing email options / templates content
- Go to "Tools > Options..."
- Find the sub-section "Email to users", in section "1 - Email Options".
- Enable/Disable email forms that you would like to automate and customize message templates, if required.